2022_CBS_08746 - Indiening projectvoorstellen zesde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis van Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 1.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB). 

Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën. 

Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten. 

Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en september 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 eur subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 eur subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie). 

Dit e-besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 6, met uiterste indiendatum 9 september 2022. Projectvoorstellen dienen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 6 staat open voor projecttype 3 (grootschalige transformaties  – max 2.000.000 euro subsidie) en voor de 3 thema's:

• de innovatieve dienstverlening aan burgers, ondernemers en verenigingen
• digitale democratie
• de werkplek van de toekomst

De beoordelingsperiode loopt van 12 september 2022 tot en met 12 oktober 2022. Voor deze zesde oproep heeft de Vlaamse regering een budget ter grootteorde van 12.000.000 euro voorzien.  

De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). De Dienst Strategische Subsidies zorgt ook voor de indiening van de subsidieaanvragen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).

Onderstaande selectie werd gevalideerd door de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) en ter kennisgeving meegegeven aan het managementteam op datum 30 augustus 2022.

Er wordt in oproep 6 twee projectvoorstellen ingediend waarin Stad Gent penhouder is, en twee projectvoorstellen waarin Stad Gent één van de betrokken partners is.

Als bijlage voegen we de huidige versie van de projectvoorstellen toe (kan nog onderhevig zijn aan lichte wijzigingen), als ook (indien van toepassing) de samenwerkingsovereenkomsten per project ter ondertekening door algemeen directeur en de burgemeester. Voor de aanvraag waarvan Stad Gent penhouder is, vragen wij ook goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door algemeen directeur en burgemeester (zoals gevraagd in de template aangeleverd door ABB). 

PROJECT 1: Digitale Balie

Doelstelling van het project: 

Dit project beoogt de uitwerking van een digitale balie voor loketmedewerkers en loketbezoekers (burgers, ondernemingen en organisaties). Deze nieuwe aanpak biedt een persoonlijke dienstverlening die via een videogesprek voorzien kan worden, inclusief een digitale variant van alle handelingen die aan het fysieke loket plaatsvinden zoals authentiseren, handtekenen, documenten uitwisselen en betalen. De digitale balie combineert bijgevolg de sterkste punten van de fysieke en online dienstverlening: er is persoonlijk contact met een medewerker zoals aan de fysieke balie en de dienstverlening gebeurt op afstand en plaatsonafhankelijk, zoals bij online dienstverlening. Hierdoor stijgt het gebruiksgemak bij zowel medewerker als burger:

• Plaatsonafhankelijke burger: De burger dient zich niet te verplaatsen naar een fysiek loket maar kan op eender welke locatie een videogesprek opstarten met de gemeente/stad. Burgers die minder mobiel zijn, de tijd niet hebben om zich te verplaatsen, de privacy wensen van niet gezien te worden in het gemeentehuis/OCMW, in quarantaine zitten, … kunnen toch aanspraak maken op een vorm van dienstverlening waarbij er een warm contact is met een medewerker. Dit geldt niet enkel voor de burger, maar ook voor een ondersteunende actor die de burger helpt tijdens het gesprek, bvb tolk, mantelzorger,… De digitale balie zal er ook voor zorgen dat er minder verplaatsingen met de wagen gebeuren, en draagt zo bij aan een een duurzamere omgeving.
• (Mogelijk) Tijdsonafhankelijke burger: Gezien de dienstverlening plaatsonafhankelijk  is in het concept van de digitale balie zijn de openingsuren van een gemeentehuis niet meer bepalend in het verlenen van dienstverlening. De mogelijkheid om ook buiten de openingsuren dienstverlening te voorzien is een vrije keuze waarover de beslissing bij de lokale besturen zelf ligt. We plaatsen dit out of scope van dit project maar duiden alvast op de opportuniteit die de digitale balie hier biedt. Een aanbod buiten de klassieke openingsuren sluit soms beter aan bij het werk- en leefritme van de burger.  
• Plaatsonafhankelijke ambtenaar: Net zoals de burger is ook de medewerker niet langer gebonden aan een fysiek loket. De medewerker is niet gebonden aan een vaste locatie. In tijden van stijgend telewerk is het mogelijk dat medewerkers van thuis uit de digitale balie bedienen. Het zorgt er ook voor dat minder mobiele medewerkers (quarantaine, gebroken been, medewerkers met een beperking) van thuis uit aan de slag kunnen. Op die manier is het niet ondenkbaar dat op termijn minder loketten nodig zijn. De druk op ruimte neemt toe. De vrijgekomen ruimte kan voor andere zaken gebruikt worden. 
• Tijdsonafhankelijke ambtenaar: Gezien de dienstverlening plaatsonafhankelijk  is in het concept van de digitale balie zijn de openingsuren van een gemeentehuis niet meer bepalend in het verlenen van dienstverlening. De mogelijkheid om ook buiten de openingsuren dienstverlening te voorzien is een vrije keuze waarover de beslissing bij de lokale besturen zelf ligt. We plaatsen dit out of scope van dit project maar duiden alvast op de opportuniteiten die de digitale balie hier mogelijk maakt. Het is niet ondenkbaar dat er na de kantooruren nog dienstverlening via de digitale balie wordt aangeboden. De digitale balie maakt dit alvast mogelijk. Het is aan het beleid van het lokaal bestuur om te beslissen of ze dit in praktijk buiten de openingsuren wil inzetten of niet. 

Trekkende stadsdiensten: Organisatieontwikkeling en Publiekszaken

Financiering: Het project wordt begroot op 2.132.879,59 EURO, waarvan 426.575,92 EURO eigen inbreng (personeelsinzet en financiële bijdrages van deelnemende lokale besturen) en 1.706.303,67 EURO subsidie. De eigen inbreng van Stad Gent bedraagt 36.580 EURO door inzet personeel.

Samenwerking: Stad Gent treedt in dit project op als penhouder voor een samenwerkingsverband tussen Stad Gent en andere lokale besturen, nl. Dilbeek, Maldegem, Roeselare, Genk, Heusden-Zolder, Wingene, Aalter, Mechelen, Zemst, Ronse, Zwevegem, Diest, Sint-Lievens-Houtem en Zottegem. In dit project zal intensief samengewerkt worden met Digitaal Vlaanderen die als onderaannemer in dit project optreedt. 

PROJECT 2: VLAG - Volgen van Linkende Asset Gegevens

Doelstelling van het project: 

Met het VLAG-project (Volgen van Linkende Asset Gegevens) wensen we een geheel aan verbeteringen te realiseren van dienstverlening die te maken heeft met 'assets' aanwezig op het openbaar domein. Met 'assets' bedoelen we in eerste instantie verkeerssignalisatie (verkeersborden en wegmarkeringen). Het project legt ook de basis voor straatmeubilair, paaltjes, bomen, etc. Het op grote schaal beheren van 'assets' en daaraan gekoppelde dienstverlening in de openbare ruimte aan de burger stelt lokale besturen en Vlaanderen voor uitdagingen, zoals:

• Ontzorgen (‘No wrong door’): bvb. een burger meldt een gevaarlijke situatie door schade aan een verkeersbord maar weet niet waar dit te melden, weet niet wie elk verkeersbord beheert
• Klantvriendelijkheid: bvb. een burger vraagt een parkeerplaats aan voor een persoon met een beperking maar kan de stand van zaken niet opvolgen
• Transparantie: bvb. een burger wil een parkeerboete betwisten omdat het verbodsbord er volgens hem niet stond en niet wettelijk is, maar moet de informatie via mail opvragen bij de overheid
• Efficiëntie (Only once): bvb. een wegbeheerder (lokaal bestuur, Agentschap Wegen en Verkeer, …) wenst een beeld te krijgen op uitgevoerde onderhoudswerken aan een specifiek verkeerslicht, maar moet de info in verschillende onderhoudsdossiers opzoeken. bvb. een wegbeheerder wenst een nieuwe verkeerssituatie in te plannen en moet hiervoor zowel een signalisatieplan (tekening) als een aanvullend verkeersreglementen (tekst) opmaken, terwijl het aanvullend verkeersreglement zou kunnen gegenereerd worden vanuit het signalisatieplan

Momenteel kunnen veel van deze uitdagingen moeilijk opgepakt worden omdat niet alle data voldoende gestandaardiseerd is in een informatiemodel (OSLO, OTL - objecttypenbibliotheek, …) en beheersystemen deze standaarden nog onvoldoende volgen en gebruiken. De grote onderliggende uitdaging voor dit project is dan ook het genereren, gebruiken en koppelen van gestandaardiseerde en gestructureerde data binnen digitale systemen. Deze uitdagingen vereisen een grootschalige transformatie.

Projectdoelstellingen: 

1. We ontwikkelen een minimale gebruiksvriendelijke tool waar wegbeheerders centraal verkeerssignalisatie en wegmarkeringen kunnen intekenen. 
2. We zorgen ervoor dat op basis van ingetekende signalisatieplannen aanvullende verkeersreglementen zo goed als automatisch genereert worden.
3. We linken willen alle informatie gerelateerd aan een infrastructuurelement tussen digitale systemen, bvb. verkeersbord met (status van) een gekoppeld besluit, verkeersbord met (status van) een gekoppeld werkorder of melding.
4. We zorgen ervoor dat alle beschikbare informatie over bepaalde digitale assets gekend, opvraagbaar, beschikbaar, bruikbaar en koppelbaar worden, ook als open data (datafundament voor 1), 2), 3) en 5))
5. We ontwikkelen nieuwe concepten rond de uitdagingen Ontzorgen, Klantvriendelijker, Transparantie en Efficiëntie. Hiervoor introduceren we in bestaande en nieuwe digitale systemen diverse soorten infrastructuurelementen als 'gelinkte assets'. We toetsen deze concepten aan realiteit en haalbaarheid, door in bestaande applicaties en platformen werkende prototypes/MVP's te ontwikkelen die dergelijke koppelingen implementeren (bvb. Gelinkt Notuleren, Greenvally Notula (eBesluitvorming), Kodision TriplEForms, de Gentse ontwikkelingen rond het meldingsplatform en RADAR, …)
6. We delen maximaal kennis (uitgetekende processen, informatiemodellen, rapport best practices, voorbeeldbestekken, …) met andere besturen en overige wegbeheerders, om hefboomeffect, opschaalbaarheid en duurzaamheid te garanderen.

VLAG bestaat uit twee grote onderdelen. In elk deel worden parallel in totaal 10 mijlpalen gerealiseerd:

1. Deel 1: Realisaties verkeerssignalisatie en aanvullende reglementen
   Mijlpalen: (1) Procesbeschrijvingen levensloop verkeerssignalisatie → (2) Datastandaarden → (3) Databank met verkeerssignalisatie → (4) Tools intekenen verkeerssignalisatie → (5) Aanvullende reglementen automatisch genereren (koppeling IRGN)
2. Deel 2: Gelinkte assets in bestaande/nieuwe digitale systemen - concepten, prototypes/MVP's en feedback
   Mijlpalen: (6) Procesbeschrijvingen: koppelen 'assets' aan processen en acties in levensloop → (7) Linkende Assets (L.A.) in Dossierafhandelingssystemen → (8) L.A. in Meldingen →  (9) L.A. in Lokale besluiten → (10) L.A.in Aanvragen

Trekkende stadsdiensten: Dienst Wegen, Bruggen en Waterlopen

Financiering: Het project wordt begroot op 2.505.847,56 EURO, waarvan 505.847,56 EURO eigen inbreng van de partners is en 2.000.000 EURO subsidie, aan te wenden voor externe prestaties door Agentschap Wegen en Verkeer (deel 1), District09 (deel 2), werkingskosten en interne personeelskosten. Deze eigen inbreng is zowel financieel als via personeelsinzet. De eigen inbreng voor Stad Gent is 246.311,30 EURO, waarvan 49.101,44 EURO voor deel 1 (via personeelsinzet en financiële bijdrage) en waarvan 197.209,86 EUR voor deel 2 (via personeelsinzet en financiële bijdrage). 

De eigen inbreng van de andere betrokken lokale besturen is als volgt vastgelegd: Stad Antwerpen (participeert enkel in deel 1) brengt 53.419,70 EURO in, Stad Brugge brengt 59.319,20 EURO in, Stad Oostende brengt 68.129,56 EURO in, Gemeente Knokke-Heist brengt 37.147,78 EURO in, Gemeente Nijlen brengt 41.493.04 EURO in.

Samenwerking: Stad Gent treedt in dit project op als penhouder voor een samenwerkingsverband tussen Stad Gent, Stad Antwerpen, Stad Brugge, Stad Oostende, Gemeente Knokke-Heist en Gemeente Nijlen. District09 en het Agentschap Wegen en Verkeer werken mee in onderaanneming.

PROJECT 3: Dienst omgeving - Samen bouwen aan dienstverlening

Doelstelling van het project: 

Uitwerking van generieke bouwstenen op Vlaams niveau om de kwaliteit van de dienstverlening van een lokale Dienst Omgeving significant te verbeteren qua doorlooptijd, consistentie, opvolgbaarheid en werklast. Dit is opgedeeld in vier grote “werven” waarop gewerkt zal worden: 

1. Werf 1 - Producten via omgevingsloket
2. Werf 2 - Producten niet via het omgevingsloket
3. Werf 3 - Databeheer
4. Werf 4 - Relatie klant-overheid

Stad Gent stapt in als 'geïnformeerde' partner. De oplossingen zullen op Vlaams niveau uitgewerkt worden en via deze weg terugkomen naar ons. 

Betrokken stadsdienst: Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke planning

Financiering: Het project wordt begroot op grootteorde 2,5 miljoen EURO, waarvan 20% eigen inbreng. Van deze eigen inbreng neemt Stad Mechelen 89.684,51 EURO voor eigen rekening. Voor Stad Gent in de rol van geïnformeerde partner bedraagt de bijdrage grootteorde 6.439,75 EURO. De bijdrage van Stad Gent zal bestaan uit personeelsinzet van mensen uit de Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning. Dit ramen we op 18 dagen over 3 jaar gespreid: 1 verslag per 2 maand, inspraak enkel schriftelijk (t.t.z. er wordt niet vergaderd).

Samenwerking: Stad Mechelen treedt in dit project op als penhouder.

PROJECT 4: Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger

Doelstelling van het project:

Het project heeft tot doel het bouwen van een slimme raadpleegomgeving tot een toegankelijke en gebruiksvriendelijke tool die de burger dichter bij het lokaal beleid brengt. Dit door het uitbouwen van de besluitvormingstoepassing met extra functionaliteiten om volgende zaken mogelijk te maken in de raadpleegomgeving:

• Het filteren van besluiten op thema en adres;
• Het doorzoeken van besluiten met zoektermen uit de taal van alledag en artificiële intelligentie;
• Het raadplegen van laatste versies van reglementen.

Om die functionaliteiten te bieden, is er een doorgedreven standaardisatie van de relevante data uit de notulen en besluiten nodig. Daarom wordt er een samenwerking aangegaan met de LBLOD- en OSLO-teams van de Vlaamse overheid. 

Het is uiteindelijk de bedoeling om de slimme raadpleegomgeving niet enkel via het web aan te bieden aan de burger, maar ook via een mobiele applicatie (mijn burgerprofiel-app). De beste manier om de burger te bereiken is immers via zijn/haar smartphone. Een mobiele applicatie biedt bovendien het voordeel dat burgers voorkeursthema’s en -adressen kunnen instellen en contact- en notificatievoorkeuren kunnen beheren.

Betrokken stadsdiensten: Dienst Bestuursondersteuning en Dienst Data en Informatie

Financiering: De eigen inbreng voor Stad Gent bedraagt 20 mandagen per jaar (60 dagen gedurende 3 jaar) door een collega van Bestuursondersteuning ter waarde van 15.804,10 EUR.

Samenwerking: Gemeente Aalter treedt in dit project op als penhouder voor het samenwerkingsverband met volgende besturen:  Aalter, Aalst, As, Beringen, Berlaar, Bocholt, Gent, Haacht, Halle, Lommel, Nijlen, Opwijk, Sint-Truiden, Zemst.

De bedragen vermeld in de samenwerkingsovereenkomsten voor de projecten Dienst omgeving - Samen bouwen aan dienstverlening en Slimme raadpleegomgeving in de broekzak van de burger zijn nog onderhevig aan kleine wijzigingen, maar de eigen inbreng van Stad Gent zal niet hoger uitvallen dan in dit eBesluit vermeld.