2021_MV_00210 - Mondelinge vraag van raadslid Gert Robert: Traject dienstverlening stedenbouw

De Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning heeft een woelig jaar achter de rug. De Dienst had niet alleen de handen vol aan de steeds veranderende werkmethodes omwille van Corona. Bovendien kozen enkele omgevingsambtenaren met een seniorprofiel uit het team Begeleiden en Beoordelen afgelopen jaar tijdens de zomerperiode voor een nieuwe uitdaging bij een andere dienst van de Stad. 

Omgevingsambtenaren met veel ervaring op korte termijn vervangen door nieuwe collega’s is niet evident. De noodzakelijke ervaring opbouwen vergt tijd. In de maanden november – december vonden de nodige examens plaats. Ondertussen zijn alle vacatures opnieuw ingevuld. Het team is bovendien met 3 bijkomende tijdelijke contracten van 1 en 2 jaar versterkt. 

Om de opgelopen achterstand van de 2e helft van 2020 weg te werken en de traditionele eindejaarspiek op te vangen, werd in december 2020 een extra inspanning geleverd. Het team Begeleiden en Beoordelen werd daarom door enkele externe contractanten aangevuld. Om de drukke eindejaarsperiode op te vangen, kwam er ook extra hulp van vroegere omgevingsambtenaren, die nu op de andere stedelijke diensten werkzaam zijn. 

Ondanks deze noodmaatregelen en vaak ‘crisismanagement’ blijven we vaststellen dat de druk op de groep omgevingsambtenaren van het team Begeleiden en Beoordelen hoog blijft. We stellen vast dat de hoeveelheid dossiers in een voortraject (begeleiden) alsook de hoeveelheid Omgevingsvergunning (beoordelen) blijft stijgen. 

Graag geef ik enkele cijfers die een en ander verduidelijken:

Vooreerst zijn er de inkomende vragen op mail.

Het voorbije jaar volgden de inkomende vragen via mail als het ware de ‘corona’ curves. Hoge pieken van inkomende vragen zijn vast te stellen tijdens de periodes van lock down. Om je een idee te geven: in de week van 26 september werden bijna 950 vragen per mail aan de dienst gericht. Achter elke mail zit een burger, architect of bouwheer, die terecht een snel en correct antwoord verwacht. Het cijfer geeft alvast een goed beeld van de druk op deze stedelijke dienst.

Ten tweede: over de antwoordtijden voor beoordelingsvragen

Bij de daarnet vermelde inkomende vragen zitten vaak vragen, die méér dan een technisch antwoord vereisen. Sommige vragen vergt vaak een deskundig oordeel van een omgevingsambtenaar. Dit noemen we de beoordelingsvragen. De inspanningen van medio december tot medio januari hebben zijn vruchten afgeworpen. De antwoordtijden van beoordelingsvragen is momenteel sterk gedaald en bedraagt ongeveer 20 dagen. Dat is een halvering van de antwoordtijd sinds oktober 2020. De gewenste antwoordtijd van zo’n 15 dagen zoals vooropgesteld in de nota van september 2020 is dus nog niet gehaald.

Ten derde: over de instroom van aanvragen omgevingsvergunningen voor stedenbouw

2018 – 2900 dossiers                                      2019 – 3480 dossiers                       2020 – 3780 dossiers

                                            +16,7%                                                            + 8%

Het aantal Omgevingsvergunningen in Gent blijft jaar na jaar stijgen. Het aantal omgevingsvergunningen in Gent is daarmee vergelijkbaar met het aantal omgevingsvergunningen in Antwerpen – een stad dat tweemaal meer inwoners telt. Uit een recent vergelijking van de afgelopen drie maanden toont een stijging van het aantal aanvragen omgevingsvergunningen met 25% in het eerste kwartaal van 2021 ten opzichte van 2020.  De “lichte terugval aan omgevingsvergunningen” waarvan de Vlaamse Confederatie Bouw in januari nog berichtte, is in elk geval in onze stad niet merkbaar.

Ten vierde: de beslissingstermijn voor individuele omgevingsvergunningen

Ondanks het hoge aantal omgevingsvergunningen die onze diensten moeten verwerken, is het voor Gent nog altijd zo dat alle omgevingsvergunningen (=100%) binnen de beslissingstermijn op het college van burgemeester en schepenen worden behandeld.  

Voor aanvragen die de vereenvoudigde procedure doorlopen, bedraagt de uiterste beslissingstermijn 60 dagen. In Gent was dit in 2020 gemiddeld 51 dagen.

Voor aanvragen die de gewone procedure doorlopen, is de uiterste beslissingstermijn afhankelijk van het al dan niet samenkomen van een omgevingsvergunningscommissie.  De beslissingstermijn bedraagt dan 105 of 120 dagen. In Gent was dit in 2020 gemiddeld 97 dagen.  

Meer vragen en meer aanvragen. Zoals je begrijpt, mijnheer Robert, blijft de druk op de stedelijke dienstverlening dan ook aanhouden. Misschien is het goed om samen eens de maatregelen op lange termijn te overlopen.

De Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke planning heeft al acties ondernomen om structureel en toekomstgericht te werken aan de verbeterpunten die in september 2020 aan de commissie werden voorgesteld:

• De webpagina’s van de Dienst Stedenbouw en Ruimtelijke Planning werden grondig herwerkt. Naast een pagina voor bouwers/particulieren werd ook een pagina gemaakt voor de professionele sector. 
• Samen met de vakorganisaties NAV (Netwerk Architecten Vlaanderen), Orde van Architecten, beroepsvereniging van Architecten en VVSG werkt de dienst aan een protocol waarin wederzijdse engagementen rond samenwerking, opgebouwd rond de pijlers bereikbaarheid – toegankelijkheid en voorspelbaarheid worden uitgewerkt. Dit protocol/charter zal nog voor de zomer door alle partijen ondertekend worden. 
• In het kader van digitalisatieprojecten werkt de dienst aan een verbeterde toepassing om ruimtelijke basisdata, vastgoedinformatie, onder de vorm van open data aan de bieden via een webtoepassing. Deze toepassing zal nog voor de zomer gelanceerd worden. 
• In het kader van digitalisatieprojecten werkt de dienst aan een nieuwe toepassing om het voortraject – de begeleidende opdracht beter te kunnen opvolgen en monitoren. Een verbeterde procesaanpak voor alle inkomende vragen ligt aan de basis van deze nieuwe toepassing. 
• In het kader van digitalisatieprojecten blijft de dienst zijn back office toepassing verder optimaliseren om de procesflow van de Omgevingsvergunning op een snelle en efficiënte manier te laten verlopen. 
• Om onvoorziene omstandigheden op te vangen: ouderschapsverloven, zwangerschapsverloven, langere periode ziekte,… werk de dienst aan een raamcontract om op afroep beroep te kunnen op externe contractanten omgevingsambtenaren om plotse noden in het personeelsbestand op te vangen. 

Conclusie

In de afgelopen maanden heeft het team op verschillende vlakken progressie gemaakt, maar het werk is lang niet af. Het opleidingstraject voor nieuwe collega’s wordt verder gezet en digitale toepassingen worden verder op punt gezet. De komende maanden zal veel afhangen van beslissingen over de bijkomende personeelsbehoefte en de budgetten die noodzakelijk zijn voor een verdere digitale injectie.