Gent is een voortrekker inzake duurzame raamcontracten. Dit is een sterkte in ons stedelijk aankoopbeleid en het halen van de hierbij geformuleerde doelstellingen.
- Worden er bij stadsdiensten ook aankopen geplaatst buiten de aankoopcentrale?
- Zo ja, hoe gaat de stad daarmee om?
- Kan Gent haar voortrekkersrol inzake duurzaamheid versterken? Hoe wil ze dat realiseren?
- Kan de stad bijkomend ook (samenwerkings)partners ondersteunen/stimuleren in het opstellen van een duurzaam aankoopbeleid?
Ja er kunnen ook aankopen geplaatst worden buiten de aankoopcentrale.
De dienst Aankoop en Logistiek heeft een aantal raamovereenkomsten opgemaakt voor leveringen en diensten waarvan de verschillende diensten kunnen afnemen. Het is de bedoeling dat door de schaalvergroting het aanbod van producten en diensten kwalitatiever, duurzamer en prijsbewuster kan worden aangekocht.
De afdeling Aankoop doet verschillende inspanningen om ervoor te zorgen dat er zoveel mogelijk wordt afgenomen van de bestaande contracten, ondanks het feit dat er geen formele verplichting bestaat om af te nemen van deze contracten.
Deze inspanningen zijn:
- klanten reeds betrekken bij de opmaak van de raamcontracten
- zorgen voor flexibele raamcontracten die kunnen bijgestuurd worden o.b.v. nieuwe behoeften
- alle stakeholders samenroepen bij opstart van een nieuw raamcontract om de praktische modaliteiten van het contract te bespreken
- catalogen ontsluiten in SRM
- de informatie m.b.t. de raamcontracten op de MIA pagina van aankoop plaatsen; deze pagina biedt een interactief platform waar klanten en aankopers elkaar kunnen ontmoeten
- een fulltime klantenverantwoordelijke binnen de afdeling aankoop die als centraal aanspreekpunt fungeert
Diensten kunnen daarnaast ook zelf raamcontracten maken. Theoretisch kunnen zij dus raamcontracten maken voor gelijkaardige items als waarvoor er raamcontracten zijn opgemaakt door de afdeling aankoop. In praktijk is er ten gevolge van rapportage in het verleden reeds een oefening geweest waarbij raamcontracten voor gelijksoortige items al zijn samengenomen en jaarlijks gebeurt deze screening opnieuw zodat raamcontracten voor gelijksoortige items zoveel mogelijk worden vermeden.
Diensten kunnen wel voor bedragen < 30.000€ excl. btw zelf leveringen en diensten bestellen en daarbij kunnen dus soortgelijke items worden aangekocht als degene voorzien in de raamcontracten van afdeling aankoop.
Alle aankopen buiten raamcontracten worden achteraf wel gescreend en indien er voor deze aankopen raamcontracten beschikbaar waren, worden de betrokkenen gesensibiliseerd om voorrang te geven aan de bestaande contracten.
Er is eveneens een periodieke rapportage dagelijks bestuur gemaakt door het kabinet van de algemeen directeur die erop gericht is na te gaan of de principes i.k.v. de delegatie van overheidsopdrachten binnen dagelijks bestuur tot 8.500€ excl. btw worden opgevolgd.[1]
Die rapportage wordt door aankoop ook gebruikt om te bekijken welke mogelijke opportuniteiten er zijn voor nieuwe raamovereenkomsten.
Twee niveaus: sensibiliseren en achteraf (opnieuw luisteren)
2) - Kan Gent haar voortrekkersrol inzake duurzaamheid versterken? Hoe wil ze dat realiseren?
De stad en OCMW Gent kunnen zeker hun voortrekkersrol inzake duurzaamheid versterken.
Een aantal elementen spelen hierbij een belangrijke rol. Vooreerst wordt een intensieve samenwerking met de beleidsdiensten opgesteld waarbij wordt bepaald welke zinvolle en haalbare ambities zijn waarop kan gefocust worden. Hierbij is het beter om niet alles tegelijk te proberen verwezenlijken, maar een aantal zaken in de diepte te behandelen.
Het ontwikkelen van één aankoopmodel voor stad en OCMW Gent kan ervoor zorgen dat er één aankoopbeleid is binnen stad en OCMW Gent waarin de beleidsdoelstellingen zijn vertaald en kan op die manier de voortrekkersrol bestendigen.
Verder is het ook van belang om soms gewoon dingen uit te proberen en het risico te lopen dat iets niet volledig loopt volgens plan. In die situaties kan het leren uit de fouten heel wat zinvolle informatie opleveren voor toekomstige projecten. Het proces waarbij tot een optimale situatie kan gekomen worden, vergt dikwijls wel de nodige tijd.
Het is tevens zo dat het spelen van een voortrekkersrol dikwijls ook bijkomende budgettaire inspanningen vergt, weliswaar inspanningen die op de lange termijn maatschappelijke voordelen opleveren.
Ten slotte is de samenwerking met de klant van heel groot belang bij het welslagen van de voortrekkersrol. Zij zijn immers degene met de behoefte. Om de voortrekkersrol te blijven behouden hebben we voldoende ambassadeurs/supporters duurzaamheid nodig binnen onze organisatie en dus werken aan sensibilisering is zeer belangrijk. Het vraagt immers de nodige overtuigingskracht om de eindklant/gebruiker mee te krijgen in de keuzes die de stad maakt m.b.t. duurzaamheid. Duurzaamheid vergt een gedragsverandering die er niet van vandaag op morgen kan komen, maar die mentaliteitsswitch is wel heel belangrijk i.k.v. de voortrekkersrol.
3) - Kan de stad bijkomend ook (samenwerkings)partners ondersteunen/stimuleren in het opstellen van een duurzaam aankoopbeleid?
Dit kan zeker. De partners van de afdeling aankoop worden ontmoet op verschillende fora zowel nationaal als Europees (aankoopnetwerk Gent, provincie Oost-Vlaanderen, Green deal circulair inkopen, Ecoprocura,…) en op deze fora wordt er heel wat kennis, ervaring en ideeën uitgewisseld.
Heel interessant zijn de ervaringen uit gelopen trajecten, zowel de ervaringen die positief zijn geweest als degene waaruit bepaalde lessen kunnen worden getrokken.
Bilateraal wordt er ook soms samengezeten met partners om voor bepaalde dossiers kennis en ervaringen uit te wisselen (bv stad Brugge i.k.v. dossier kledij).
Voor bepaalde dossiers worden ook samenwerkingen opgezet met andere organisaties, bv VVSG, Bioforum,…
Vandaag willen we ook een stap verder gaan en samen met partners nieuwe duurzame aankoopcontracten op de markt plaatsen.
[1] Overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken worden gegund door kennisgeving van een door departementshoofden of diensthoofden goedgekeurde bestelbon (Niet beslissingsbestelbon).
- Gunnen van een opdracht aan de hand van een bestelbon mag in geen geval aanleiding geven tot een ongeoorloofde splitsing van een opdracht, teneinde aan de toepassing van verplicht gestelde regelgeving te ontsnappen
- Er worden voorafgaandelijk meerdere aannemers, leveranciers of dienstverleners geraadpleegd.