Art. 03.1. en art. 1.1 van de administratieve bepalingen van het Bestek nr. WKR-2016/04.2 – Lot 3 Perceel 2 “Boekentransport- en classificeringssysteem” van het project Waalse Krook voor rekening van de Waalse Krook.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, artikel 40, §1 en 41, 10°.
Op 13 juli 2016 heeft cv Waalse Krook de overheidsopdracht van diensten op basis van bijzonder bestek WKR/2016/04.2 – Lot 3 – Perceel 2 boekentransport en classificeringssysteem van het project Waalse Krook gegund aan de firma van den Brandt bibliotheekautomatisering B.V., Nijverheidsweg 17J, 3641 RP Mijdrecht, Nederland voor een bedrag van 2.255.461,52 euro excl. btw (alle delen inclusief alle opties).
Volgens het bestek bestaat de opdracht uit 4 delen:
A. Ontwerp van een boekentransportsysteem voor het nieuwe gebouw
B. Levering en plaatsing van het boekentransportsysteem in de nieuwe hoofdbibliotheek en aanverwante leveringen en diensten
C. Onderhouds- en dienstverleningsovereenkomst (Service Level Agreement of SLA) voor een periode van 10 jaar na de definitieve oplevering van deel B
D. Levering en plaatsing van sommige apparatuur in de wijkbibliotheken van de hoofdbibliotheek Gent in de vorm van een raamovereenkomst van 4 jaar
waarvan de delen A en B vast waren en de delen C en D voorwaardelijk. De gunningsbeslissing betreft de vier delen samen, evenwel zonder dat de cv Waalse Krook meteen gebonden was door de voorwaardelijke delen C en D.
In het bestek is de mogelijkheid voorzien om de SLA (deel C) uit te breiden naar de installaties in de wijkbibliotheken.
De delen A en B met betrekking tot de nieuwe hoofdbibliotheek zijn volledig uitgevoerd en betaald en dit in uitvoering van de Overeenkomst houdende de toekenning van een investeringssubsidie voor de realisatie van het interieur, materialentransport en (IT-)systemen in de openbare bibliotheek van de toekomst op de site Krook, tussen de Stad Gent en de cvba met sociaal oogmerk Waalse Krook, goedgekeurd door de Gemeenteraad op 26 mei 2015 (2015_GR_00397).
Bovendien is deel B definitief opgeleverd op 3 juli 2018.
Op die datum is het onderhouds- en dienstverleningscontract voor de hoofdbibliotheek (deel C) van start gegaan voor een duur van 10 jaar. De kosten van de SLA voor de hoofdbibliotheek zijn integraal ten laste van de Stad en werden tot op heden door cv Waalse Krook doorgefactureerd aan de Stad op grond van de Overeenkomst inzake het recht om een beroepswerkzaamheid uit te oefenen tussen cv Waalse Krook en de Stad, zoals goedgekeurd bij gemeenteraadsbesluit 20 februari 2017 (2017_GR_00185) gewijzigd bij besluit Addendum 1 bij de Overeenkomst met cv Waalse Krook inzake het recht een beroepswerkzaamheid uit te oefenen dd 29 maart 2021. (2021_GRMW_00293)
In het bestek heeft de cv Waalse Krook zich het recht voorbehouden om één of meerdere delen van de opdracht lopende de uitvoering ervan over te dragen aan de Stad Gent. Volgens datzelfde artikel hebben de inschrijvers louter door een offerte in te dienen verklaard hiervan kennis te hebben genomen en in geval van een gebeurlijke overdracht de stad Gent onvoorwaardelijk als medecontractant (in de hoedanigheid van schuldenaar en van schuldeiser) te zullen aanvaarden.
Gelet op wat voorafgaat, is het aangewezen om van voormelde mogelijkheid tot overdracht van één of meerdere delen van de overheidsopdracht aan de Stad, gebruik te maken.
Daarom werd een driepartijenovereenkomst opgemaakt waarin cv Waalse Krook, Stad Gent en opdrachtnemer van den Brandt bibliotheekautomatisering B.V. zich akkoord verklaren met de overdracht van de volgende delen van cv Waalse Krook naar de Stad Gent:
2. Deel C – uitbreiding conform bestek – onderhouds- en dienstverleningsovereenkomst voor de installaties in de wijkbibliotheken voor een duur van 10 jaar vanaf de definitieve oplevering van Deel D. Dit deel wordt eveneens uitgevoerd tegen de prijzen van de definitief goedgekeurde offerte dd. 29 april 2021, voorlopig vastgesteld op 7.574,80 euro per jaar excl btw (opdracht tegen prijslijst).
Wat de prijs betreft van Deel D is in 2020 en 2021 onderhandeld over de nieuwe offerteprijs omdat het plan van eisen en de technische vereisten grondig zijn aangepast aan huidige noden die in 2016 nog niet bij gunning konden vastgesteld worden. Het originele offertebedrag bedroeg 176.263,90 excl btw en dit voor 14 zelfuitleenbalies, terwijl de huidige noden aangetoond hebben dat voor een efficiënte en taak ontlastende werking van de wijkbibliotheken er 25 zelfuitleenbalies vereist zijn.
De prijs van Deel C het onderhouds- en dienstverleningsovereenkomst wijzigt ook daar dit afgestemd is met het aantal zelfuitleenbalies.
De overdracht betreft alle opdrachtdocumenten in verband met deze dienstenopdracht. De overeenkomst, die in bijlage is gevoegd en integraal deel uitmaakt van dit besluit, legt bijkomend alle nodige voorwaarden van de opdracht vast, bovenop of in afwijking van het oorspronkelijke bijzonder bestek (leidend ambtenaar, borgtocht, waarborgtermijn en oplevering, betalingen). Maar voor zover de overeenkomst er niet van afwijkt, blijft het oorspronkelijke bestek integraal van toepassing op de dienstenopdracht met betrekking tot de wijkbibliotheken.
| Dienst* | Bibliotheek |
| Budgetplaats | 3545800PO |
| Categorie* | I |
| Subsidiecode | NIET RELEVANT |
| 2021 | 366.504,81 EUR |
| 2022 | 60.000 EUR |
| 2023 | 60.000 EUR |
| Totaal | 486.504,81 EUR |
Keurt goed de overeenkomst tussen cv Waalse Krook, Stad Gent en van den Brandt bibliotheekautomatisering B.V., Nijverheidsweg 17J, 3641 RP Mijdrecht, Nederland, zoals gevoegd in bijlage en er integraal deel van uitmakend, houdende
(1) de overdracht van cv Waalse Krook aan de Stad Gent van volgende delen van de overheidsopdracht op basis van bestek WKR/2016/04.2 – Lot 3 – Perceel 2 boekentransport en classificeringssysteem van het project Waalse Krook:
en (2) de vastlegging van alle nodige voorwaarden van de opdracht, bovenop of in afwijking van het oorspronkelijke bijzonder bestek.