Het lokaal jeugdwelzijnswerk van de Stad Gent verloopt via een subsidieovereenkomst met vzw Jong. De huidige overeenkomst loopt van 01/07/2014 tot en met 31/12/2019. In de loop van dit jaar moet dus een nieuwe meerjarige samenwerkingsovereenkomst worden afgesloten.
Het schepencollege besliste op 28/02/2019 om een externe consultant aan te stellen voor vzw Jong. De organisatie kampt blijkens het collegebesluit met een aantal ernstige uitdagingen:
"Voor de uitvoering van een deel van de operationele doelstelling doet Stad Gent beroep op vzw Jong. Momenteel worden de inhoudelijke resultaten opgelegd in de samenwerkingsovereenkomsten met vzw Jong wel gehaald, maar kampt de organisatie met een aantal uitdagingen:
- Nood aan formalisering van de werking van de organisatie
- Nood aan professioneel financieel beheer
- Een financieel tekort
- Herstel van het vertrouwen tussen personeel, het middenkader, directie en bestuur
In voorbereiding van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst en gezien het belang van de vzw voor de uitvoering van meerdere operationele doelstellingen voor Stad Gent, is er nood aan consultancy bij vzw Jong. De opdrachten zijn:
- Juiste bepaling van de inkomende geldstromen en de toewijzing ervan aan de opdrachten waarvoor ze initieel bestemd waren of zijn
- Toetsing van de bestaande budgetteringstechnieken en controlemechanismen
- Juiste bepaling van de nodige personeelsinzet op basis van opdrachten en financiën
- Werklastmeting om eventuele over- of onderfinanciering te detecteren
- Voorstellen ter remediëring opdat op korte termijn een budgettair evenwicht kan gerealiseerd worden in hoofdzaak in functie van het te voeren personeelsbeleid
- Adviseren/begeleiden van de leiding van de vzw in het opzetten van een geschikte bedrijfscultuur en/of methodieken om al het voorgaande te realiseren"
Dat de vzw Jong kampt met financiële moeilijkheden wordt bevestigd door het verslag (24/06/2018) van de commissaris/bedrijfsrevisor over de Jaarrekening 2017. De commissaris/bedrijfsrevisor spreekt het oordeel ‘onthouding’ uit, wat uitzonderlijk is. Deze onthouding wordt als volgt gemotiveerd:
"De kwaliteit van het boekhoudsysteem van de vereniging is niet toereikend, meer in het bijzonder is er:
(a) het ontbreken van betrouwbare externe controle informatie (ISA 505) en
(b) geen betrouwbaar intern beheersingsmechanisme dat aansluit bij de respecteren verplichtingen inzake te ontvangen werkingssubsidies.
Deze tekortkoming heeft een invloed van materieel belang op de jaarrekening als geheel. Wij zijn niet in staat geweest om via alternatieve controlewerkzaamheden de betrouwbaarheid en de volledigheid van de in de jaarrekening opgenomen rubrieken na te gaan, hetgeen ons niet toelaat te concluderen dat de jaarrekening vrij is van een afwijking van materieel belang.
Rekening houdend met deze omstandigheid en gevolg gevend aan de vereiste in artikel 144, §1, 2° van het Wetboek van vennootschappen, dienen wij te besluiten dat wij van het bestuursorgaan en van de aangestelden van de vereniging niet de vereiste ophelderingen en inlichtingen verkregen ter reconciliatie."
Tegelijk is op de website van de vzw Jong te lezen dat de functies van algemeen directeur en zakelijk adjunct, alsook de functies binnen de coördinatiecel, momenteel allemaal ad interim worden ingevuld. De achtergrond hiervan is onduidelijk.
Dit alles doet vragen rijzen over de werking van vzw Jong:
1. Waaruit bestaan de financiële problemen (tekorten, beheer, …) bij vzw Jong? Sinds wanneer heeft de schepen hier weet van? Het revisorverslag dateert al van juni vorig jaar: waarom wordt er nu pas ingegrepen?
2. Kan de schepen de problemen toelichten die zich stelden of nog steeds stellen op vlak van ‘vertrouwen tussen personeel, het middenkader, directie en bestuur’? Is er een verband met de genoemde ad interim-invulling van de topfuncties binnen de vzw? Wanneer en via welke procedure zullen voor die functies definitieve aanwervingen gebeuren?
3. Kan de schepen de problemen toelichten die er waren of nog steeds zijn op vlak van het besteden van de beschikbare budgetten aan de opdrachten waarvoor ze bestemd zijn? In welke mate was dit niet het geval?
4. Kan de schepen een volledig overzicht bezorgen van alle financiële stromen tussen de Groep Gent en de vzw Jong in de periode 2013-2019?
5. Kan de schepen de verslagen van de raad van bestuur en algemene vergadering van de vzw Jong bezorgen voor de periode 2013-2019?
6. Is de schepen van mening dat ze vzw Jong van voldoende nabij heeft opgevolgd? Is de schepen van mening dat het stadsbestuur een voldoende zicht had op de werking van en de besteding van middelen door de vzw Jong? Welke pijnpunten zijn of waren er eventueel? Moet de verhouding tussen de stad en de vzw Jong in haar ogen herzien worden?
7. Wat is het traject voor het opstellen van een nieuwe samenwerkingsovereenkomst voor het stedelijke jeugdwelzijnswerk? Welke rol zal de jeugdraad hierin spelen (vb. qua evaluatie van de voorbije samenwerking met vzw Jong en qua prioriteiten voor de toekomst)? Zal een ontwerpversie van de overeenkomst eerst aan de commissie/gemeenteraad voorgelegd worden, zodat raadsleden nog input kunnen leveren voor de finale overeenkomst?
We hebben het van heel nabij opgevolgd, zowel vanuit het stadsbestuur (jeugddienst) als het bestuur van vzw Jong. Vandaar mijn voorstel om het hier te behandelen i.p.v. via een schriftelijke vraag, om het in alle transparantie te kunnen bespreken.
Er zijn issues die moeten aangepakt worden, vandaar de audit die in samenspraak met vzw Jong werd aangevraagd.
De opdracht van vzw Jong is de afgelopen jaren uitgebreid, dit verklaart waarom het totale subsidieverdrag zo sterk steeg doorheen de jaren. Op 6 jaar tijd is er een toename van 700.000 euro aan subsidies. Het totaal van de subsidies aan vzw Jong vanuit de stad is jaarlijks ongeveer 3 miljoen euro, waarvan 2,3 miljoen euro vanuit het jeugdbeleid - het overzicht wordt nog schriftelijk bezorgd. Maar er zijn ook addenda en andere convenanten, zoals met de Sportdienst (buurtsport), Dienst Preventie voor Veiligheid ikv trajectbegeleiding. Er zijn dus verschillende convenanten afgesloten en verschillende subsidiestromen. Daar tegenover staan uiteraard heel specifieke opdrachten. Daarover gaat de vraag naar geldstromen in de audit. Er zijn heel veel verschillende overeenkomsten, met telkens verschillende voorwaarden die daar tegenover staan. Vandaar het idee, dat nog verder moet onderzocht worden, om in de toekomst met één masterconvenant te werken. Omdat het nu heel ingewikkeld wordt, zowel voor stadsdiensten om dit allemaal op te volgen als de administratie van vzw jong.
Voor alle duidelijkheid: Alles wat er verwacht wordt van vzw jong wordt ook gedaan. In de praktijk, en dat zie je in de evaluatieverslagen die hier steeds worden geagendeerd, blijkt dat vzw Jong zelfs meer doet.
Dus alle afspraken worden nagekomen. Dat siert de jeugdwerkers. Er zijn veel kinderen en jongeren in Gent, ook het aantal kwetsbare kinderen en jongeren stijgt helaas. Vzw Jong gaat iedere keer in op die noden. Dat is ook de reden waarom het subsidiebedrag stijgt, omdat de nood gegroeid is, en er daardoor nood is aan bijkomende opdrachten.
Maar toch heeft dit geleid tot een financieel niet evidente situatie. Tegelijk: de anciënniteitskost van het personeel neemt toe. Dat is ook bij Samenlevingsopbouw en andere organisaties het geval die een soortgelijke enveloppefinanciering hebben met de stad. De subsidie is gekoppeld aan de opdracht, maar niet aan een loonbarema en anciënniteit die automatisch mee evolueert.
Daarnaast was er de thematiek van de loonindexering in de vorige legislatuur en dat had te maken met de financiële situatie van de stad. Daarbij was er voor een aantal jaren een stads brede maatregel, waarbij de jaarlijkse verhoging van de subsidie een stuk achter liep op de reële index. In 2017 werd beslist om dit recht te zetten, zowel voor de voorgaande als toekomstige jaren van de subsidieovereenkomst.
Deze ingreep is gebeurd en toont aan dat het van heel nabij is opgevolgd. Niet alleen vanuit de Jeugddienst. Ook vanuit mijzelf en het kabinet. Er zijn heel veel contacten geweest, waarbij vzw Jong aangaf dat ze met een financieel niet evidente situatie zitten.
Er waren ook tegenvallers, zoals maatregelen van bovenlokale overheden die een negatief effect hadden op budgeten van vzw Jong. Ook dat had impact op het budget. Dit zorgde ervoor dat we als lokale overheid het tekort niet volledig konden compenseren.
Dit heeft ervoor gezorgd dat we in 2017 die ingreep beslist hebben rond de indexering en beslissing om, net zoals de stad moet doen, ervoor te zorgen dat tegen het einde van de legislatuur de rekening klopt in functie van de volgende legislatuur. Er zijn een aantal maatregelen genomen, met enkele lastige beslissingen, ikv de reorganisatie van de werking door de rvb, die ervoor zorgde dat er waarschijnlijk een begroting in evenwicht kan bereikt worden in 2019.
Als ik, zonder in detail te gaan, kan ingaan op de vraag naar de relatie middenkader, directie, bestuur en dit in verband met de personeelswissels en de financiële situatie: Ja, dit heeft grote druk gezet op de organisatie. Zo’n reorganisatie doorvoeren is niet evident. De afgelopen jaren waren voor de werking van vzw jong lastig. Er is heel veel tijd en energie gestoken in dit proces, in het personeel daarin meenemen.
Het is ook een lastig verhaal: De subsidies nemen duidelijk toe, maar toch zijn er problemen door de sterker stijgende personeelskosten. In heel veel ander organisaties zou dit geleid hebben tot veel gedoe, massale blinde afvloeiingen ed. Hier heeft men dit geprobeerd om op een heel zorgzame manier aan te pakken. Maar het blijft een moeilijke beslissing.
Het opgezette besparingsproces was niet zuiver top-down vanuit de raad van bestuur of de directie. Zo werden ook basiswerkers betrokken. Er was ook inbreng van de stad, op verschillende manieren.
Sinds een half jaar is er een deelname vanuit de stad aan de raad van bestuur. Let op, ze blijven een autonome vzw. Wat het ontstaan betreft: vroeger waren er heel veel kleine organisatie die werkten met kwetsbare kinderen en jongeren in Gent, in verschillende wijken. Mijn voorganger collega De Regge heeft dit traject opgestart om de fusie aan te gaan omdat een bundeling van overheadkosten meer ruimte geeft aan basiswerkingen.
Maar het blijft een autonome vzw. Maar omwille van de uitdagingen is er beslist om het departementshoofd van Onderwijs adviserend deel uit te laten maken van de raad van bestuur. Bijkomend werd vanuit de stad ondersteuning geboden van een financieel medewerker. Dit om een aantal zaken in goede banen te leiden. Er is bovendien dagdagelijkse communicatie met de Jeugddienst.
Waarom dan de audit? Omdat we denken, en dat is ook het aanvoelen van vzw jong en daarom is dit in onderling overleg beslist, dat er nood is aan een externe instantie om met het oog op het opmaken van een nieuwe subsidieovereenkomst te gronde de financiële situatie te bekijken. De audit wordt dus niet eenzijdig opgelegd vanuit de stad.
We rekenen erop dat de audit antwoorden kan geven op vragen zoals ons aanvoelen dat het beter is om naar 1 masterconvenant te gaan, de vraag hoe het zit met het mechanisme van de anciënniteit en hoe daarop in te spelen zonder de aanwezige expertise binnen de organisatie te verliezen. Er zijn dus een reeks vragen waarvoor we extern advies willen inwinnen om de organisatie “goed” te zetten voor de komende 6 jaar met het oog op het aangaan van een nieuwe subsidie-overeenkomst. Bijkomend willen we als stadsbestuur een objectieve inschatting van wat we vragen aan opdrachten aan vzw Jong en of daartegenover de juiste financiële middelen staan. M.a.w.: wat is de kostprijs om die opdrachten uit te voeren en welke subsidie moet de stad Gent daar tegenover zetten. Er ging enige tijd tussen de beslissing om een audit te laten uitvoeren en de initiële opdracht, omdat we dit grondig wilden afstemmen met vzw Jong.
Er is met het oog op het convenant een inhoudelijk oefening gestart, dat breder gaat dan enkel vzw Jong. De vraag wat is de eigenheid van het jeugdwelzijnswerk en wat is jeugdwerk? Wat kan je verwachten van vrijwilligers en vanaf wanneer moet er met professionals gewerkt worden? Soms wordt ook de vraag gesteld waarom het net 1 grote organisatie is die dé partner is van de stad. Hoe ga je om met nieuwe organisaties die van onderop ontstaan en zich richten op kwetsbare kinderen en jongeren? Het is niet evident om daarop snel te antwoorden en in te spelen net omwille van de fusie. We krijgen daarover vragen, maar ook over de rechtspersoonlijkheid en de vraag of je dan voldoende impact hebt op een autonome vzw. Daarover zijn we, los van de audit, een inhoudelijk traject aan het opzetten. We willen met stadsdiensten, organisaties en vzw Jong zelf daarvan van gedachten wisselen.
Maar een aantal dingen zijn voor mij belangrijk en dienen in het traject aan bod te komen: namelijk het feit dat het vaak gaat om organisaties die van onderop zijn ontstaan, vanuit de kracht van het jeugdwerk en feit dat het door de jongeren zelf wordt opgenomen, die vaak emancipatorisch werken, het is meer dan enkel bezighouden van kinderen en jongeren, het gaat vaak over organisaties die heel actief met kwetsbare jongeren aan de slag gaan en vaak ook met aandacht voor structuur veranderend werken.
Wat de vraag betreft om van gedachten te wisselen voordat het convenant af is. Uiteraard wordt de subsidie-overeenkomst ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeenteraad en zal voorafgaand daarover van gedachten gewisseld kunnen worden in de commissie. We zullen onze tijd nodig hebben om tot nieuwe subsidieovereenkomsten te komen binnen het jeugdwelzijnswerk. Vandaar dat we moeten bekijken of er eventueel met een tussentijdse overeenkomst moet gewerkt worden.
Wat de vraag betreft over de jeugdraad: daar is tot nog toe geen expliciete rol voor weggelegd. Het is dan ook complexe materie. Maar we kunnen die vraag stellen aan de jeugdraad en als ze willen, moeten ze daar zeker een rol in kunnen spelen. Vzw Jong neemt ook deel aan de open jeugdraden, dus die link is er. Jong was vorige week trouwens vertegenwoordigd met enkele jeugdwelzijnswerkers én een jongere.
Wat de dialoog betreft wil ik nog beklemtonen dat het van belang is om de politieke bespreking te voeren in de gemeenteraad en de commissie en niet rechtstreeks met de organisaties. Fracties mogen de vraag stellen om in gesprek te gaan met vzw Jong. En Jong is een autonome vzw die zelf mag beslissen met wie ze al dan niet in gesprek zullen gaan. Maar als het specifiek gaat over input voor het convenant, dan is dit orgaan de plek om de politiek te bespreken.
wo 20/03/2019 - 16:03