Cultuurconnect, Priemstraat 51, 1000 Brussel, is in opdracht van de Vlaamse overheid bezig met de implementatie van het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) voor de Vlaamse openbare bibliotheken. Het EBS is het sluitstuk van de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken
Na een aanbestedingsprocedure in 2017 gunde Cultuurconnect de realisatie voor het EBS aan OCLC-HKA met de bibliotheeksoftware Wise.
Cultuurconnect keurde op 30 september 2018 de eerste fase van het project goed, een concept om de gekozen software uitgebreid te testen en is nu gestart met de eerste van zeven migratiegolven.
Het project Eengemaakt Bibliotheeksysteem kadert in de overheveling van provinciale bevoegdheden naar de Vlaamse overheid, die Cultuurconnect de opdracht gaf de Provinciale Bibliotheeksysteemomgevingen verder te ondersteunen en al deze applicaties te consolideren in een Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken. Ter realisatie van deze opdracht werden financiële en personele middelen van de provinciebesturen overgeheveld naar Cultuurconnect.
Uiteraard worden de nieuwe digitale basisvoorzieningen onder gelijke voorwaarden toegankelijk voor alle Vlaamse openbare bibliotheken, ongeacht of ze eerder deelnamen aan de provinciale platformen.
De gemeenschappelijke basisinfrastructuur bestaat uit:
De volgende stappen zijn:
1. Kosten voor de Bibliotheek De Krook.
De Vlaamse overheid heeft gekozen voor het laagste van de actuele tarieven dus 0,24 euro per inwoner per jaar om in te tekenen op de volledige Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken. De Bibliotheek De Krook maakt reeds gebruik van diensten van de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur zoals het bibliotheeksysteem, de bibliotheekwebsite, de Open Vlacc en het basispakket verrijkende content voor een totaal bedrag van 69.232,23 euro voor 2018.
Het nieuwe jaarlijkse tarief voor de volledige gemeenschappelijke basisinfrastructuur wordt 62.349,60 euro (0,24 euro x 259.790). Dit bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd op basis van de startindex van 01 januari van het huidige jaar en wordt gebaseerd op de inwonergetallen van 01 januari van het voorgaande jaar).
2. Planning voor de bibliotheek.
De overstap van de bibliotheek naar het EBS is gepland in de zevende migratiegolf die loopt van 01 oktober 2021 tot 31 maart 2022.
3. Het inspraakmodel
Cultuurconnect werkt voor de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur met de bibliotheken samen in een coöperatief model. Alle deelnemers vormen samen een consortium, dat minstens één keer per jaar samenkomt. Het consortium mandateert een stuurgroep voor de aansturing van het project, de prioritisering van de roadmap en de opvolging van de dienstverlening. De stuurgroep komt (twee)maandelijks samen en rapporteert aan het consortium. De dagelijkse werkzaamheden voor de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur zijn in handen van het team van Cultuurconnect, dat samenwerkt met verschillende werkgroepen van bibliotheekmedewerkers. De samenstelling van de stuurgroep en werkgroepen is terug te vinden op de website van Cultuurconnect (http://www.cultuurconnect.be).
4. Nieuwe samenwerkingsmogelijkheden voor de bibliotheek.
Niettegenstaande het coöperatieve inspraakmodel en het streven naar schaalvoordeel in een Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur, is het EBS opgezet om de lokale autonomie van elke bibliotheek zoveel mogelijk te respecteren. In het EBS kan elke bibliotheek bijv. zelf zijn uitleenreglement bepalen.
De eengemaakte software biedt evenwel ook veel nieuwe kansen voor samenwerking tussen bibliotheken die dat wensen.
Cultuurconnect biedt vijf modellen met gradaties van samenwerking aan vanuit het perspectief van de leden van de bibliotheek.
De Bibliotheek De Krook valt onder groep 4: bibliotheek met samenwerkingsverband. Onder de bibliotheek valt de hoofdbibliotheek en alle 14 wijkbibliotheken.
5. Inkijk in de migratiewerkzaamheden.
Cultuurconnect schat dat de tijdslijn een zestal maanden zal duren en geeft transparant migratie-mijlpalen mee.
6. Overeenkomst.
Cultuurconnect werkt tegen eind dit jaar samen met de stuurgroep van bibliotheken aan een voorstel van overeenkomst voor de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken. Die overeenkomst bevat alle bepalingen over de exacte invulling van de dienstverlening, financiering, eigendom van data, GDPR, SLA, enz. Op basis van dit contract vraagt Cultuurconnect om formeel in te tekenen op het EBS en de Gemeenschappelijk Basisinfrastructuur. De deadline hiervoor werd gesteld 1 april 2019.
Het EBS is voordeliger en innovatiever dan het huidige systeem VUBIS, daarom wordt de goedkeuring gevraagd aan de gemeenteraad aan deze intentie.
Het college van burgemeester en schepenen legt de intentie tot aansluiting op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) en de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken vanaf 01 april 2019, op grond van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, art. 55, voor advies voor aan de Cultuurraad.
Keurt goed de intentie tot aansluiting op het Eengemaakt Bibliotheeksysteem (EBS) en de Gemeenschappelijke Basisinfrastructuur voor openbare bibliotheken vanaf 1 april 2019.