2021_CBS_05027 - Indiening projectvoorstellen eerste subsidieoproep Gemeente zonder Gemeentehuis van Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 56, § 3.

Op 09 juli 2021 werd door de Vlaamse regering het subsidieprogramma ‘Gemeente zonder Gemeentehuis’ (GzG) goedgekeurd als onderdeel van het Vlaams relanceprogramma Vlaamse Veerkracht, een ambitieus investeringsplan van de Vlaamse Regering om het economisch en maatschappelijk weefsel te herstellen na de zware impact van COVID-19. Digitale transformatie is één van de zeven prioriteiten in het Vlaamse relanceplan. De implementatie van het GzG subsidieprogramma gebeurt door Vlaams Agentschap Binnenlands Bestuur (ABB). 

Focus van dit subsidieprogramma: lokale besturen ondersteunen en uitdagen om hun werking en dienstverlening meer burgergericht en efficiënter te transformeren door maximaal in te zetten op de mogelijkheden van slimme technologieën. 

Het subsidiepercentage bedraagt 80% van de totale projectbegroting; m.a.w. 20% van de begroting dienen de betrokken partners zelf te financieren met reguliere middelen. De subsidie kan worden aangewend voor personeelskosten, overheadkosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringskosten. 

Het subsidieprogramma zal zeven oproepen lanceren tussen september 2021 en april 2022, die gedifferentieerd worden naar thema en type. Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen 3 thema’s (Innovatieve dienstverlening; Digitale democratie; Werkplek van de toekomst) en 3 projecttypes (Innovatieve concepten – max 150 000 EUR subsidie; Thematische ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 500 000 EUR subsidie; Transformatieve ontwikkelings- en implementatietrajecten – max 2 000 000 EUR subsidie). 

Dit e-besluit behandelt de projectvoorstellen die zullen worden ingediend onder oproep 1, met uiterste indiendatum 12 november 2021. Projectvoorstellen dienen worden ingediend via het Loket voor Lokale Besturen (https://loket.lokaalbestuur.vlaanderen.be/login). Oproep 1 staat open voor projecttype 1 (Innovatieve concepten – max 150 000 EUR subsidie) en voor de 3 thema's. De beoordelingsperiode loopt van 16 november 2021 tot 13 december 2021. Goedgekeurde projecten zullen vermoedelijk begin januari 2022 kunnen starten. Voor deze eerste oproep heeft de Vlaamse regering een budget van 871 308 EUR voorzien. 

De voorbereiding van projectvoorstellen voor het subsidieprogramma Gemeente zonder Gemeentehuis wordt binnen Stad Gent gecoördineerd door de Dienst Strategische Subsidies, die een intern proces heeft opgezet met het oog op efficiënte selectie van projectvoorstellen voor dit subsidieprogramma (voor projectvoorstellen met Stad Gent/OCMW Gent als penhouder of als partner). 

Het proces om tot onderstaande selectie voor oproep 1 te komen bevatte volgende stappen

• Stap 1 (Juli 2021): Dienst Strategische Subsidies informeerde alle departementshoofden over het GzG programma en deed een oproep om projectideeën bij de dienst aan te melden. Dit leidde tot een brede inventarisatie van projectvoorstellen. 
• Stap 2 (Augustus - September 2021): Aftoetsen van binnengekomen projectvoorstellen in de inventaris met de doelstellingen en vereisten van het GzG programma en specifieke de vereisten van de 1e oproep, waaruit een “long list van geselecteerde projectideeën” voortvloeide. 
• Stap 3 (September - Oktober 2021): Bespreking van deze projectvoorstellen op het challenge overleg met collega's van strategie en van District09 ten behoeve van afstemming met de Gentse digitale strategie en interne digitale principes. 
• Stap 4 (Oktober 2021): “Check-in” gesprek met programma-adviseurs van ABB waarop de projectvoorstellen uit de long list werden gepresenteerd. Op basis van de feedback van ABB werden nog enkele projectideeën van de lijst gehaald omwille van onvoldoende match met de doelstellingen van het GzG programma of omdat we het advies kregen deze door te schuiven naar een volgende oproep omdat het een ander projecttype betrof. 

Zo bleef er een definitieve lijst over van vier projectvoorstellen waarbij Stad Gent of OCMW Gent penhouder is, en twee projecten waarbij Gent aansluit als partner. Deze selectie werd gevalideerd door de interne GzG validatiegroep (Frits Laroy, Johan Van Der Bauwhede en Veerle Van de Voorde) en ter kennisgeving voorgesteld aan het managementteam op 26/10 en mondeling toegelicht aan een overleg met verschillende kabinetsmedewerkers op 27/10. 

Er werd geoordeeld volgende 4 projectvoorstellen in te dienen in oproep 1 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent of OCMW Gent als penhouder:

- Automatisch advies leefloon (type 1, thema innovatieve dienstverlening)

- Een gebruiksvriendelijk verenigingsloket met ontsluiting van lokale dienstverlening (type 1, thema innovatieve dienstverlening)

- Op zoek naar digitale visuele participatie-instrumenten om samen STAD te maken (type 1, thema digitale democratie)

- Plaats- en kanaalonafhankelijke sterke authenticatie  (type 1, thema werkplek van de toekomst)

Er werd geoordeeld volgende 2 projectvoorstellen in te dienen in oproep 1 van het subsidieprogramma GzG met Stad Gent als partner:

- Digitale aangifte overlijden (type 1, thema innovatieve dienstverlening) - Stad Leven als penhouder

In wat volgt lichten we per projectvoorstel volgende zaken toe: de doelstelling van het project, de samenwerkingsverbanden en de financiering . Als bijlage voegen we de huidige versie van de projectvoorstellen toe (kan nog onderhevig zijn aan lichte wijzigingen), als ook de intentieverklaring per project ter ondertekening door algemeen directeur en de burgemeester of bevoegde schepen. Voor de dossiers waarvan Stad Gent of OCMW Gent penhouder is, vragen wij ook goedkeuring aan het college opdat de subsidieaanvraag kan worden ondertekend door algemeen directeur en burgemeester (zoals gevraagd in de template aangeleverd door ABB). 

PROJECTVOORSTELLEN WAARVAN STAD GENT/OCMW GENT PENHOUDER IS

1. Automatisch advies leefloon

Doelstelling van het project: geven van betrouwbaar geautomatiseerd advies over de mogelijkheid om leefloon toe te kennen met focus op  één van de eerste stappen in het aanvraagproces nl. de automatische analyse van de beschikbare KSZ-data  via een logaritme. Voor meer info, zie projectaanvraag in bijlage. 

Verantwoordelijke Dienst OCMW Gent: Dienst Lokaal Sociaal Beleid

Samenwerkingsverband: Het OCMW Gent treedt op als penhouder voor een ruim samenwerkingsverband van Vlaamse OCMW's. De OCMW's in de volgende 9 andere centrumsteden participeren & cofinancieren: Antwerpen, Brugge, Genk, Kortrijk, Leuven, Oostende, Roeselare, Sint-Niklaas, Turnhout. OCMW van Bonheiden en Vorselaar zijn bereid het concept uit te testen, zij moeten echter niet cofinancieren. Ook het intergemeentelijk  samenwerkingsverband ‘Kenniscentrum Vlaamse Steden – VVSG v.z.w.’ en Digitaal Vlaanderen nemen deel. KULeuven zal optreden als onderaannemer. De intentie tot samenwerking wordt vastgelegd in een intentieverklaring (zie bijlage), die dient te worden ondertekend en binnen de 30 kalenderdagen na indiening van de subsidieaanvraag ondertekend dient te worden bezorgd aan ABB. 

Financiering: Het gevraagde subsidiebedrag bedraagt 132.906,47 EUR, aan te wenden voor werkingsmiddelen en externe prestaties. De cofinanciering van 20% wordt gelijk gespreid over de OCMW’s van de betrokken steden en het Kenniscentrum Vlaamse Steden. Voor de nodige cofinanciering vanuit Stad Gent zal de verantwoordelijke dienst instaan. 

Goedkeuring voor indiening van dit dossier staat ook geagendeerd op het vast bureau van 10/11/2021.

2. Een gebruiksvriendelijk verenigingsloket met ontsluiting van lokale dienstverlening

Doelstelling van het project: aanbieden van online plaats waar alles voor een vereniging over verschillende besturen heen gebruiksvriendelijk gebundeld  is door de aansluiting van lokale dienstverlening op het verenigingsloket, analoog aan mijn Burgerprofiel en het e-loket voor ondernemers. Voor meer info, zie prefinale draft van de projectaanvraag in bijlage. 

Verantwoordelijke Diensten Stad Gent: Dienst Publiekszaken en Dienst Organisatieontwikkeling 

Samenwerkingsverband: Stad Gent treedt op als penhouder voor een samenwerkingsverband samen met 5 andere lokale besturen die mee participeren en cofinancieren nl; Evergem, Puurs-Sint Amands, Brugge, Kortrijk en Leuven. De intentie tot samenwerking wordt vastgelegd in een intentieverklaring (zie bijlage), die dient te worden ondertekend en binnen de 30 kalenderdagen na indiening van de subsidieaanvraag ondertekend dient te worden bezorgd aan ABB. 

Financiering: Het gevraagde subsidiebedrag bedraagt 149.431,68 EUR, aan te wenden voor personeelskosten, werkingsmiddelen en externe prestaties. De cofinanciering van 20% wordt gespreid over de 6 betrokken lokale besturen. Voor de nodige cofinanciering vanuit Stad Gent zal de verantwoordelijke dienst instaan. Gezien de projectbegroting middelen bevat voor personeelskosten, dient een ondertekende verklaring op eer betreffende het vrijmaken van personeel mee te worden ingediend als bijlage bij de subsidieaanvraag. Deze verklaring op eer is toegevoegd in bijlage. 

3. Op zoek naar digitale visuele participatie-instrumenten om samen STAD te maken 

Doelstelling van het project: inventarisatie van digitale participatienoden en mogelijkheden huidige digitale participatie-instrumenten als ook ontwikkeling van nieuwe visuele digitale concepten met als doel meer inwoners kwalitatiever te laten deelnemen in participatietrajecten. Voor meer info, zie prefinale draft van de projectaanvraag in bijlage. 

Verantwoordelijke Dienst Stad Gent: Dienst Beleidsparticipatie

Samenwerkingsverband: Stad Gent treedt op als penhouder van dit dossier. Er wordt voor dit dossier geen formeel samenwerkingsverband met andere steden aangegaan en een ondertekende intentieverklaring is dan ook niet nodig voor dit dossier. Er is echter wel uitdrukkelijke steun vanuit Genk en Oudenaarde om actief aan dit project mee te werken als lid van de project stuurgroep. Dit zal worden beschreven in een steunbrief vanuit beide lokale besturen, die als bijlage zal worden opgenomen bij de subsidieaanvraag.

Financiering: Het gevraagde subsidiebedrag is momenteel nog in opmaak maar zal +/- 150.000 EUR bedragen, aan te wenden voor personeelskost, werkingsmiddelen en externe prestaties. Voor de  nodige cofinanciering van 20% vanuit Stad Gent zal de Dienst Beleidsparticipatie instaan. Gezien de projectbegroting middelen bevat voor personeelskosten, dient een ondertekende verklaring op eer betreffende het vrijmaken van personeel mee te worden ingediend als bijlage bij de subsidieaanvraag. Gezien bij dit project slecht één stadsdienst betrokken is, zal deze verklaring door de directeur van de Dienst Beleidsparticipatie worden ondertekend.