Het betreft de toekenning van een subsidie aan vzw Fonds Achilles, Kantstraat 9, 9030 Gent, Lejo vzw, Antwerpsesteenweg 701, 9040 Sint-Amandsberg en Overkophuis - vzw Huis Voor Jongeren, Visserij 153, 9000 Gent, in het kader van Gentsters for Life, actie voor het goede doel. Het opgehaalde bedrag wordt gelijk verdeeld over de 3 organisaties.
Dit betreft de toekenning van een eenmalige subsidie, die noch door een reglement, noch door een overeenkomst geregeld wordt en die niet nominatief in de meerjarenplanning werd opgenomen.
De Dienst Communicatie en het Departement HR werken sinds 2019 voor Stad Gent aan een gecoördineerde aanpak rond Goede Doelen.
Inzetten op maatschappelijk verantwoord ondernemen als organisatie is van directe toegevoegde maatschappelijke waarde. Deze gecoördineerde aanpak rond Goede Doelen sluit hier bij aan en richt zich meteen ook op de volgende doelstellingen:
Dit draagt bij aan de organisatie die de Stad Gent is en wil zijn op het vlak van identiteit, waarden en bedrijfscultuur. Deze gecoördineerde aanpak werkt bovendien versterkend voor de diverse initiatieven die medewerkers en diensten al opzetten en die extra in de kijker worden geplaatst. Dit wordt nu voor de 2de maal gekoppeld aan een stadsbrede opzet onder de noemer 'Gentsters for life'. Het thema tijdens deze editie is kinderen en jongeren. Het is de bedoeling dit de komende jaren verder vorm te geven en uit te bouwen.
Organisatiebreed initiatief 2020
Voor de actie 2020 werden opnieuw verschillende producten te koop aangeboden aan de medewerkers. Door de coronapandemie kon de Gentsters for Life-actie niet op dezelfde manier plaatsvinden als vorig jaar. Andere acties (van medewerkers zelf, van diensten, ...) konden niet doorgaan. Gezien de coronacontext wordt de actie in 2 fasen uitgevoerd. Het eerste deel van de financiële actie werd afgesloten op 10 januari 2021. Vervolgens wordt de actie verdergezet tot eind september 2021. Daarna wordt de bijkomende opbrengst opnieuw doorgestort.
Voor de actie werd samengewerkt met de Stadswinkel. De opbrengst wordt gelijkmatig verdeeld en geschonken aan Fonds Achilles, Lejo vzw en Overkophuis, van wie de werking zich toespitst op kinderen en jongeren, in samenspraak met het Departement Onderwijs, Opvoeding en Jeugd en met inspraak van de medewerkers.
Via Mia en de Stadswinkel werden verschillende producten te koop aangeboden aan de medewerkers:
Het eerste deel van de actie werd afgesloten op 10 januari 2021 en kende een totale opbrengst van 8.327 euro.
De opbrengst uit deze actie wordt aangevuld met een subsidie vanuit het Departement HR. Elk jaar wordt immers een deeltje van het geld van de personeelsevenementen geschonken aan het goede doel. De geïntegreerde aanpak van de Goede Doelen en Gentsters for life zorgt ervoor dat deze middelen dit jaar worden toegevoegd aan de organisatiebrede actie en opbrengst. Er wordt hiervoor vanuit het Departement HR een subsidie van 5.000 euro toegekend die gelijkmatig wordt verdeeld over de 3 vzw's.
De totale gift komt hiermee op 13.327 euro.
Financieel-administratief beheer
Om deze acties mogelijk te maken en het financiële luik op een efficiënte manier te laten verlopen, werd als volgt te werk gegaan.
De budgetten voor de uitgaven en ontvangsten werden via kredietverschuiving vanuit het reservebudget voorzien en op 1 budgetplaats gebundeld. Nu, na afloop van 'Gentsters for life', wordt de netto-opbrengst (inkomsten min uitgaven) van de acties voor het Goede Doel doorgestort. Voor de Stad Gent is dit een budgetneutrale beweging.
Het overmaken van de gift zelf is bevoegdheid van de gemeenteraad en wordt vanuit het bufferbudget, het budget voor de uitgaven, voorzien.
Om alles correct te laten verlopen en voldoende controle en overzicht te houden tijdens de aan- en verkopen (enkel via bancontact) van de producten, werden voldoende interne controlemaatregelen ingebouwd (via kasboek/inventaris).
Samenwerking en inzet medewerkers
De nieuwe aanpak zorgde voor een betere coördinatie van bestaande acties door medewerkers en diensten. Bijkomende inspanning van de medewerkers werd zo beperkt mogelijk gehouden en betrof voornamelijk de samenwerking tussen de Dienst Communicatie en de Stadswinkel. De verkoop vond plaats in de Stadswinkel, tijdens de openingsuren van de Stadswinkel. De producten konden besteld of onmiddellijk afgehaald worden in de Stadswinkel op een moment naar keuze (tijdens pauzes, voor of na de werkdag, tijdens een verlofdag).
De subsidie is samengesteld uit de opbrengst van de acties van Gentsters for life, ten belope van 8.327 euro en de subsidie vanuit HR, via de bijdrage van de personeelsevenementen, ten belope van 5.000 euro. Zij dient gebruikt te worden voor schenking aan de 3 bovengenoemde vzw's in het kader van 'Gentsters for life'.
Overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen, dient een subsidie gebruikt te worden voor het doel waarvoor ze wordt toegekend en dient het gebruik ervan gerechtvaardigd, zo niet dient de subsidie terugbetaald te worden.
Aan elk van de bovengenoemde vzw's kan een subsidie van 4.442 euro worden toegekend.
De subsidie dient gebruikt te worden ten voordele van kinderen en jongeren.
Deze vzw's zijn vrijgesteld van de verplichting tot het bijbrengen van haar balans en rekeningen alsook van het verslag inzake beheer en financiële toestand.
Voormelde wet geeft de Stad Gent tevens het recht om ter plaatse de aanwending van de subsidie te doen controleren. Bij verzet tegen de uitoefening van de controle, dient de subsidie terugbetaald te worden.
De uitbetaling van de subsidie zal gebeuren na de goedkeuring van de gemeenteraad door overschrijving op rekeningnummer BE86 0017 3501 4950 voor vzw Fonds Achilles, op rekeningnummer BE43 5230 4593 1801
voor vzw Lejo en op rekeningnummer BE62 0689 0820 4761 voor Overkophuis van Stad Gent, Botermarkt 1, 9000 Gent.
De begunstigde van de subsidie dient elke wijziging van het rekeningnummer schriftelijk mee te delen aan het stadsbestuur.
| Dienst* | Communicatie |
| Budgetplaats | 345520009 |
| Categorie* | Exploitatie |
| Subsidiecode | NIET_RELEVANT |
| 2021 | 13.327,00 |
| Totaal | 13.327,00 |
Keurt goed de toekenning van een eenmalige subsidie van 4.442 euro aan Lejo vzw, Antwerpsesteenweg 701, 9040 Sint-Amandsberg, in het kader van 'Gentsters for life - actie 2020', waarbij de subsidie dient gebruikt te worden ten voordele van kinderen en jongeren.
Keurt goed de toekenning van een eenmalige subsidie van 4.442 euro aan Overkophuis - vzw Huis Voor Jongeren, Visserij 153, 9000 Gent, in het kader van 'Gentsters for life - actie 2020', waarbij de subsidie dient gebruikt te worden ten voordele van kinderen en jongeren.