Het reglement 'retributie voor diensten in De Zwarte Doos' werd laatst gewijzigd door de gemeenteraad op 23 juni 2020.
Met de gemeente Zelzate werd een samenwerkingsovereenkomst gesloten met betrekking tot het erkend onroerenderfgoeddepot op 22.06.2015. De Zwarte Doos treedt als bewaarder op in het kader van die overeenkomst en in het kader van het Decreet van 12 juli 2013 betreffende het onroerend erfgoed.
Artikel 4, §2 van het retributiereglement voorziet vrijstelling van de retributie voor verpakkingsmateriaal, gebruikt voor schenking van een archeologisch ensemble aan de Stad Gent. Schenkingen aan de Gemeente Zelzate, die in de Zwarte Doos bewaard zullen worden, kunnen strikt genomen van die vrijstelling geen gebruik maken. Nochtans bevordert deze vrijstelling een vlotte overdracht van erfgoed. Een uitbreiding van de vrijstelling past binnen de visie van de samenwerkingsovereenkomst, waar in artikel 2, §2 wordt gesteld: "Deze dienstverlening van de Stad Gent zal kosteloos zijn ten aanzien van de gemeente Zelzate."
Hoewel de mogelijkheid is voorzien voor het college van burgemeester en schepenen om in uitzonderingsgevallen afwijkingen te voorzien, wordt toch voorgesteld die vrijstelling uit te breiden tot schenkingen aan gemeentebesturen waarmee een samenwerkingsovereenkomst is afgesloten. Op dit moment is dat enkel Zelzate, maar door de vrijstelling op deze manier te verwoorden past het reglement zich automatisch aan aan het toetreden van bijkomende partnergemeenten.
De Dienst Monumentenzorg en Stadsarcheologie en Archief Gent zijn belast met de toepassing van dit reglement.
De gemeenteraad wijzigt artikel 4, §2 van het reglement 'Retributie voor diensten verstrekt in De Zwarte Doos' als volgt:
Na de woorden 'Stad Gent' worden de woorden 'of aan gemeentebesturen waarmee Stad Gent een samenwerkingsovereenkomst met betrekking tot het erkend onroerenderfgoeddepot heeft gesloten' toegevoegd
De wijzigingen treden in werking op 1 januari 2021.