2019_GRMW_00269 - Overeenkomsten betreffende het deelnemen aan een testfase van een registratietool van Streetsmart - Goedkeuring

Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

 Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 40, § 1.

Dienst Outreachend Werken wenst over te gaan tot de ondertekening van een overeenkomst met StreetWize in functie van de proof of concept van hun registratietool Streetsmart. De Dienst Outreachend werken is samen met Digipolis op zoek naar een nieuwe registratiesysteem voor de dienst, gemakkelijk te gebruiken op het veld, met voldoende informatie in functie van werking en beleid. Deze overeenkomst kadert in de zoektocht naar een goed registratiesysteem, waarbij een gratis testing van een programma voor veldwerkers wordt uitgevoerd om zo beter zicht te krijgen op de noden van de dienst. Er wordt met deze testing geen aankoopverbintenis aangegaan. Indien in een latere fase beslist wordt een programma aan te kopen, zal hiertoe een marktbevraging gebeuren.

In functie van de ondertekening werd advies gevraagd over de dataprocessing aan Seppe Vansteelandt, functionaris voor gegevensbescherming en Bram Verdegem, Security Officer Digipolis. Het advies was positief, mits benoeming van een aantal risico's, het advies werd toegevoegd in bijlage.

Streetwize, mobile school heeft in functie van de vele straathoekwerk projecten die zij wereldwijd ondersteunen getracht een systeem op poten te zetten dat toegankelijk is en waar een duidelijk doelstellingenkader achter zit met betrekking tot het zichtbaar maken van resultaten van werkingen zoals straathoekwerk. Ze kwamen tot de ontwikkeling van 'streetsmart'. Zij zijn op zoek naar partners die bereid zijn de tool uit te testen. In onze zoektocht naar een tool waarbij niet altijd duidelijk is wat nu het meest werkbaar is, wat voor veldwerkers toepasbaar is en welke aspecten we willen integreren. Testen van deze tool creëert in die zin voor ons de mogelijkheid een aantal zaken uit te testen op hun werking en creëert daarom een win- win situatie.

De Dienst Outreachend Werken zal gedurende een periode van maximaal 6 maanden en met een beperkte groep medewerkers van ieder team deelnemen aan de Proof of concept. Er zal, zoals gevraagd in het advies, gebruik gemaakt worden van de wachtwoordpolicy van de Stad Gent. De gegevens die ingevoerd zullen worden tijdens de Proof of concept zullen grotendeels fictioneel zijn, aangezien het om een testing gaat. Er worden geen adresgegevens van personen ingevoerd in de datatbase.

Om aan de gratis testing deel te kunnen nemen, dienen er twee overeenkomsten ondertekend te worden: een gegevensverwerkingsovereenkomst en een licentieovereenkomst voor eindgebruikers.