2019_GRMW_01171 - Samenwerkingsovereenkomst externe communicatie betreffende project Gent Sint-Pieters in het kader van de herinrichting van het station en de herontwikkeling van de stationsomgeving Gent Sint-Pieters - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Op 16 januari 2012 heeft de gemeenteraad haar goedkeuring verleend aan de Samenwerkingsovereenkomst externe communicatie betreffende het Project Gent Sint-Pieters in het kader van de herinrichting van het station en statdionsomgeving Gent Sint-Pieters (2012_GR_00006). De partijen bij deze overeenkomst zijn NV van publiek recht NMBS, NMBS Holding, NV van publiek recht Infrabel, Stad Gent, Vlaamse Vervoermaatschappij, het Vlaamse Gewest en NV Eurostation. 

Deze overeenkomst was bedoeld om alle bestaande afspraken omtrent externe communicatie te synthesiseren en om een aantal afspraken omtrent financiering, budgetbeheer en samenwerkingsmodaliteiten te vervolledigen en te concretiseren. De overeenkomst omvat de rechten en verplichtingen van de partijen evenals de organisatiestructuur, financieringsprincipes en samenwerkingsmodaliteiten tussen partijen. Tevens werd het communicatiedomein afgebakend en werd de samenstelling, werking, taken en bevoegdheden bepaald van de verschillende actoren van de externe communicatie van het Project Gent Sint-Pieters. 

Initieel was voorzien dat de overeenkomst van rechtswege zou worden ontbonden op het einde van het project, behoudens andersluidend akkoord tussen partijen. Op vraag van Infrabel werd er een einddatum in de overeenkomst ingevoegd, namelijk 31 december 2018. Deze wijziging van de overeenkomst werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 24 september 2012 (2012_GR_00800). 

Aangezien de vorige Samenwerkingsovereenkomst afliep op 31 december 2018 doch het project nog steeds in uitvoering is, bestaat de noodzaak om de afspraken omtrent externe communicatie opnieuw vast te leggen in een samenwerkingsovereenkomst, met mogelijke verlenging tot einde project.

De nieuwe Samenwerkingsovereenkomst bevat grosso modo dezelfde afspraken als de vorige versie. Evenwel werden een aantal evoluties verwerkt in de tekst. Hierna een overzicht van de belangrijkste nieuwigheden.

- Enkele wijzigingen wat betreft de partijen.

De NMBS groep heeft een aantal herstructureringen ondergaan. Sinds 11 december 2013 bestaan enkel nog de NMBS en Infrabel als twee autonome overheidsbedrijven. Bij akte van 26 oktober 2018 werd de N.V. Eurostation overgenomen door (fusie door overname) de NMBS, die alle rechten en plichten van de N.V. Eurostation heeft overgenomen.

Op 17 juni 2014 heeft de Stuurgroep een afsprakennota goedgekeurd over de externe communicatie inzake projectontwikkeling. De NV Sofa die hierbij betrokken was, is ingevolge opeenvolgende fusies thans partij NMBS.

Aangezien deze afsprakennota, waarbij Autonoom Gemeentebedrijf Sogent zijn rol vervulde bij de projectontwikkeling,  nu geïntegreerd werd in de nieuwe Samenwerkingsovereenkomst, is het Sogent formeel partij geworden bij de overeenkomst.

 Het Vlaamse Gewest is niet langer partij bij de overeenkomst omdat zij niet langer rechtstreeks betrokken en belanghebbende partij is.

- De nieuwe overeenkomst heft de bestaande afspraken omtrent externe communicatie op, met inbegrip van de Overeenkomst betreffende het Infopunt. De relevante contractuele bepalingen van deze Overeenkomst Infopunt worden in deze Samenwerkingsovereenkomst geïntegreerd, in een artikel 5, § 5.4.

Uitgezonderd (1) de bepalingen van de Samenwerkingsovereenkomst van 6 juli 2004 (= basisovereenkomst van het project) en (2) de Afsprakennota over de externe communicatie inzake de projectontwikkeling zoals goedgekeurd door de Stuurgroep van 17 juni 2014. Laatstgenoemde wordt in bijlage gevoegd.

- Jaarlijks voorzien NMBS, Infrabel, De Lijn en de Stad gezamenlijk een communicatiebudget van 190.000 euro, waarvan de aandelen excl. of incl. BTW zijn naargelang de financierende partij al dan niet BTW kan recupereren.

De kosten inzake externe communicatie worden ten laste genomen volgens onderstaande verdeelsleutel (in toepassing van artikel 10.5 van de Samenwerkingsovereenkomst van 6 juli 2004):

Vanaf 2020 worden de in de tabel vermelde budgetten geïndexeerd op basis van de gezondheidsindex. De basisindex is deze van de maand december 2019.

Alle mogelijke kosten die betrekking hebben op de prestaties en het communicatiedomein omschreven in de overeenkomst worden op voormeld budget verrekend, waaronder in elk geval alle werkingskosten te verrekenen aan reële, op voorhand te begroten kostprijs en de loonkosten van de communicatieteamleden met uitzondering van de loonkosten van de communicatiecoördinator. Deze loonkosten zijn exclusief ten laste van Stad Gent buiten het communicatiebudget.

- Wat de duur van de overeenkomst betreft, werd een basislooptijd overeengekomen van 5 jaar, van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2023. Indien het project op laatstgenoemde datum nog niet is beëindigd, wordt de overeenkomst stilzwijgend telkens met één jaar verlengd tot het daadwerkelijke einde van het project, behoudens opzegging door één van de partijen op de vervaldag mits inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden doch mits voorafgaand overleg en akkoord in de stuurgroep.

Voor het overige wordt verwezen naar de Samenwerkingsovereenkomst zelf, die integraal deel uitmaakt van dit besluit. 

* Alle uitgaven die hiervoor zullen worden verricht, zijn afzonderlijke uitgaven/bestellingen vrijgesteld van visum.

Niet van toepassing