Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 177,1e lid, 1°, artikel 266 en artikel 273.
Besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids-en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018, artikel 99.
Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 266, 3e lid, en artikel 273.
Artikel 266 van het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande kasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel directeur.
De financieel directeur onderzoekt daartoe, in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 177, 1e lid, 1° van het Decreet over het lokaal bestuur, in volle onafhankelijkheid de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis. Door het visum te verlenen bevestigt de financieel directeur de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis.
De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgesteld zijn door de Vlaamse regering, en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting (artikel 266 Decreet over het lokaal bestuur).
In het besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen van 30 maart 2018 werd in artikel 99 de uitsluiting van de visumverplichting als volgt geregeld:
"De raad kan de volgende categorieën van verrichtingen niet uitsluiten van de visumverplichting:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan € 50.000;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan € 25.000
6° de investeringssubsidies waarvan het bedrag hoger is dan € 10.000
(…)"
Gelet op de delegaties naar departements- en diensthoofden in het kader van het dagelijks bestuur (cfr. GR-besluit d.d. 22 januari 2018 Hervaststelling dagelijks bestuur, CBS d.d. 25 januari 2018 en secretarisbesluit d.d. 25 januari 2018):
én het feit dat er over de aangelegenheden van dagelijks bestuur 4 maal per jaar gerapporteerd wordt aan het college van burgemeester en schepenen in de vorm van een overzicht van alle bestellingen en er aanvullend jaarlijks een steekproefcontrole op de naleving van de procedures wordt uitgevoerd door het Departement Financiën, heeft de gemeenteraad op 22 januari 2018 beslist dat alle verbintenissen van stadsdiensten met een waarde van minder dan 30.000 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget, met uitzondering van subsidies en daden van beschikking van onroerende goederen, uitgesloten werden van de visumverplichting.
De OCMW-raad heeft op 13 mei 2015 en 8 december 2016 beslist dat alle verbintenissen met een waarde van minder dan 30.000 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget, met uitzondering van investeringssubsidies, uitgesloten werden van de visumverplichting.
De financieel directeur adviseert om met ingang van 1 januari 2019 het visum ook van toepassing te maken op de exploitatiesubsidies en daden van beschikking met een bedrag kleiner dan 30.000 euro voor OCMW. Zo worden voor Stad en OCMW dezelfde categorieën uitgesloten van de visumplicht, zijnde:
Alle verbintenissen met een waarde van minder dan 30.000 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget, met uitzondering van subsidies en daden van beschikking van onroerende goederen.
Aanvullend blijven voor OCMW ook onderstaande categorieën uitgesloten van de visumplicht:
- Tewerkstellingen met toepassing van art. 60, §7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
- Tewerkstellingen ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor maximum vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk 4, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Artikel 266, §2 van het Decreet over het lokaal bestuur bepaalt aanvullend dat de financieel directeur het visum kan verlenen onder voorwaarden, mits hij zijn beslissing voldoende motiveert. De financieel directeur adviseert om het visum onder voorbehoud toe te passen voor dossiers waarvoor geen of onvoldoende krediet beschikbaar is en waarvoor cumulatief aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
Er is een gegronde reden om nu reeds besluitvorming te initiëren
Het kredietprobleem kan niet opgelost worden door een kredietverschuiving binnen het behandelend departement of binnen de desbetreffende POD.
De volledige financiële gevolgen van het dossier zijn gekend en er is engagement om de nodige kredieten bij een volgende budgetronde te voorzien.
Het (eerste) transactiemoment zal pas plaatsvinden nadat de voorwaarden die door de financieel directeur werden opgelegd, kunnen voldaan worden. Concreet betekent dit bv. dat de werken pas starten nadat de eerstvolgende budgetronde werd goedgekeurd en de nodige kredieten beschikbaar zijn voor betaling van de facturen.
De aanvrager schrijft een grondige motivering. In de motivering wordt minstens opgenomen waarom de timing van het visumdossier niet gewijzigd kan worden (bv. naar moment dat er wel budget beschikbaar is), wat reeds werd bekeken om het krediettekort op te lossen en wanneer en hoe het krediettekort zal opgelost geraken.
Ook voor dossiers waarin omwille van andere gegronde redenen het visum maar mits voorwaarden kan worden toegekend, kan het visum onder voorbehoud toegepast worden. In elk geval motiveert de financieel directeur omstandig zijn beslissing. Er zal jaarlijks gerapporteerd worden aan de gemeenteraad over de desbetreffende dossiers.
Het Departement Financiën volgt de dossiers met visum onder voorbehoud nauwgezet op en gaat na of de voorwaarden tijdig vervuld worden. Aanvullend zal jaarlijks gerapporteerd worden aan de gemeenteraad over de desbetreffende dossiers.
Akkoord met voorstel opgenomen in voorliggend besluit.
Keurt goed dat onderstaande categorieën worden uitgesloten van visumverplichting:
- Alle verbintenissen met een waarde van minder dan 30.000 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget, met uitzondering van subsidies en daden van beschikking van onroerende goederen.
- Tewerkstellingen met toepassing van art. 60, §7, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
- Tewerkstellingen ter uitvoering van andere werkgelegenheidsmaatregelen van hogere overheden voor maximum vier jaar, in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in hoofdstuk 4, afdeling 1, van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, of in het kader van de opdracht van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artikel 8, 9 of 13, van de wet van 26 mei 2002 betreffende het recht op maatschappelijke integratie.
Keurt goed dat de financieel directeur een visum onder voorbehoud toekent, mits hij zijn beslissing omstandig motiveert, voor onderstaande gevallen:
- Voor dossiers waarvoor geen of onvoldoende krediet beschikbaar is en waarvoor cumulatief aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
Er is een gegronde reden om nu reeds besluitvorming te initiëren
Het kredietprobleem kan niet opgelost worden door een kredietverschuiving binnen het behandelend departement of binnen de desbetreffende POD.
De volledige financiële gevolgen van het dossier zijn gekend en er is engagement om de nodige kredieten bij een volgende budgetronde te voorzien.
Het (eerste) transactiemoment zal pas plaatsvinden nadat de voorwaarden die door de financieel directeur werden opgelegd, kunnen voldaan worden. Concreet betekent dit bv. dat de werken pas starten nadat de eerstvolgende budgetronde werd goedgekeurd en de nodige kredieten beschikbaar zijn voor betaling van de facturen.
De aanvrager schrijft een grondige motivering. In de motivering wordt minstens opgenomen waarom de timing van het visumdossier niet gewijzigd kan worden (bv. naar moment dat er wel budget beschikbaar is), wat reeds werd bekeken om het krediettekort op te lossen en wanneer en hoe het krediettekort zal opgelost geraken.
- Voor dossiers waarin omwille van andere gegronde redenen (evaluatie door de financieel directeur) het visum maar mits voorwaarden kan worden toegekend.
De gemeenteraad heft het besluit nr. 65 van 22 januari 2018 over de bepaling van categorieën van verrichtingen die uitgesloten zijn van visum op, met ingang van 1 januari 2019.
De raad voor maatschappelijk welzijn heft de besluiten nr. 137 van 13 mei 2015 en nr. 378 van 8 december 2016 over de visumplicht op, met ingang van 1 januari 2019.