Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 1.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.
Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).
Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën.
Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten.
Het subsidieprogramma lanceert zeven oproepen tussen september 2021 en april 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 eur subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 eur subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie).
Dit e-besluit behandelt het projectvoorstel dat zal worden ingediend onder oproep 4, met uiterste indiendatum 25 maart 2022. Projectvoorstellen dienen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 4 staat open voor projecttype 1(Innovatieve concepten – max 150.000 euro subsidie) en voor de 3 thema's:
Voor deze vierde oproep heeft de Vlaamse regering een budget van 537.308 euro voorzien.
De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). De Dienst Strategische Subsidies zorgt ook voor de indiening van de subsidieaanvragen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).
Onderstaande selectie werd gevalideerd door de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) en ter kennisgeving meegegeven aan het managementteam op datum 15/03/2022.
Er wordt in oproep 4, één projectvoorstel ingediend waarin Stad Gent penhouder is, één project projectvoorstel waar District09 penhouder is en één projectvoorstel dat Brugge trekt als penhouder en waar Stad Gent één van de betrokken partners is (Ontsluiting bovenlokale dienstverlening via het lokale niveau).
Als bijlage voegen we de huidige versie van de projectvoorstellen toe (kan nog onderhevig zijn aan lichte wijzigingen), als ook (indien van toepassing) de samenwerkingsovereenkomst of intentieverklaring per project ter ondertekening door algemeen directeur en de burgemeester. Voor de aanvraag waarvan Stad Gent penhouder is, vragen wij ook goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door algemeen directeur en burgemeester (zoals gevraagd in de template aangeleverd door ABB). Voor de aanvraag waarvan District09 penhouder is, vragen wij ook goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door de voorzitter (schepen Bracke) en directeur van AGB District09 (zoals gevraagd in de template aangeleverd door ABB).
PROJECT 1: Eenheid van schuld
Volgend projectvoorstel zal worden ingediend in oproep 4 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als penhouder: Eenheid van schuld.
Voorbereiding van dit dossier wordt getrokken door Departement Financiën.
Doelstelling van het project: In dit dossier beperken we ons tot het traject van de onderzoeksfase van het volledige project éénheid van schuld.
We willen met dit innovatieve concept voor de financieel zwakkere burger, die één of meerdere vorderingen heeft openstaan, een proactieve aanpak uitwerken i.p.v. de huidige reactieve aanpak die vertrekt vanuit elke individuele openstaande schuld. Tevens willen we de kosten die gepaard gaan met het innings- en het invorderingsproces vnl. voor de debiteur maar ook voor onze organisatie beperken.
Om deze aanpak te kunnen realiseren moeten we het ruime landschap van de op diverse plaatsen in onze organisatie aanwezige openstaande vorderingen op een gebruiksvriendelijke en geautomatiseerde wijze, gegroepeerd per burger kunnen overschouwen.
In deze nieuwe aanpak is het kunnen beschikken over het antwoord op de vraag of de betrokken burger iemand is die niet wil betalen of iemand is die niet kan betalen, essentieel. M.a.w. moeten we als organisatie in staat zijn om voor een burger-debiteur na te kunnen gaan of deze op basis van één of meerdere reeds toegekende sociale statuten als financieel zwakker kan geprofileerd worden.
Beide voorgaande stappen hebben als doel om voor deze groep debiteuren in staat te zijn om hun verschillende (decentraal) openstaande vorderingen in een centrale oplossing in één globaal schuldendossier te kunnen bundelen om van daaruit haalbare afspraken met de burger te kunnen maken en opvolgen.
We wensen een innovatief concept uit te diepen om onze bij de invordering van openstaande bedragen betrokken primaire processen, anders te gaan aansturen, zodat we het gewenste toekomstige beleid inzake debiteurenbeheer kunnen vorm geven.
Projectteam: Het projectteam is samengesteld uit personeelsleden van Stad Gent (Projectleider dept. Financiën, Expert invorderingen dept. Financiën, Proceseigenaar ontvangsten dept. Financiën, medewerker Organisatieontwikkeling) en van Stad Leuven (Coördinator / Expert FIN (afdelingshoofd dept. FIN), Interne IT-expert (applicatiebeheerder FIN). Zij zullen worden ondersteund door externe consultants voor de inbreng van bijkomende financiële en juridische expertise, alsook voor interne en externe IT-expertise.
Financiering: Het project wordt begroot op 246.900,00 EURO, waarvan 96.900,00 EURO eigen inbreng (IT-investeringen voor Stad Gent en voor Stad Leuven alsook het aanwerven van externe expertise) en 150.000,00 EURO subsidie, aan te wenden voor externe prestaties door specialisten en IT-investeringen voor Stad Gent en voor Stad Leuven.
Samenwerking: Stad Gent treedt in dit project op als penhouder voor een samenwerkingsverband tussen Stad Gent en Stad Leuven. Het project geniet eveneens de interesse van Genk, Oostende en Turnhout, die ons hiervoor al gecontacteerd hebben. Het project zal daarnaast ook worden voorgesteld aan de VVSG en aan de VLOFIN, vereniging van Vlaamse Financieel Directeurs.
PROJECT 2: Toegankelijke dienstverlening met ‘Open Services’
Volgend projectvoorstel zal worden ingediend in oproep 4 van het subsidieprogramma GzG met District09 als penhouder: Toegankelijke dienstverlening met ‘Open Services’
Voorbereiding van dit dossier wordt getrokken door District09 in nauwe samenwerking met de dienst Lokaal Sociaal Beleid.
Uitdaging: Ongeveer 10 tot 15% van de bevolking in Gent heeft een beperking, waarvan 1% visueel en/of auditief beperkt is en 0,1% volledig blind en/of doof is. Dit project helpt blinden en slechtzienden die in Gent de bus en tram nemen. Dit innovatief concept combineert een uitdaging rond toegankelijkheid/e-inclusie met een technologische en een organisationele uitdaging.
Open Services zijn een nog onontgonnen terrein voor Vlaamse lokale besturen. Een open service is een interne stadsdienstverlening die extern en digitaal open wordt gesteld, dankzij het rechtstreeks kunnen aanspreken van interne IT systemen door andere IT systemen van derde partijen. Dit kan een applicatiebouwer, bedrijf, organisatie, vereniging, universiteit, student, enz. zijn.
Open services lijken op Open data(sets) maar gaan nog een stap verder: via open services kan je ook werkelijk processen bij stadsdiensten initiëren, transacties uitvoeren, gepersonaliseerde bevragingen doen, bepaalde gegevens toevoegen of transformeren, algoritmes aanspreken, enz.
Financiering: Het project begroot wordt op 86.340,75 euro, waarbij District09 een eigen inbreng levert van €17.268,15, deze eigen inbreng komt voort uit inzet van regulier personeel, o.a. voor inzet van een senior projectleider en een IT-expert.
Samenwerking: De coördinatie van dit project wordt verzorgd door District09. Er wordt samengewerkt met andere lokale besturen die reeds een steunbrief voor het project hebben aangeleverd (Mechelen, Sint-Niklaas, Oostende en Brugge). De Lijn draagt actief bij in de projectklankbordgroep, zij hebben een steunbrief reeds aangeleverd.
PROJECT 3: 1.Ontsluiting bovenlokale dienstverlening via het lokale niveau (Brugge – herindiening)
Volgend projectvoorstel zal worden ingediend in oproep 4 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als één van de partners en Stad Brugge als penhouder: Ontsluiting bovenlokale dienstverlening via het lokale niveau. Betrokken dienst van Stad Gent is Dienst Publiekszaken.
Dit project werd reeds ingediend in oproep 1 van Gemeente zonder Gemeentehuis, maar werd niet weerhouden door de jury. In het nieuwe dossier zijn enkele onduidelijkheden uitgeklaard (opdat er slechts 1 interpretatie mogelijk is) en hebben twee nieuwe besturen zich aangesloten om mee te doen, namelijk Knokke-Heist en Destelbergen.
Doelstelling van het project: Mijn Burgerprofiel streeft om één centraal platform voor de burger te zijn; voor alle dienstverlening over verschillende overheden heen. Tegelijkertijd geeft Digitaal Vlaanderen aan dat het niet de ambitie heeft om alle lokale dienstverlening te faciliteren op dit platform. Bepaalde dienstverlening, bijvoorbeeld de organisatie van vrijwilligerswerk op lokaal niveau, is te specifiek en zal het profiel geen antwoord op bieden.
Om het ‘no wrong door’ principe te kunnen realiseren op een lokale website is het van belang dat we vermijden twee verschillende (virtuele) werelden van lokale en bovenlokale dienstverlening behouden of verder uitbouwen. Daarom willen de steden Brugge en Gent en de gemeentes Knokke-Heist en Destelbergen in dit project onderzoeken hoe we, vertrekkend vanuit een lokale website, digitale dienstverlening van alle overheden naadloos op elkaar kunnen laten aansluiten. Door middel van een service design-traject willen we de bril van de bezoeker van de gemeentelijke website opzetten en een antwoord bieden op volgende uitdagingen:
Met dit traject wensen we noch een inhaalbeweging te zijn naar het generieke Mijn Burgerprofiel, noch een verbeteringsonderzoek van Mijn Burgerprofiel, toegepast op de lokale dienstverlening te realiseren. De focus ligt in dit onderzoek op de bezoeker van de lokale website en het efficiënter maken van de ontsluiting van bovenlokale dienstverleningsprocessen:
Financiering: Het project begroot wordt op 110.670,43 euro en er sprake is van een ‘private’ inbreng van minstens 20%. Voor Gent komt deze eigen inbreng voort uit inzet van regulier personeel (€ 5.636,36) en een financiële inbreng (€ 1000,00).
Samenwerking: Het project wordt vanuit Brugge gecoördineerd en administratief ondersteund. Verder werken aan dit project de volgende partners mee: Stad Gent, Gemeente Knokke-Heist en Gemeente Destelbergen.
Keurt goed de indiening van het projectvoorstel Eenheid van schuld met Stad Gent als penhouder in het kader van vierde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis als ook de ondertekening van de subsidieaanvraag en de bij dit dossier horende samenwerkingsovereenkomst.
Keurt goed de indiening van het projectvoorstel Toegankelijke dienstverlening met ‘Open Services’ met District09 als penhouder in het kader van vierde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis als ook de ondertekening van de subsidieaanvraag.
Keurt goed de deelname van Stad Gent als partner in het project Bovenlokale dienstverlening via lokaal niveau in het kader van vierde subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis alsook de ondertekening van de bij dit dossier horende intentieverklaring.
Geeft het mandaat aan de Dienst Strategische Subsidies om de Subsidieaanvraag met Stad Gent of District09 als penhouder in te dienen in het Loket voor lokale besturen (module subsidiebeheer).