2021_GR_00378 - Overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame kantoorbenodigdheden, papier en stempels (3 percelen) - SLS/2021/003 - ID5032 - Oproep tot deelneming - Machtiging optreden als aankoopcentrale - Goedkeuring

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, artikel 38.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°;
• De beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2021 houdende goedkeuring overheidsopdrachten - Generieke machtiging aan Stad Gent voor optreden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale voor diverse opdrachten.

In zitting van het college van burgemeester en schepenen de dato 9 mei 2018 werd de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van kantoorbenodigdheden, papier en stempels (3 percelen) - ECO/2017/027 - ID4197 gegund aan de volgende firma's:
- perceel 1 (kantoorbenodigdheden): Staples Belgium, Ringlaan 39, 1853 Strombeek-Bever,
- percelen 2 (papier) en 3 (stempels): Lyreco Belgium, Rue du Fond des Fourches 20, 4041 Vottem.
Op 28 mei 2022 loopt deze overheidsopdracht ten einde. Er dient dus een nieuwe overheidsopdracht te worden uitgeschreven.

De Stad Gent treedt op als aanbestedende overheid en als aankoopcentrale voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure, voor de voorwaarden van de opdracht, het voeren van de plaatsingsprocedure alsook de gunning, de sluiting en de uitvoering van de opdracht.

De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 21 juni 2021 de Stad Gent gemachtigd om wat betreft zijn aandeel in diverse opdrachten op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale.

Het OCMW Gent wenst voor haar aandeel in deze opdracht beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor is het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier(s).

Hiertoe werd de selectieleidraad van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor het leveren van duurzame kantoorbenodigdheden, papier en stempels (3 percelen) - SLS/2021/003 - ID5032, opgemaakt.
Procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling. Gelet op de aard en complexiteit van de opdracht wordt voor deze gefaseerde plaatsingsprocedure gekozen. Enerzijds is de markt van kantoorbenodigdheden momenteel in volle evolutie en onderzoek wat betreft de organisatie en uitwerking van circulariteit voor kantoorbenodigdheden. Gezien het grote belang dat de Stad Gent hecht aan circulariteit, wenst de aanbesteder hier gedurende de procedure op te kunnen inspelen. Anderzijds wenst de aanbesteder verschillende opties over de meest duurzame transportwijze (centrale levering via hub, levering aan onthaal, levering in gevraagde lokaal) onderhandelbaar te maken.

Percelen:
1. Kantoorbenodigdheden,
2. Papier,
3. Stempels.

In deze eerste fase van de procedure wordt nagegaan of de kandidaten bekwaam zijn om de opdracht uit te voeren. Enkel de kandidaten die hierna geselecteerd worden, krijgen in de tweede fase van de procedure het bestek toegestuurd en kunnen een offerte indienen. Er is geen beperking van het aantal kandidaten dat wordt uitgenodigd voor de volgende fase in de procedure. Alle firma’s die voldoen aan de selectie-eisen worden geselecteerd. Het bestek wordt in een later besluit voorgelegd.

De beoordeling van de deelnemers gebeurt op basis van criteria zoals bepaald in de selectieleidraad:

- Perceel 1:
* Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
* Omzet: een overzicht van de totale jaaromzet voor de drie laatst beschikbare boekjaren, waarbij in elk boekjaar een omzet moet gerealiseerd zijn van minstens € 800.000,00.
* Referenties: een overzicht en attesten van goede uitvoering van minstens drie gelijkaardige opdrachten voor het leveren van kantoorbenodigdheden die uitgevoerd worden vanaf 2018 en met elk een waarde van minstens € 300.000,00 inclusief btw per jaar.
* Gecertificeerd kwaliteitsmanagementsysteem: een ISO-certificaat 9001: 2015 of gelijkwaardig.
* Gecertificeerd milieumanagementsysteem: een ISO-certificaat 14001: 2015, een EMAS-certificaat of gelijkwaardig.

- Perceel 2:
* Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
* Omzet: een overzicht van de totale jaaromzet voor de drie laatst beschikbare boekjaren, waarbij in elk boekjaar een omzet moet gerealiseerd zijn van minstens € 300.000,00.
* Referenties: een overzicht en attesten van goede uitvoering van minstens drie gelijkaardige opdrachten voor het leveren van papier die uitgevoerd worden vanaf 2018 en met elk een waarde van minstens € 100.000,00 inclusief btw per jaar.

- Perceel 3:
* Uniform Europees Aanbestedingsdocument.

Om de continuïteit van de dienstverlening zeker te kunnen garanderen, wordt aan het college van burgemeester en schepenen gevraagd om goedkeuring te verlenen aan de vervroegde publicatie van de selectieleidraad, met opening van de aanvragen tot deelneming evenwel na goedkeuring van de selectieleidraad door de gemeenteraad.