2021_GRMW_00532 - Overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor levering, plaatsing, indienststelling en onderhoud van automaten duurzame warme dranken via fullservicehuurformule en voor aankoop van bijhorende verbruiksproducten - SLS/2020/115 - ID5048 - Goedkeuring oproep tot deelneming - Vaststelling bestek - Machtiging optreden als aankoopcentrale - Goedkeuring

• De Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 41, 10°.

De huidige opdracht voor de levering, plaatsing, indienststelling en onderhoud van toestellen met warme dranken, inclusief aankoop basisproducten, via huurformule in full-service loopt ten einde op 5 juli 2021 en wordt verlengd tot en met 5 december 2021. Er dient dus een nieuwe overheidsopdracht te worden uitgeschreven.

De opdracht is een levering voor automaten duurzame warme dranken via fullservicehuurformule en bijhorende verbruiksproducten.
De gekozen procedure betreft een mededingingsprocedure met onderhandeling. Deze bestaat uit een selectiefase van de deelnemers en een evaluatiefase van de offertes.

De Stad Gent treedt op als aanbestedende overheid en als aankoopcentrale voor het vaststellen van de plaatsingsprocedure, voor de voorwaarden van de opdracht, het voeren van de plaatsingsprocedure alsook de gunning, de sluiting en de uitvoering van de opdracht.

Het OCMW Gent wenst voor zijn aandeel in deze opdracht een beroep te doen op de Stad Gent welke laatste optreedt als aankoopcentrale. Hierdoor is het OCMW Gent vrijgesteld van de verplichting zelf een plaatsingsprocedure te organiseren.  Op die manier kan het OCMW Gent binnen de opdracht rechtstreeks bestellingen afnemen bij de gekozen leverancier/dienstverlener.

Hiertoe werden de selectieleidraad en het bestek van de overheidsopdracht van leveringen - Raamovereenkomst voor levering, plaatsing, indienststelling en onderhoud van automaten duurzame warme dranken via fullservicehuurformule en voor aankoop van bijhorende verbruiksproducten - SLS/2020/115 - ID5048, opgemaakt.

Procedure: mededingingsprocedure met onderhandeling. Overeenkomstig artikel 38, § 1, 1° c) (voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk wegens specifieke omstandigheden) van de Wet van 17 juni 2016, wordt de opdracht gegund bij wijze van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Gelet op de aard en complexiteit voor de uitvoering van de opdracht zijn voorafgaande onderhandelingen noodzakelijk en wordt voor deze plaatsingsprocedure gekozen.

Wijze van prijsbepaling: opdracht met gemengde prijsvaststelling.

Looptijd en leveringstermijn: 72 maanden.

Gunningscriteria: prijs huur en onderhoud automaten en toebehoren (30), prijs verbruiksproducten (30), smaaktest en gebruikersevaluatie demotoestel (20), kwaliteit automaten (10), duurzaamheid (10).

Duurzaamheid: Met de ondersteuning van de beleidsdiensten Milieu & Klimaat en Internationale Relaties & Netwerken werden in het bestek eisen en doelstellingen geformuleerd in het kader van bio-producten, eerlijke handel, duurzaam transport en logistiek, het terugdringen van voedselafval en het vermijden van single-use plastics en disposables. Bij de gunningscriteria is duurzaamheid opgenomen, meer bepaald door beoordeling van het energieverbruik van de automaten en de toegepaste duurzame maatregelen van de inschrijver die bijdragen aan het duurzame beleid van de Stad Gent.

De beoordeling van de deelnemers in de selectiefase gebeurt op basis van criteria zoals bepaald in de selectieleidraad:

• Een verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming over de laatste drie boekjaren, waarbij in één van de drie laatste jaren een omzet moet zijn gerealiseerd van minimaal € 500.000 excl. btw. Indien de inschrijver werkt met onderaannemers / vaste partners / tijdelijke vennootschap mogen deze cijfers worden voorgelegd vanuit een cumulatie van deze partners. Hierbij moet wel elke partner zijn aandeel binnen het omzetcijfer attesteren en ondertekenen. Mocht één van deze attesten ontbreken, behoudt het bestuur zich het recht voor deze alsnog op te vragen.
• Een referentielijst met minimaal 3 gelijkaardige opdrachten, die de inschrijver heeft uitgevoerd gedurende de laatste 3 jaar met per opdracht vermelding van: - het bedrag van de uitgevoerde prestaties op jaarbasis - naam van de publiek of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren, inclusief contactgegevens – aanvangs- en einddatum van uitvoering van de opdracht. Bij minstens 1 van de 3 referenties moet het bedrag op jaarbasis voor de uitgevoerde prestaties minimaal € 150.000 excl.btw bedragen.

De opstart van de procedure van bekendmaking van de selectieleidraad onmiddellijk na de goedkeuring van het dossier door het college van burgemeester en schepenen, met opening van de aanvragen tot deelneming evenwel na de datum van de gemeenteraad, is nodig om de continuïteit van de leveringen en dienstverlening niet in het gedrang te brengen. Problemen bij de continuïteit van de leveringen en de dienstverlening kunnen de werking van de Stad Gent en het OCMW Gent belemmeren of zelfs verhinderen.

Het OCMW Gent machtigt de Stad Gent om, wat betreft zijn aandeel in deze opdracht, op te treden als aanbestedende overheid en aankoopcentrale. Het geraamde aandeel bedraagt € 90.000, inclusief btw.