2021_GR_00190 - Overheidsopdracht van diensten - Onderhoud Wegen Informatie Systeem (WIS) - TDW/2021/099-ID5186 - Bestek - Vaststelling

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°.

Het huidig bestek nr. TDW/2017/017 - ID 4264 - Onderhoud wegen informatie systeem - derde herhalingsjaar loopt af op 2 april 2022. Voor de continuïteit van dit soort opdrachten is het nodig een nieuwe opdracht uit te schrijven.

Hiertoe werd het bestek van de overheidsopdracht van diensten - Onderhoud Wegen Informatie Systeem (WIS) - TDW/2021/099-ID5186, opgemaakt.
Procedure: openbare procedure.
Wijze van prijsbepaling: gemengde opdracht.
Uitvoeringstermijn: periode van één jaar, verdeeld in deelopdrachten met een uitvoeringstermijn zoals opgenomen in het bestek.

Deze opdracht kan bij toepassing van art. 42, § 1, 2°, “Wet Overheidsopdrachten”, opnieuw via onderhandelingsprocedure worden gegund. De aanwending van deze procedure is beperkt tot een periode van drie jaar na het sluiten van de oorspronkelijke opdracht.

Gunningscriteria:
- prijs: 40 punten
- proefgebied: 30 punten
- plan van aanpak: 30 punten.

Voorwerp van de opdracht:

De uit te voeren dienst betreft: Onderhoud uit te voeren op het WEGEN INFORMATIE SYSTEEM (WIS) van de Stad Gent gedurende een periode van 1 jaar.

De Stad Gent beschikt over een Wegen Informatie Systeem, kortweg WIS, waarop het publiek domein binnen het Gentse grondgebied in kaart is gebracht. De kaart bestaat tot op heden uit wegsegmenten en detailpolygonen die in beeld worden gebracht door middel van attributen zoals o.a. typologie, bestemming, materiaalgebruik en kwaliteit. Dit in kaart brengen gebeurt tot op detailniveau. De nauwkeurigheid van de geometrie is GRB-conform (Grootschalig Referentie Bestand). Ter verduidelijking: indien een scheidingslijn tussen twee polygonen overeenkomt met een lijnelement van het GRB, dient deze scheidingslijn de nauwkeurigheid te hebben zoals gedefinieerd in het GRB. Geometrisch wordt alles in kaart gebracht volgens het Belgische Lambert 72 coördinatensysteem (EPSG:31370).

Het doel van deze WIS kaart is velerlei: de historiek van het openbaar domein achterhalen, prioriteiten m.b.t. (her)aanleg van wegen bepalen, een onderhoudsplanning opmaken, de inschatting van de kosten voor heraanleg en onderhoud, …. Het WIS vormt een objectief gegeven bij klachten in verband met de staat van het openbaar domein. Het WIS is een belangrijk werkinstrument voor de Stad Gent, zowel operationeel als naar indicatoren toe.

De basisopdracht bestaat uit 2 grote delen.

Deel 1: Eénmalige aanpassing van het huidige WIS naar de structuur en invulling zoals beschreven in het bestek en zijn bijlagen

De eenmalige aanpassing bestaat enerzijds uit het integreren van een groter detail met betrekking tot het onverharde deel van het openbaar domein (plantvakken, grasachtigen, houtachtingen, …), het toevoegen van een aantal nieuwe bestemmingen (busbaan, kade, …), een aantal nieuwe materiaalsoorten (grindgazon, …) en een aantal aangepaste specificaties (geveltuin, …) en anderzijds uit het aanmaken van (beheer)gebieden die een zone op het openbaar domein beschrijven (parkeerzone, parkzone, pleinzone, wegzone, kruispuntzone, …).

Deel 2: Het regulier onderhoud van de elementen aanwezig in het WIS

Het regulier onderhoud impliceert het visueel screenen van het openbaar domein en het in kaart brengen van de wijzigingen in de actuele toestand ten opzichte van de laatst in kaart gebrachte toestand op de WIS kaart. Gezien de vele mogelijke visuele obstakels (vnl. geparkeerde voertuigen maar mogelijks ook groen of andere obstakels kunnen zich voordoen) weet de opdrachtgever uit ervaring dat het screenen van het terrein in zowat 80 % van de gevallen dient te gebeuren door ter plaatse afstappen, om achter/onder de obstakels te kunnen observeren. Alle velden per record dienen te worden geactualiseerd en ingevuld (De databank bevat ± 360.000 records, die een oppervlakte van +/-27,75 km² vertegenwoordigen).

Het regulier onderhoud van het WIS wordt uitgevoerd in fasen waarbij iedere fase staat voor 1 deelgebied. In totaal zijn er 15 deelgebieden (zie bijlage A). De totale opdracht zal de vermoedelijke hoeveelheid van ± 1.585 km wegenis grondgebied Gent bedragen waarvan ± 185 km wegenis Havengebied. Enkel voor deelgebied 15 (Havengebied) en voor onverharde materiaalsoorten dient geen screening te gebeuren voor het attribuut kwaliteit.

Voor het regulier onderhoud van het WIS zijn regelmatig opmetingen noodzakelijk. Dit om nieuwe of (her)aangelegde zones correct geometrisch in kaart te brengen. Hier maken we een onderscheid tussen enerzijds zones die opgemeten worden enkel in het kader van het regulier onderhoud van het WIS (WIS metingen) en anderzijds opmetingen die bijkomend als as-built plan aan Digitaal Vlaanderen dienen overgemaakt te worden (GRB meting) in het kader van de GRB bijhouding. De GRB conforme opmetingen dienen door de dienstverlener aangeleverd te worden aan Digitaal Vlaanderen en worden pas aanvaard indien deze door Digitaal Vlaanderen goedgekeurd zijn wat betreft de digitale controle.

De opdrachtgever bepaalt op vraag van de dienstverlener of een zone dient opgemeten te worden en op basis van welke specificaties.

Het kan voorkomen dat bijkomende opdrachten gevraagd worden aan de dienstverlener die niet in de oorspronkelijke opdracht voorzien waren, maar hiermee wel een link hebben. Het bestek voorziet de mogelijkheid om deze zaken in regie uit te voeren volgens prijslijst.

Naast de basisopdracht, omvat deze opdracht ook een voorwaardelijke schijf:

Op afroep kunnen opmetingen in het kader van bijkomende en gedetailleerdere groeninventarisatie (Groeninventaris meting) nodig zijn. Deze opmetingen kunnen gevraagd worden buiten een lopende deelopdracht voor het onderhoud van het WIS. Indien deze opdrachten buiten een lopende deelopdracht voor het onderhoud van het WIS vallen, worden deze niet onmiddellijk in het WIS geïntegreerd. Deze worden in het WIS geïntegreerd op het moment dat de opmeting overlapt met een lopende deelopdracht voor het onderhoud van het WIS.

De voorwaardelijke schijf zal enkel worden gegund indien dit ook past binnen de budgettaire mogelijkheden van de opdrachtgever.

Opgelet: in geval van herhaling van de opdracht bestaat de herhalingsopdracht enkel uit het onderhoud op het (door middel van de eenmalige aanpassing) herziene WIS, aangevuld met de opmetingen op afroep en de voorwaardelijke schijf, indien die werd gegund. De eenmalige aanpassing gebeurt enkel in het eerste jaar van de opdracht.

Er zal een infomoment georganiseerd worden door de Stad Gent waarop eventuele vragen beantwoord kunnen worden. Datum, uur en locatie worden meegegeven bij de publicatie van het bestek.

Het college van burgemeester en schepenen geeft toestemming om de procedure van bekendmaking reeds op te starten onmiddellijk na goedkeuring van het dossier door het college, met opening offertes evenwel na de datum van de gemeenteraad. Voor de continuïteit van dit soort diensten dient tijdig een nieuw bestek gepubliceerd te worden.