Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 3.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.
Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).
Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën.
Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten.
Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en september 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 EUR subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 EUR subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie).
Dit e-besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 5, met uiterste indiendatum 27 mei 2022. Projectvoorstellen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 5 staat open voor projecttype 2 (thematische projecten – max 500 000 EUR subsidie) en voor de 3 thema's:
De beoordelingsperiode loopt van 30 mei tot 24 juni 2022. Goedgekeurde projecten zullen vermoedelijk in oktober 2022 kunnen starten. Voor deze vijfde oproep heeft de Vlaamse regering een budget van 4 miljoen euro voorzien.
De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). De Dienst Strategische Subsidies krijgt ook het mandaat voor de indiening van de subsidieaanvragen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).
De selectie werd voorgelegd aan de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) op 21/04/2022, en gevalideerd en ter kennisgeving voorgesteld aan het managementteam op 17/05/2022 .
Er werd geoordeeld het volgende project in te dienen in oproep 5 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als penhouder:
- Slim Ruimtegebruik (thema De Werkplek van de Toekomst)
In wat volgt lichten we voor dit projectvoorstel volgende zaken toe: de doelstelling van het project, de samenwerkingsverbanden en de financiering . Als bijlage voegen we de huidige versie van het projectvoorstel toe (kan nog onderhevig zijn aan lichte wijzigingen). Voor dit dossier vragen wij goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door algemeen directeur en burgemeester.
Slim Ruimtegebruik:
Projectplanning: Het project loopt van 1 oktober 2022 tot en met 30 september 2025.
Doelstelling van het project:
De laatste jaren merken Stad Gent en Mechelen dat de vraag naar ruimte in de steden verder stijgt. Gekoppeld aan enkele maatschappelijke trends – onze bevolking groeit, verjongt, en wordt steeds meer divers – zorgt dit voor ruimtelijke uitdagingen. Het voorzien van hangplekken voor de gemeenschap (third places) kan enkel door slim te verweven en verdichten. In dit projectvoorstel worden programma’s in tijd en ruimte geclusterd om te zorgen voor slim ruimtegebruik.
Zowel Stad Gent als Stad Mechelen ervaren immers dat heel wat ruimtes die zij ter beschikking stellen vaak leegstaan of onderbenut zijn. Ondanks een gevoel van schaarste bij de gebruikers blijven ook op piekmomenten veel ruimtes vrij. Door objectivering van het gebruik kunnen we gaan bijsturen en de beschikbare ruimte veel breder inzetten. Het optimaliseren en faciliteren van het slim ruimtegebruik kan enkel door het ruimtegebruik in kaart te brengen aan de hand van Slimme ICT-tools (IoT).
Deze ICT-tools bestaan concreet uit IoT-sensoren die onder andere de bezetting in een ruimte kan meten. De veelheid aan data gecapteerd door de sensoren wordt daarbij uitvoerig geanalyseerd om strategische beslissingen rond slim ruimtegebruik te ondersteunen, en kan ook een innovatief antwoord bieden op de uitdagingen van gedeeld gebruik zoals een gekoppelde gebruiksvriendelijke reservatietool, toegangsbeheer, veiligheid, luchtkwaliteit en energieverbruik.
Ruimtes met vrije capaciteit worden opengesteld voor alle collega’s en burgers. Hierdoor zorgen we voor:
Plaats- en tijdsonafhankelijke medewerker of projectmatige partner: de stadsmedewerker komt los van zijn vaste fysieke werklocatie en past zijn locatie aan aan de noden van de dag. Afspraken met de burger kan dichter bij die burger dankzij de stadsbrede locaties die worden opengesteld.
Plaats- en tijdsonafhankelijke burger: de burgers, verenigingen en strategische partners van de stad kunnen voor hun ruimtenoden terecht op verschillende locaties doorheen de stad, doorgaans na de kantooruren
Verantwoordelijk Departement: Facility Management
Projectteam: Het projectteam zal bestaan uit een projectleider van Stad Gent, een projectmedewerker van Stad Mechelen, District09 in onderaanneming, alsook een nog te bepalen leverancier.
Financiering: Het project wordt begroot op 624.136,10 EURO, waarvan 62.413,67 EURO eigen inbreng van Stad Gent, 62.413,67 EURO eigen inbreng van Stad Mechelen en 499.308,76 EURO subsidie, aan te wenden voor externe prestaties door District09 en de leverancier, investeringskosten, en interne personeelskosten.
Samenwerking: Stad Gent treedt in dit project op als penhouder voor een samenwerkingsverband tussen Stad Gent en Stad Mechelen. District09 werkt mee in onderaanneming.
Keurt goed de indiening van het projectvoorstel Slim Ruimtegebruik met Stad Gent als penhouder in het kader van de vijfde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis alsook de ondertekening van de subsidieaanvraag en de samenwerkingsovereenkomst met Stad Mechelen.