Ten gevolge van de inwerkingtreding van de Algemene Verordening Gegevensbescherming op 25 mei 2018 hebben de Vlaamse en federale wetgever wijzigingen aangebracht aan de manier waarop persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden tussen verschillende organisaties. Er wordt nu voorzien in een systeem van protocollen, die de voorwaarden en modaliteiten van de uitwisseling bepalen.
Op Vlaams niveau heeft het AVG-decreet van 8 juni 2018 een wijziging aangebracht aan het Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer (verder: egovdecreet). Artikel 8 bepaalt dat er voor de uitwisseling van persoonsgegevens tussen Vlaamse instanties een protocol nodig is.
Op federaal niveau voorziet de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (verder: gegevensbeschermingswet), artikel 20, een gelijkaardige regeling wat betreft de uitwisseling met federale instanties en andere organisaties.
Om efficiënt met vragen over de uitwisseling van persoonsgegevens om te gaan wordt aan de gemeenteraad/OCMW-raad gevraagd om het kader voor de uitwisseling van persoonsgegevens met andere organisaties goed te keuren en om delegatie aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau te verlenen voor de goedkeuring van protocollen volgens het egovdecreet en de gegevensbeschermingswet in overeenstemming met dat kader.
Aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn zal 2 keer per jaar ter kennisgeving een overzicht van de gesloten protocollen bezorgd worden.
Keurt goed het kader voor de uitwisseling van persoonsgegevens met andere organisaties.
Keurt goed om delegatie aan het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau te verlenen om binnen het goedgekeurde kader verder concrete invulling te geven in de vorm van een protocol.
Keurt goed om tweemaal per jaar de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn ter kennisgeving een overzicht van de gesloten protocols te bezorgen.