Via ministerieel besluit van 13 maart 2020 is de federale fase van het nationaal noodplan betreffende de coördinatie en het beheer van de crisis coronavirus COVID-19 afgekondigd. De federale fase is een uitzonderlijke situatie en is nog altijd van toepassing.
De federale overheid moest toen dringende maatregelen nemen om de verspreiding van het coronavirus te beperken. Die uitzonderlijke situatie rechtvaardigde het om van de normale vergaderwijze af te wijken. In die omstandigheden kon het lokaal bestuur via een burgemeestersbesluit een andere vergaderwijze vastleggen.
Met een besluit van 8 april 2020 heeft de burgemeester dan ook besloten dat de zittingen van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, het bijzonder comité voor de sociale dienst – hulpverlening, de gemeenteraadscommissies, de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn zouden doorgaan in digitale zitting volgens videoconferentie, en dit voor de duur van de federale fase.
De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur kondigde in de commissievergadering Binnenlands Bestuur van 2 juni 2020 een kader aan voor vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september 2020. Dat vertaalde zich concreet in richtlijnen voor vergaderingen van lokale bestuursorganen die gelden vanaf 1 september 2020 en die terug te vinden zijn op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB).
Deze richtlijnen zijn een dynamisch gegeven waarbij de evolutie van de opgelegde maatregelen wordt gevolgd en de richtlijnen daarop worden afgestemd. De democratische waarborgen uit de regelgeving, zoals tegensprekelijk debat, openbaarheid van de vergadering (indien van toepassing) of het correct verloop van beraadslaging en stemming staan daarbij centraal.
Gebaseerd op deze richtlijnen heeft de burgemeester op 3 september 2020 een tijdelijke politieverordening uitgevaardigd tot het laten doorgaan van de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn in digitale zitting middels videoconferentie. Deze politieverordening werd bekrachtigd door de gemeenteraad op 7 september 2020. Voor de overige vergaderingen van lokale bestuursorganen was, op grond van de richtlijnen van het ABB, geen bijkomende besluitvorming vereist.
De richtlijnen zoals die momenteel op de website van het ABB vermeld staan (https://www.lokaalbestuur.vlaanderen.be/vergaderingen-van-lokale-bestuursorganen-tijdens-coronacrisis) bepalen dat het lokaal bestuur tijdens de huidige gezondheidssituatie autonoom over de wijze van vergaderen kan beslissen. De vergadering kan fysiek, hybride of digitaal doorgaan. De keuze op welke wijze het bestuur vergadert, moet een weloverwogen keuze zijn. Het is een lokale afweging die moet worden gemaakt.
Voor wat de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn betreft, maken de richtlijnen melding van de noodzaak van een burgemeestersbesluit als omwille van de social distancing de normale vergaderlocatie maar een beperkt aantal bezoekers toelaat. De burgemeester heeft de bevoegdheid om het bezoekersaantal te beperken op grond van zijn bevoegdheid om de openbare orde en de volksgezondheid te beschermen (artikels 134, § 1 en 135, § 2 Nieuwe Gemeentewet). Het burgemeestersbesluit geeft dan aan wat het maximumaantal toegestane bezoekers is om de social distancing na te leven. De burgemeester kan in dat besluit aangeven dat geïnteresseerden zich op voorhand moeten inschrijven en dat de inschrijvingen worden afgesloten als het maximumaantal bezoekers bereikt is. De webtoepassing van de gemeente vermeldt dat ook duidelijk.
De gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn kunnen digitaal doorgaan als het lokaal bestuur dit, gelet op de gezondheidssituatie, de aangewezen vergadervorm acht.
Daaraan zijn 3 voorwaarden verbonden:
Ook staan de richtlijnen een hybride vorm van vergaderen toe. Dit betekent dat bepaalde raadsleden fysiek vergaderen en andere raadsleden die er fysiek niet bij kunnen zijn, digitaal deelnemen. De raadsleden die digitaal deelnemen moeten zichtbaar en hoorbaar zijn voor de andere raadsleden en voor het publiek. De raadsleden die digitaal deelnemen, moeten via het digitaal platform op een gelijkwaardige manier als de raadsleden die fysiek aanwezig zijn, mee kunnen debatteren, beraadslagen en stemmen. Voor het overige moet de hybride vergadering voldoen aan de democratische principes uit de regelgeving.
Voor de andere lokale bestuursorganen (gemeenteraadscommissies, college van burgmeester en schepenen, vast bureau, en het BCSD en haar subcomités) vermelden de richtlijnen van het ABB het volgende:
Met naleving van de noodzakelijke maatregelen inzake hygiëne en social distancing biedt de raadzaal van het Gentse stadhuis momenteel slechts plaats voor 24 raadsleden, terwijl er 53 raadsleden zijn. Vergaderen op een andere fysieke locatie is om organisatorische en financiële redenen onhaalbaar en onwenselijk.
Bovendien is de digitale vergadering van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn voor pers en publiek te volgen middels audiovisuele livestream (terug te vinden op de website van de stad) en voldoet ook de procedure voor geheime stemming aan de noodzakelijke democratische waarborgen.
De vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn dienen dus, om reden van openbare gezondheid, digitaal of op een hybride wijze door te gaan. Deze digitale of hybride vergaderingen kunnen plaatsvinden met volledig respect van de hoger vermelde democratische waarborgen uit de regelgeving.
Ingeval van een hybride vergadering (gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, gemeenteraadscommissies) in de raadzaal van het stadhuis moet het bezoekersaantal gereduceerd worden om de noodzakelijke maatregelen inzake hygiëne en social distancing te kunnen waarborgen. Het maximumaantal toegestane bezoekers wordt vastgesteld op 12 personen. Geïnteresseerden zullen zich op voorhand moeten inschrijven en de inschrijvingen worden afgesloten als het maximumaantal bezoekers bereikt is. Dit wordt duidelijk op de webtoepassing van de gemeente vermeld.
Tenslotte moet worden vermeld dat het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten wat betreft de versterking van de lokale democratie naast de fysieke vergadervorm, ook de vergadervormen digitaal en hybride vergaderen voor de lokale vergaderorganen decretaal heeft verankerd. De Vlaamse Regering kan de minimale voorwaarden voor digitale en hybride vergaderingen bepalen. Eens het besluit van de Vlaamse regering hieromtrent definitief is goedgekeurd en in werking is getreden, zal het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn hierop worden afgestemd.De vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn vinden plaats als digitale zitting of als hybride zitting.
Ingeval van een hybride zitting van de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en de gemeenteraadscommissies in de raadzaal van het stadhuis wordt het maximumaantal toegestane bezoekers vastgesteld op 12 personen. Geïnteresseerden zullen zich op voorhand moeten inschrijven en de inschrijvingen worden afgesloten als het maximumaantal bezoekers bereikt is. Dit wordt duidelijk op de webtoepassing van de gemeente vermeld.
De tijdelijke politieverordening tot het laten doorgaan van de vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn in digitale zitting middels videoconferentie van 3 september 2020 wordt opgeheven.
Deze politieverordening zal conform artikel 134 § 1 Nieuwe Gemeentewet ter bekrachtiging worden voorgelegd aan de eerstvolgende vergadering van de gemeenteraad.
Deze verordening zal worden bekendgemaakt zoals voorgeschreven in artikel 287 van het Decreet over het Lokaal Bestuur en wordt onmiddellijk van kracht.