Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 3.
Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).
Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën.
Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten.
Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en april 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 EUR subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 EUR subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie).
Dit e-besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 3, met uiterste indiendatum 18 februari 2022. Projectvoorstellen dienen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 3 staat open voor projecttype 3 (grootschalige transformaties – max 2 miljoen euro subsidie) en voor de 2 thema's:
Voor deze derde oproep heeft de Vlaamse regering een budget van 8 miljoen euro voorzien.
De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). De Dienst Strategische Subsidies zorgt ook voor de indiening van de subsidieaanvragen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).
Het proces om tot onderstaande selectie voor oproep 3 te komen bevatte volgende stappen
Deze selectie werd gevalideerd door de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) en ter kennisgeving voorgesteld aan het managementteam op 24/01/2022.
Er zullen in oproep 3 twee projecten worden ingediend waarin Stad Gent betrokken is. Eén project dat Stad Gent trekt als penhouder (Maatgerichte implementatie van een Document Management Systeem) en één project dat Stad Mechelen trekt als penhouder en waar Stad Gent één van de betrokken partners is (Burgerloket).
PROJECT 1: Maatgerichte implementatie van een Document Management Systeem
Volgend project zal worden ingediend in oproep 3 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als penhouder: Maatgerichte implementatie van een Document Management Systeem (DMS). Voorbereiding van dit dossier wordt getrokken door de Dienst Organisatieontwikkeling en Dienst Archief. Als bijlage voegen we de huidige versie van het projectvoorstel toe (kan nog onderhevig zijn aan lichte wijzigingen). Voor dit dossier vragen wij goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door algemeen directeur en burgemeester (zoals gevraagd in de template aangeleverd door ABB).
Doelstelling van het project: In dit project ontwikkelen we bouwblokken voor een maatgerichte uitrol van een documentmanagementsysteem in een stad of gemeente : generieke demo’s, een uitgewerkt changetraject, opleidingen, plannen van aanpak, transitieplannen, communicatiefilmpjes, kader rond governance, GDPR en security, data-uitwisseling,... Deze bouwblokken zullen worden uitgetest in meerdere diensten van Stad Gent en Stad Brugge en ook buiten de grenzen van onze eigen organisatie(s). Zo willen we garanderen dat deze methode ruim inzetbaar is. De output wordt dan een toolbox (met o.a. documentatie, communicatie, opleidingsplannen enz.) voor andere besturen en zal actief ingezet worden voor kennisdeling. We streven ernaar andere besturen te inspireren en te faciliteren.
Projectteam: Het projectteam is samengesteld uit teamleden uit Stad Gent en Stad Brugge (projectleiders, informatiebeheerders, medewerker dienst communicatie, change medewerker), aangestuurd door een overkoepelend projectleider aangesteld in Stad Gent. Daarnaast worden er een aantal externe IT- specialisten en een communicatie specialist aangetrokken.
Financiering: Het project wordt begroot op 1.780.908,45 EURO waarvan 360.000 EURO eigen inbreng (regulier personeel van Stad Gent en Stad Brugge) en 1420.908,45 EURO subsidie, aan te wenden voor externe prestaties door specialisten en nieuw aan te werven personeel. De nodige cofinanciering vanuit Stad Gent is reeds voorzien via goedkeuring van dit project door de digitaliseringscommissie.
Samenwerking: Stad Gent werkt in dit project intensief samen met Brugge, beiden staan in voor alle uitvoerende activiteiten ter realisatie van de vooropgestelde eindresultaten, en zijn verantwoordelijk voor het uitwisselen en delen van kennis met andere besturen. Ook hebben reeds de volgende lokale besturen een steunbrief ingestuurd voor dit projectvoorstel: Turnhout, Wetteren, Genk, Kasterlee, Merelbeke, Mol, Oostende.
PROJECT 2: Burgerloket
Volgend project zal worden ingediend in oproep 3 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als één van de partners en Stad Mechelen als penhouder: Burgerloket. Betrokken dienst van Stad Gent is Dienst Burgerzaken. Doelstelling van het project: samen met een aantal andere steden en gemeenten worden processen van de dienst Burgerzaken onder handen genomen om deze te vereenvoudigen, deze processen zijn: (1) Aanvraag identiteitskaart; (2) Aanvraag reispaspoort; (3) Aanvraag rijbewijs; (4) Aanvraag slachtvergunning; (5) Verkiezingen: oproepingsbrief, verlenen van volmacht, registratie niet-Belgische kiezer; (6) Geboorteaangifte; (7) Erkenning van een kind; (8) Registratie poliovaccinatie; (9) Huwelijksaangifte; (10) Aanvraag attest wettelijk samenwonen; (11) Registratie voorlopige bewindvoering; (12) Aanduiding gezworenen bij het Hof van Assisen. Er zal in overleg met alle betrokken partners getracht worden om zoveel mogelijk processtappen te automatiseren. Daarbij worden er procesonderdelen weggehaald bij gemeenten als de tussenkomst van de gemeente geen meerwaarde heeft voor de burger. Waar mogelijk wordt vermeden dat een burger een fysiek bezoek aan het gemeentehuis moet brengen. Er wordt zoveel mogelijk samengewerkt met "Mijn Burgerprofiel" omdat het voor de burger veel duidelijker is als alle contacten met de overheid via hetzelfde platform gebeuren. Mijn Burgerprofiel geeft immers een overzicht van alle lopende dossiers bij Vlaamse, federale, provinciale en lokale overheden en is 24/7 beschikbaar. Het project streeft naar een zo eenvoudig mogelijk proces, met zo min mogelijk actoren. Waar het mogelijk is om het proces te beperken tot één Vlaamse of federale entiteit. Zo worden de aanpassingen gecentraliseerd bij de entiteiten die ook het hoofdproces beheren. De bijhorende informatisering worden zo ook uitgevoerd op niveau van de Vlaamse of federale entiteiten.
Het project wordt vanuit Mechelen gecoördineerd en administratief ondersteund. Alle deelnemende gemeenten vaardigen een medewerker af om deel te nemen in de stuurgroep en mee te werken aan procesmanagement, change management, communicatie, het aanpassen van werkinstructies en het bijwerken van de kennis databank.
Financiering: Het project begroot wordt op 2,5 miljoen euro, waarbij Stad Gent een eigen inbreng levert van €18.315,97 Voor Gent komt deze eigen inbreng voort uit inzet van regulier personeel, o.a. voor deelname aan stuurgroep; werken op thema e-inclusie (opleiding, selfservice, communicatie), en meewerken aan procesmanagement (opstellen blauwdrukken, succesmetingen, natrekken/testen/ TO BE proces).
Samenwerking: De coördinatie van dit project wordt verzorgd door Stad Mechelen. Naast de nauwe samenwerking met Stad Gent, zijn er nog een aantal andere steden en gemeenten betrokken, waaronder Antwerpen, Brugge, Houthalen-Helchteren, Mechelen, Puurs-Sint-Amands en partners op Vlaams en federaal niveau, waaronder DAV, Mijn Burgerprofiel, Burgerzaken Vlaanderen en VVSG.
Keurt goed de indiening van het projectvoorstel Maatgerichte implementatie van een Document Management Systeem (DMS) met Stad Gent als penhouder in het kader van derde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis als ook de ondertekening van de subsidieaanvraag en de bij dit dossier horende intentieverklaring.
Keurt goed de deelname van Stad Gent als partner in het project Burgerloket in het kader van derde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis alsook de ondertekening van de bij dit dossier horende intentieverklaring.
Geeft het mandaat aan de Dienst Strategische Subsidies om de Subsidieaanvraag met Stad Gent als penhouder in te dienen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).