De coronacrisis heeft een impact gehad op de diensten van FM maar ook op de bedrijven welke inschrijven op de bestekken/overheidsopdrachten/gunningen van de stad Gent,
gezien het feit dat veel bedrijven hun deuren sloten of moesten omschakelen op telewerken.
Ook veel stadsdiensten schakelden over op telewerken waaronder ook de diensten van FM. Dit zal vermoedelijk een impact hebben op de uit te schrijven stedelijke investeringen en de overheidsopdrachten. Hierover heb ik aan aantal vragen.
De coronacrisis heeft een impact gehad op de diensten van FM maar ook op de bedrijven welke inschrijven op de bestekken/overheidsopdrachten/gunningen van de stad Gent, gezien het feit dat veel bedrijven hun deuren sloten of moesten omschakelen op telewerken. Ook veel stadsdiensten schakelden over op telewerken waaronder ook de diensten van FM. Dit zal vermoedelijk een impact hebben op de uit te schrijven stedelijke investeringen en de overheidsopdrachten. Hierover heb ik aan aantal vragen
1. Wat is de impact van corona op de uit te schrijven overheidsopdrachten van de Stad Gent?
a. Gaat het uitschrijven van de overheidsopdrachten en bestekken verder zoals gepland of worden een aantal overheidsopdrachten uitgesteld naar een later tijdstip ?
b. Graag wat toelichting hoe de diensten hiermee omgaan tijdens corona.
Dit antwoord is enkel voor de overheidsopdrachten en de bestekken van de dienst FM. Er zijn er ook andere, maar de veel/meeste overheidsopdrachten/bestekken via FM
De dossiers in het Departement Facility Management worden behandeld zoals gepland en is de impact gering.
Bij de Dienst Aankoop en Logistiek worden een aantal extra zaken gedaan of worden zaken soms op een ietwat andere manier gedaan. Zo wordt onder meer bij een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking eens extra telefonisch contact opgenomen met de firma’s om te vragen of zij de vraag tot het indienen van een offerte en het bestek hebben gekregen. Er wordt ook zeker voldoende tijd gegeven aan potentiële inschrijvers om een offerte in te dienen.
Een dossier waarin een infosessie was ingepland is doorgegaan evenwel digitaal, zonder problemen.
Het is wel zo dat er een aantal extra behoeften in de organisatie zijn bijgekomen die er voor de corona periode niet waren (stoffen mondmaskers voor personeel en de Gentse burger, chirurgische mondmaskers voor de zorg en gezichtsschermen voor de zorg en onderwijs) of veel minder waren (vraag naar specifieke signalisatie, linten, alcogel, handschoenen, schorten,..) en dit heeft natuurlijk wel een invloed op de gemaakte planning. De aandacht die gaat naar deze specifieke artikelen zorgt ervoor dat bepaalde dossiers effectief naar een latere datum worden uitgesteld, maar er wordt wel gezorgd om de continuïteit te kunnen borgen.
Voor de aankoop van deze artikelen wordt zoveel mogelijk gekeken of deze binnen bestaande raamovereenkomsten kunnen gekocht worden. Tot nu toe is dit in de meeste gevallen gelukt. Indien niet dan wordt er een nieuwe opdracht gedaan. Veel van bovenstaande artikelen zijn op dit moment schaars, wat wel betekent dat voor bepaalde items verschillende keren de markt moeten worden opgegaan (door gebrek aan beschikbaarheid van de nodige hoeveelheden) en dat zeer snel moeten beslist worden om tot aankoop over te gaan.
Er zijn ook heel wat nieuwe leveranciers die zich hebben aangemeld voor de verkoop van beschermingsartikelen of andere artikelen die in deze periode nodig zijn.
Zij worden verwijzen (zoals steeds bij nieuwe potentiële leveranciers) naar de online tool Stadsleverancier (https://stadsleverancier.stad.gent/) waar bedrijven zich kunnen kenbaar maken zodat ze uitgenodigd kunnen worden voor een opdracht. Afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de opdracht, kunnen zij dan uitgenodigd worden.
Voor de dienst FM Onderwijs is er vooral een impact op de personele capaciteit, zowel door mensen die in een ander arbeidsregime stappen omwille van thuissituatie als de inzet van personeel om de scholen klaar te maken voor heropening.
Er wordt gestreefd naar continuïteit voor wat betreft de opmaak van overheidsopdrachten. De medewerkers hebben in de regel hun werk niet onderbroken en door middel van telewerk verder gewerkt.
Ook voor de dienst FM Themagebouwen loopt de voorbereiding van de aanbestedingen verder via telewerk.
Bij de dienst FM Welzijn is er voor enkele dossiers een vertraging van ongeveer een maand genomen omdat er vaak plaatsbezoeken moeten doorgaan met de kandidaten. Door deze prijsvragen wat uit te stellen konden deze plaatsbezoeken ook uitgesteld worden en worden verplaatst naar een latere datum wat in de huidige situatie wenselijk wordt geacht.
2. Merkt u dat er minder offertes binnen komen of dat bedrijven het moeilijk hebben zich aan de deadline te houden waarbinnen men de offerte moet indienen? Wat is de omvang hiervan ? Hebben de diensten van FM de termijnen voor het indienen van offertes verlengd? Wat gebeurt er met de overheidsopdrachten waarbij er te weinig bedrijven een offerte hebben ingediend?
In de dienst Aankoop en Logistiek worden momenteel voor de grote dossiers (leveringen en diensten) niet minder offertes ingediend dan anders. Wel wordt voorzien in een iets langere indieningsperiode, om ervoor te zorgen dat firma’s zeker tijd genoeg hebben om een offerte in te dienen.
Standaard wordt er bij opdrachten zonder publicatie waarbij een klein aantal offertes werd ingediend gevraagd aan de andere aangeschreven leveranciers welke reden zij hadden om niet in te dienen; dit is nu ook zo. Bij deze kleinere opdrachten werd wel een enkele keer, als uitzondering, het antwoord gegeven dat er geen offerte wordt ingediend omdat de technische specialist er momenteel niet was.
Bij de diensten FM Onderwijs, FM Themagebouwen en FM Welzijn werd geen verandering of invloed vastgesteld.
Bij kleine prijsvragen werd vastgesteld dat een beperkt aantal zaken niet konden aangeleverd worden doordat bvb een onderaannemer moeilijk bereikbaar was voor de inschrijver.
3. Wat met de lopende gunningen? Werden er door het college uitgesteld of tegengehouden tijdens deze crisis? Welke vertraging is hier eventueel op? Wat is de omvang hiervan?
Voor de dienst Aankoop en Logistiek lopen de meeste dossiers nog geen vertraging op in de gunning. Door het college werden geen dossiers uitgesteld.
Een aantal dossiers loopt wel vertraging op door verschillende redenen.
Zo zal achterstand voorvallen in dossiers waarbij bepaalde artikelen dienen getest te worden en deze artikelen momenteel moeilijk kunnen geleverd worden of de test op zich moeilijk kan georganiseerd worden. Het dossier voor aankoop meubilair in de vergaderzalen heeft vertraging opgelopen omdat de proefopstelling voor evaluatie gepland was op moment dat de crisis uitbrak. Binnenkort zal deze evaluatie toch kunnen doorgaan.
Een aantal technische dossiers lopen ook wat vertraging op door de onbeschikbaarheid van de leverancier of de klant. Bijvoorbeeld bij het dossier sloten, sleutels en cilinders kwamen de antwoorden bij de marktbevraging iets trager binnen en een dossier voor het plaatsen van een koelcel werd even uitgesteld omdat de klant andere prioriteiten had ten gevolge van corona.
Voor de diensten FM Onderwijs, FM Themagebouwen en FM Welzijn worden eveneens geen vertragingen genoteerd in de dossiers op zich.
Enkele werven zijn stilgevallen, sommige aannemers werken met verminderde kracht, maar de toestand normaliseert zich.
4. Welke invloed zal deze gezondheidscrisis hebben op de nog te plannen investeringen van Stad Gent voor deze legislatuur?
Vanuit FM willen wij nog steeds de geplande investeringen zoveel als mogelijk uit te voeren deze legislatuur.
Dit antwoord lijkt ons echter ruimer te gaan dan FM en eerder politiek – past in beslissingen te nemen door Taskforce Relance en College
wo 27/05/2020 - 13:27