In maart waren we het op deze commissie eens dat de verhuur van stedelijke zalen eenvoudiger, gebruiksvriendelijker en efficiënter moet kunnen. De schepen stelde dat met dit doel een digitale tool in ontwikkeling was die in mei gebruiksklaar zou zijn. Ondertussen is deze tool beschikbaar.
De zalenzoeker is per 1 juli gelanceerd. Soft release. Wat wil zeggen, niet met veel communicatie en nog met een beperkt aanbod van zalen in het front-end, dus in de voorkant of het zichtbare gedeelte van de applicatie.
We hebben tijdens de zomervakantie een aantal problemen gekend met de stabiliteit van het front-end maar tegen eind augustus was dit volledig opgelost. Het aantal bezoekers gaat in stijgende lijn. We komen ongeveer aan een 100 tal online bezoekers per dag aan de zalenzoeker momenteel. Dit houdt geen rekening met de rechtstreekse aanvragen binnen de departementen of via Gent info.
Binnenkort gaan we ook starten met Onderwijszalen te ontsluiten en zullen ook privé-zalen kunnen worden opgenomen. Vandaag zijn er 67 zalen raadpleegbaar. We wachten ook nog op een rapport vanuit de klantendiensten van FM om te kijken of de PTI (brandveiligheid) nog bijkomende acties vereist naar deze zalen toe en of ze dan effectief verder kunnen worden opengesteld voor het publiek.
Technisch gezien staan er in backend nog een aantal bugs open die nog moeten gefikst worden maar de problemen zijn gekend en Digipolis werkt eraan verder. Hier is niets blokkerend.
In november is de testfase afgerond en verschijnt er een artikel over de zalenzoeker in het stadsmagazine, is er een flyer gemaakt en komt er nog een bericht in de week van gent (streekkrant), we voorzien ook een berichtje op social media. Deze communicatie-initiatieven worden genomen om de zalenzoeker stilaan voor een breder publiek bekend te maken.
We hebben de vraag gesteld aan Gentinfo of zij speciale reacties ontvangen hebben. Maar tot op heden hebben we nog geen reacties of opmerkingen gehad behalve 1 van een vereniging die de toepassing zeer gebruiksvriendelijk vond.
Beste Annick,
Bedankt voor het doorsturen van het nieuw systeem voor het vastleggen van de zalen.
Na ze te hebben gebruikt vind ik deze zeer gebruiksvriendelijk.
De zalen voor Karnaval Ledeberg 2020 lagen reeds vast.
Voor Karnaval Ledeberg 2021 heb ik ook reeds alles ingevuld.
Met vriendelijke groeten,
Deconinck Pascal
Secretaris Organisatiecomité Karnaval Ledeberg vzw
Wat de gebruiksvriendelijkheid betreft hebben we de indruk dat mensen snel hun weg vinden in de tool. Binnen enkele weken zal er ook een nieuwe versie van de stad gent website verschijnen die conform is aan de Europese regels van ontwerp voor mensen met een beperking. Ook de zalenzoeker zal in dat kader een andere look krijgen.
De medewerkers zitten nog in een aanpassingsfase en organisatorisch dienen nog wat herschikkingen te gebeuren.
Naast het gebruik van het systeem zich eigen te maken, moeten ze ook hun vaste klanten aansporen om hun aanvragen nu via die weg in te dienen. Dit vraagt wel wat tijd maar het evolueert zeker in de goeie richting. Er is voor de medewerkers een sterke centrale ondersteuning op poten gezet zowel op vlak van opleidingen, handleidingen, technische ondersteuning, databeheer en rapporten,… Zij worden daarin dus zeker geholpen.
Afhankelijk van het aantal aanvragen moet dit zeker goed in de gaten worden gehouden of alles werkbaar kan blijven.
Alle opties van vroeger blijven bestaan, we hebben er enkel een extra kanaal aan toegevoegd. Het zoeken naar zalen van de stad op zich is nu ook eenvoudiger want het hele aanbod staat samen.
vr 18/10/2019 - 09:41