Op 17 april 2018 ontving de Stad Gent via e-mail een deel van de contractdocumenten, met de vraag om die uiterlijk 15 mei 2018 ondertekend terug te bezorgen. Op 15 mei ll. werd de voorverkoop op gang getrokken met een persconferentie. Vanaf 1 juni kunnen deze museumpassen reeds gebruikt worden als toegangsbewijs in de deelnemende musea. Vanaf eind september 2018 zal de verkoop van de museumpas officieel van start gaan.
Gezien op 15 mei nog niet alle nodige bijlagen bij het contract zaten, en de Stad eerst een demo van het systeem wenste in functie van vlotte implementatie en nog enkele contractbepalingen wilde bespreken, hebben de Gentse musea de timing voor de voorverkoop niet gehaald. Wat voorligt is het onderhandelde contract, zoals besproken op verschillende bijeenkomsten met de cvba Publiq in juni en juli.
Er werd voor gekozen om, aanvullend op de samenwerkingsovereenkomst en de algemene voorwaarden, ook bijzondere voorwaarden op te maken. Aangezien er bepaalde financiële bepalingen enkel in de algemene voorwaarden terug te vinden zijn, met als gevolg dat deze eenzijdig te wijzigen zijn door de cvba, werden deze hernomen in de bijzondere bepalingen. Samengevat gaat het over volgende bepalingen en afwijkingen:
De samenwerkingsovereenkomst met museumPASSmusées cvba voor het aanbieden van de museumpas in de Sint-Pietersabdij wordt tevens voor advies voorgelegd aan de Cultuurraad op grond van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, art. 55.
Keurt de overeenkomst en de bijlagen (algemene voorwaarden, gebruiksovereenkomst apparatuur en bijzondere voorwaarden) met museumPASSmusées cvba, Sainctelettesquare 19, 1000 Brussel, goed, zoals toegevoegd in bijlage en integraal deel uitmakend van dit besluit.