De Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (General Data Protection Regulation – GDPR/ Algemene Verordening Gegevensbescherming, verder: AVG) stelt in artikel 28 vast dat wanneer de stad en het OCMW als verwerkingsverantwoordelijke beroep doen op een zogenaamde verwerker die namens de stad en het OCMW een bepaalde verwerking van persoonsgegevens verricht er steeds verwerkersovereenkomst of gelijkaardige rechtshandeling moet voorzien worden die de verwerker ten aanzien van de stad en het OCMW bindt.
Voor wat betreft de verwerkers aangesteld via een overheidsopdracht is dit voorzien via een standaardbepaling in de modelbestekken.
De AVG stelt daarnaast in artikel 26 ook vast dat wanneer twee of meerdere verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk de doeleinden en de middelen van de verwerking bepalen, zij als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken optreden. Ook tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken dient er een onderlinge regeling voorzien te worden waarin de respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de AVG worden vastgelegd.
Om efficiënt om te gaan met vragen tot het sluiten van verwerkersovereenkomsten of overeenkomsten tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, wordt aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn gevraagd om het kader voor de samenwerking met verwerkers en andere verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens goed te keuren en om delegatie aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau te verlenen voor de goedkeuring van dergelijke overeenkomsten volgens artikelen 26 en 28 AVG en in overeenstemming met dat kader.
Aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zal 2 keer per jaar ter kennisgeving een overzicht van de gesloten overeenkomsten bezorgd worden.
Keurt goed het kader voor de samenwerking met verwerkers en andere verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens.
Keurt goed om delegatie aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau te verlenen om binnen het goedgekeurde kader verder concrete invulling te geven in de vorm van een overeenkomst.
Keurt goed om tweemaal per jaar de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn ter kennisgeving een overzicht van de gesloten overeenkomsten met verwerkers en andere verwerkingsverantwoordelijken te bezorgen.