2021_GRMW_00677 - Subsidieovereenkomst met vzw Bijlokesite voor de algemene werking voor de jaren 2021 tot en met 2025 - Goedkeuring

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.
• Het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, artikel 55.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

De Bijlokesite is de voorbije jaren continu in evolutie. Verschillende culturele actoren hebben hier hun thuis met ruimte voor productie, onderzoek, onderwijs, en presentatie van cultuur. In de voorbije jaren nam de Stad verschillende initiatieven om de samenwerking tussen de talrijke actoren op de Bijlokesite te ondersteunen:

- Op 8 september 2011 stelde het college van burgemeester en schepenen een sitemanager aan voor de Bijlokesite.

- Op 12 juni 2012 hechtte de gemeenteraad zijn goedkeuring aan de samenwerkingsovereenkomst met de Bijlokesitebewoners; deze samenwerking werd later bevestigd door de ondertekening op 18 oktober 2017 van een intentieverklaring tot samenwerking tussen alle Bijlokesitebewoners, waarmee de ondertekenaars het engagement verankerden voor de verdere uitbouw van de (samenwerking op) de Bijlokesite.

- Op 31 mei 2018 heeft het college van burgemeester en schepenen kennis genomen van het eindrapport 'Visie, strategie en actieplan Bijlokesite', tevens is toen een principieel akkoord uitgesproken voor de oprichting van een juridische entiteit (vzw) voor het community management van de Bijlokesite.

- Op 4 juli 2019 nam het college van burgemeester en schepenen kennis van het (erfgoed)beheersplan voor de Bijlokesite  (dat op 1 augustus 2019 werd goedgekeurd door het Agentschap Onroerend Erfgoed), waarin een visie voor het toekomstige beheer van het onroerend erfgoed werd uitgewerkt met als doel het vrijwaren, versterken, herstellen en/of verbeteren van de erfgoedwaarden van de site.

- Op 29 augustus 2019 hechtte het college van burgemeester en schepenen zijn goedkeuring aan het 'Ruimtelijk masterplan Bijlokesite', dat een gemeenschappelijk gedragen visie expliciteert over de gewenste toekomstige ruimtelijke ontwikkeling van de site. 

In navolging van de aanbevelingen uit het eindrapport 'Visie, strategie en actieplan Bijlokesite' zoals hierboven vermeld, werd op 24 februari 2021 de vzw Bijlokesite opgericht, waarbij de statuten volgende doelstelling van de vzw vermelden: “De vzw heeft als doelstelling om de gemeenschappelijke culturele en educatieve opdracht, uitstraling en projecten van de Bijlokesite, en van de organisaties die er gehuisvest zijn, te ondersteunen en te faciliteren. Zij neemt daartoe een aantal taken op zich die niet tot de kernopdracht van de individuele Bijloke-organisaties behoren, maar nuttig of noodzakelijk zijn voor de efficiënte en effectieve werking van het geheel van de Bijlokesite.”

De werking van de vzw zal geconcretiseerd worden in volgende activiteiten:

• Het ‘community management’ voor de Bijlokesite, d.i. het formeel en informeel stimuleren van een gedeelde visie en werking tussen de Bijloke-organisaties. Dit impliceert onder meer: opmaken en opvolgen van een samenwerkingscharter tussen alle Bijlokesitebewoners, fungeren als aanspreekpunt voor (al dan niet gemeenschappelijke) activiteiten op de Bijlokesite, het meedenken over de eigenheid en de mogelijkheden van de Bijlokesite; samenwerking bevorderen tussen de Bijlokesitebewoners, en structuur brengen in die samenwerking; goodwill tussen de Bijlokesitebewoners behouden en versterken; fungeren als aanspreekpunt voor de Bijlokesite t.a.v. het stadsbestuur en andere partners/overheden; het organiseren van kleinschalige ontmoetingsmomenten tussen de Bijlokesitebewoners. 

• Het ‘communicatiemanagement’ voor de Bijlokesite, d.i. de promotie en marketing van de Bijlokesite als geheel. Dit impliceert onder meer: het onderzoeken van mogelijkheden, ontwikkelen van voorstellen en realiseren van initiatieven voor een gezamenlijke communicatie en marketing van de site (d.i. de uitstraling van de site op velerlei vlakken: toerisme, cultuur, kunsten, erfgoed en onderwijs) en de marketing; stimuleren van de communicatie tussen de Bijlokesitebewoners onderling, met stadsdiensten en met derden. 

• Het ‘sitemanagement’ voor de Bijlokesite, d.i. het fungeren als overlegplatform en als centraal aanspreekpunt voor het technisch en ruimtelijk beheer van de gemeenschappelijke delen van de Bijlokesite. Dit impliceert onder meer: regelmatig overleg organiseren tussen alle Bijlokesitebewoners; praktische tools ontwikkelen om het overzicht te houden op alle activiteiten op de site; fungeren als aanspreekpunt voor alle buitenactiviteiten op de Bijlokesite, en het ontwikkelen en opvolgen van een charter voor het gebruik van de buitenruimtes; fungeren als verbindingsfiguur tussen betrokken stedelijke diensten en de Bijlokesitebewoners; verzorgen van de communicatie bij ruimtelijke ingrepen op de site; voorstellen ontwikkelen om het gebruik van de infrastructuur en het gebouwenpatrimonium te optimaliseren en toegankelijker te maken, bijvoorbeeld via een digitaal ruimtedeelplatform.

Om de werking van vzw Bijlokesite financieel te ondersteunen, wordt een subsidieovereenkomst voorzien. Deze overeenkomst legt naast een aantal inhoudelijke verwachtingen en financiële bepalingen ook een aantal waarden en verwachtingen vast die de missie van de Stad vertalen naar de culturele praktijk. Dit betreft onder meer bepalingen rond anti-discriminatie, mobiliteit, klimaatneutraliteit, afvalpreventie, de aandacht voor principes van goed bestuur en een integriteitsbeleid.

Het ontwerp van subsidieovereenkomst wordt voor advies voorgelegd aan de Cultuurraad op grond van het Decreet d.d. 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, artikel 55.