2018_GR_00920 - Nieuw reglement over de jaartoelating voor tijdelijke inname van parkeerplaatsen - Goedkeuring

• Het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 2.

• Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 3.

I. Context en achtergrond van de jaarvergunningen

De politieverordening van 19 maart 1990 op de privatieve ingebruikneming van de openbare weg van de Stad Gent, laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 20 februari 2017, bepaalt dat niemand de openbare weg op privatieve wijze in gebruik mag nemen of gebruiken zonder voorafgaande schriftelijke vergunning van de bevoegde overheid (artikel 1). Het politiereglement van 3 december 1991 betreffende de uitvoering van werken, laatst gewijzigd in de gemeenteraad van 20 februari 2017, preciseert dit verder voor werken op de openbare weg en werken die gepaard gaan met een private ingebruikneming van de openbare weg (artikel 10, 1ste lid). Men dient deze vergunning aan te vragen bij de Dienst Wegen, Bruggen & Waterlopen, afdeling Innames Publieke Ruimte (IPR).

Naast de reguliere vergunningsprocedure voorzien het politiereglement van 3 december 1991 (artikel 10, 2de lid) en het reglement van 24 juni 2003 op werken aan nutsvoorzieningen op het gemeentelijk openbaar domein van de Stad Gent in de mogelijkheid om voor kleine nutswerken een toelating of goedkeuring op jaarbasis te bekomen (artikel 2.2). Bovendien heeft de Stad doorheen de jaren ook tal van andere 'jaarvergunningen' uitgereikt voor bepaalde innames in het kader van werken (bvb. leveren van bouwcontainers, plaatsen van signalisatie) of verhuizingen.

Jaarvergunninghouders kunnen op het grondgebied van de stad Gent werken uitvoeren en/of parkeer(verbods)borden of andere signalisatie plaatsen, buiten de reguliere vergunningsprocedure om. Aan deze gunstige regeling zijn wel voorwaarden verbonden, zoals een maximumduur van 5 kalenderdagen, bepaalde maximumlengte of oppervlakte van de inname, geen of beperkte hinder voor het verkeer en verplichte voorgaande melding per mail.

Momenteel zijn er in Gent 296 jaarvergunningen in omloop, opgedeeld als volgt: Containers (62), Verhuis (16), Signalisatie (129), Werken 3de en 4de categorie (52), Werken 6de categorie (29) en Andere (8). Het is een complex kluwen dat zonder omvattend kader is gegroeid en quasi onbeheersbaar is geworden. De voorwaarden worden vaak met de voeten getreden en heel wat jaarvergunninghouders nemen het ook niet nauw met de meldingsplicht. Bovendien is zelfs tijdig gemeld gebruik op mailbasis, gezien het volume moeilijk bij te houden. 

II. Impact op het openbaar domein en het minderhinder-beleid

De Stad zet sterk in op een minderhinder-beleid, met aandacht voor zowel mobiliteit, veiligheid als leefbaarheid. Om conflicterende innames en overmatige hinder zo veel mogelijk te voorkomen, is het noodzakelijk om een compleet overzicht te hebben van het gebruik van het openbaar domein. Innames onder jaarvergunning zijn wat dat betreft nog grotendeels een blinde vlek.

De impact op het openbaar domein is bijzonder groot (niet in het minst wat betreft de inname van parkeerplaatsen), maar valt gezien de beperkingen van het huidige systeem niet exact te meten. Ruw geschat is het aannemelijk dat de container- en verhuisbedrijven met een jaarvergunning alleen al jaarlijks gemakkelijk 20.000 innames per jaar verrichten. De innames voor kleine nuts- en infrastructuurwerken (bvb. aansluitingen en herstellingen) onder jaartoelating liggen in dezelfde grootorde.

Ter vergelijking: in 2017 behandelde de IPR via de reguliere procedure 13.886 vergunningsaanvragen, waarvan 8.958 met een tijdelijk parkeerverbod. Maar ook dit geeft geen volledig beeld, want op basis van praktijkervaring in het kader van klachten en controles vermoedt IPR dat ongeveer de helft van de tijdelijke parkeer(verbods)borden in Gent gewoon onvergund geplaatst worden.

III. Naar een optimalisering van het jaarvergunningensysteem

IPR - de voormalige Dienst Administratie - is in 2017-2018 grondig gereorganiseerd en kreeg de opdracht om alle innames van publieke ruimte in Gent te coördineren (zonder afbreuk aan de vergunningsbevoegdheid van de Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren - hierna: EFMF). Vanuit deze positie is IPR dé spil geworden van het minderhinder-beleid van de Stad.

Verder is sterk geïnvesteerd in MoniTHOR, een krachtige toepassing op kaartbasis voor het beheer van alle innames van publieke ruimte en bijhorende vergunningen in Gent, met een digitale poort voor de aanvragers. Via MoniTHOR wordt de samen- en wisselwerking tussen IPR, het Mobiliteitsbedrijf (VTT) en ondertussen ook EFMF verder gestroomlijnd. Andere stadsdiensten en -partners (brandweer, politie, IVAGO, De Lijn, ...) hebben via een raadpleegloket toegang tot de MoniTHOR-kaart. Voor het bredere publiek is op basis van MoniTHOR-data een vereenvoudigde informatiekaart gelanceerd voor vergunde parkeerverboden. 

Deze evoluties laten toe om conflicten tussen en hinder door innames van publieke ruimte beter te voorkomen, beperken of regisseren. Een volgende stap is de optimalisering van het jaarvergunningensysteem, op basis van de volgende overwegingen:

• Het actuele systeem is zoals hoger beschreven onbeheersbaar en dus niet te verzoenen met het minderhinder-beleid dat de Stad voert.

• De huidige opdeling van de jaarvergunningen is voorbijgestreefd. Zo gaat de categorie 'Signalisatie' over het plaatsen van parkeer(verbods)borden, terwijl deze activiteit accessoir is aan de eigenlijke innames onder jaarvergunning dan wel op basis van een reguliere vergunning (containers, verhuizingen, innames door werven, nutswerken, ...). De noties 'Werken 3de en 4de categorie' en 'Werken 6de categorie' zijn dan weer gebaseerd op het M.B. van 7 mei 1999 betreffende het signaleren van werken en verkeersbelemmeringen op de openbare weg, terwijl de hinder van innames binnen elk van deze categorieën heel sterk kan variëren. De activiteiten waarvoor het nuttig is om de figuur van de 'jaarvergunning' (hierna: 'jaartoelating') te behouden, zijn in essentie de volgende: (i) innames van parkeerplaatsen door ondernemingen die op regelmatige basis goederen of diensten leveren in het kader van bouwwerken of verhuizingen (bvb. plaatsen van bouwcontainers of verhuisliften), en (ii) innames voor de uitvoering van kleine nuts- en infrastructuurwerken.  

• Voor een gecoördineerde minderhinder-werking is het absoluut noodzakelijk om ook alle innames onder jaartoelating in beeld te krijgen. Ter vervanging van het huidige meldingssysteem wordt daarom een nieuw digitaal loket ontwikkeld, zodat elk gepland gebruik op de MoniTHOR-kaart verschijnt en IPR er rekening mee kan houden. Omgekeerd kunnen de houders van een jaartoelating op die manier ook zelf beter anticiperen op conflicten met andere vergunde innames.  

• Parkeer(verbods)borden die onder jaartoelating geplaatst worden, moeten op het terrein gemakkelijk herkenbaar en traceerbaar zijn. De afwijking op de reguliere vergunningprocedure vergt immers een specifieke controle en handhaving.

Er is dringend nood aan een duidelijk reglementair kader voor jaartoelatingen, dat vastlegt welke ondernemingen hiervoor in aanmerking komen, wat de procedure is voor nieuwe aanvragen en verlengingen, welke voorwaarden nageleefd moeten worden en wat de mogelijke sancties zijn bij niet-naleving. Dit besluit heeft betrekking op een reglement over de jaartoelating voor tijdelijke inname van parkeerplaatsen in het kader van bouwwerken en verhuizingen. In een volgende fase volgt dan ook een aangepast kader voor de jaartoelating in het kader van kleine nuts- en infrastructuurbespreking, ontwikkeld in overleg met de betrokken stadsdiensten en nutsmaatschappijen.

Het voorgestelde reglement verankert in grote mate de reeds bestaande praktijk rond jaartoelatingen voor o.a. verhuisfirma's en containerbedrijven. Daarnaast zijn er een aantal belangrijke optimalisaties die voortvloeien uit het huidige minderhinder-beleid en de opdracht van IPR. Het besluit heeft geen budgettaire impact. 

IV. Toelichting bij het reglement over de jaartoelating voor tijdelijke inname van parkeerplaatsen

IV.a. Doel(groep) en toepassingsgebied

Het reglement bevat een duidelijk kader voor de jaartoelating om tijdelijk parkeerplaatsen in te nemen en is bedoeld voor ondernemingen die op regelmatige basis goederen of diensten leveren in het kader van bouwwerken of verhuizingen (bvb. plaatsen van bouwcontainers of verhuisliften). De belevering van bedrijven en handelzaken wordt hier niet onder begrepen (artikel 2). 

Onder 'regelmatige basis' wordt verstaan: jaarlijks ten minste 50 verschillende opdrachten op het grondgebied van de stad Gent uitvoeren, conform de voorwaarden van het reglement (artikel 3,§1). Dit wordt als volgt gemotiveerd:

• De jaartoelating wordt voorbehouden aan ondernemingen die door de aard en frequentie van hun activiteiten systematisch publieke ruimte moeten innemen, weliswaar beperkt tot een korte inname van parkeerplaatsen. Het totale volume van deze activiteiten in Gent is danig groot dat dit niet opgevangen kan worden door de reguliere vergunningsprocedure. 

• Door hun frequente bedrijfsactiviteit op het grondgebied van de stad Gent hebben of ontwikkelen de ondernemingen in kwestie een duurzame band met de Stad en het vigerende minderhinder-beleid, waardoor er via de jaartoelating meer in vertrouwen gewerkt kan worden. Nieuwe ondernemingen en bedrijven in groei worden niet a priori uitgesloten: de eerste aanvraag kan ook ingediend worden met een ondernemingsplan waaruit blijkt dat de drempel in het eerstvolgende activiteitenjaar haalbaar is (art. 4,§1). 

• De minimumdrempel is ook een sterke incentive voor de houders van een jaartoelating om het gebruik ervan effectief te melden via het digitaal portaal (artikel 5,§3). Dit is immers een cruciaal gegeven bij de beoordeling van verlengingsaanvragen (artikel 4,§3). Tegenover het voordeel van de jaartoelating staat dus ook een duidelijke verantwoordingsplicht. Het systeem werkt niet in het nadeel van personen of bedrijven die de reguliere vergunningsprocedure moeten volgen, omdat de jaartoelating als zodanig geen prioriteit verleent ten opzichte van andere innames (artikel 5,§3 laatste zin).

Ter verduidelijking van de minimumdrempel wordt het criterium 'verschillende opdrachten' in het toepassingsgebied nader omschreven. Deze omschrijving moet er in relatie tot de gebruiksvoorwaarden ook voor zorgen dat de jaartoelating oneigenlijk ingezet wordt voor innames die langer duren dan 5 opeenvolgende kalenderdagen en/of meer dan 20 meter parkeerplaats in beslag nemen (artikel 5,§2). 

Onder 'inname van parkeerplaatsen' wordt voor de toepassing van dit reglement begrepen: privatief gebruik van een deel van de openbare weg waar eenieder volgens de verkeersreglementering voertuigen mag parkeren (niet-voorbehouden parkeerplaatsen) (artikel 2). De jaartoelating mag dus niet gebruikt worden om bewonersplaatsen of parkeerplaatsen voor personen met een handicap in te nemen. 

IV.b. Aanvraagprocedure

De aanvraag voor het bekomen of het verlengen van de jaartoelating wordt via een e-formulier ingediend bij IPR, die het college van burgemeester en schepenen adviseert over de te nemen beslissing (artikel 4,§1-2).

Om administratieve redenen zijn er elk kalenderjaar 2 aanvraagperiodes voor nieuwe aanvragen en worden de aanvragen pas behandeld na het verstrijken van de uiterste indieningsdatum. Verlengingsaanvragen moeten ingediend worden vóór 1 november van het jaar van de lopende jaartoelating. Behoudens andersluidende bepaling verstrijkt elke jaartoelating op 31 december. Het reglement voorziet in een tijdelijke verlenging van rechtswege als het college voor deze datum nog niet beslist heeft (artikel 4,§4).

De aanvraag kan geweigerd worden wanneer de onderneming niet beantwoordt aan de reglementaire voorwaarden, of dienaangaande valse of misleidende verklaringen heeft afgelegd. Betreft het een verlengingsaanvraag, dan kan er ook rekening gehouden worden met het aantal digitale meldingen op jaarbasis, fraude of ander misbruik bij toepassing van de jaartoelating en/of herhaalde inbreuken op de gebruiksvoorwaarden van de jaartoelating (artikel 4,§3). De dossieropbouw wordt bij IPR ondersteund door MoniTHOR, waarin ook alle controles en handhavingsacties geregistreerd worden. Eventuele weigeringsbeslissingen worden op deze basis gemotiveerd, met inachtneming van de beginselen van behoorlijk bestuur.

Bij een nieuwe of verlengde jaartoelating ontvangt de onderneming een digitaal bestand en de technische vereisten voor de sticker die verplicht aangebracht moet worden op elk parkeerverbodsbord dat onder jaartoelating wordt geplaatst (artikel 4,§5). De houders van jaartoelatingen moeten deze stickers dus zelf laten drukken. Het digitale bestand is strikt gebonden aan de houder van de jaartoelating. Het reglement verbiedt de verdere verspreiding. 

IV.c. Gebruiksvoorwaarden

Het reglement bevat een reeks voorwaarden en restricties voor het gebruik van de jaartoelating, die deels voortvloeien uit de bestaande praktijk en aangevuld zijn met nieuwe regels om een efficiënter beheer van het systeem te garanderen.

Er is uitdrukkelijk bepaald dat de jaartoelating enkel aangewend mag worden in het kader van de eigen bedrijfsactiviteiten. In geval van onderaanneming, blijft de houder van de jaartoelating jegens de Stad aansprakelijk voor de naleving van het reglement (artikel 5,§1). 

De jaartoelating mag enkel gebruikt worden voor de inname van parkeerplaatsen ten behoeve van de reglementair toegestane activiteiten, middels het plaatsen van tijdelijke parkeerverbodsborden (type E1), voor zover de inname strikt voldoet aan de volgende criteria (artikel 5,§2):

• Het verkeer wordt niet of minimaal belemmerd, en
• De inname duurt niet langer dan 5 opeenvolgende kalenderdagen, en
• De inname neemt in de lengte niet meer dan 20 meter in beslag, en
• De inname impliceert geen wijziging van de vaste of andere aanwezige signalisatie, en 
• De inname wordt niet gebruikt voor het parkeren van voertuigen. 

De beperking tot E1-borden en het verbod om de inname als parkeerplaats te gebruiken, hebben als gevolg dat men op basis van een jaartoelating geen E9C-borden mag plaatsen om parkeerruimte voor werfwagens te reserveren. In het kader van het minderheid-beleid is dit immers een bijzonder heikel punt. Ook houders van een jaartoelating moeten innames voor werfwagens via de reguliere procedure aanvragen, zodat IPR op dat vlak de volledige regie blijft behouden. 

Elk gebruik van de jaartoelating moet ten laatste 4 werkdagen voor de gewenste aanvang gemeld worden via het digitaal portaal (artikel 5,§3). Het reglement voorziet in een uitzonderingsscenario, bvb. voor spoedgevallen, overmacht of technische problemen. De houder van de jaartoelating kan via het portaal nagaan of er een potentieel conflict is met andere innames. Voor IPR en andere MoniTHOR-gebruikers is de geplande inname onder jaartoelating na melding meteen zichtbaar op de kaart. De melding biedt op zich nooit 100% garantie dat de inname onder jaartoelating effectief kan doorgaan. IPR kan steeds weigeren om redenen van mobiliteit, veiligheid of leefbaarheid (artikel 5,§4).

Het blauwe onderbord van alle parkeerverbodsborden die onder jaartoelating worden geplaatst, moet voorzien zijn van de hoger beschreven sticker. Op de rugzijde van de borden dienen naam en telefoonnummer van de houder van de jaartoelating duidelijk en onuitwisbaar zijn vermeld (artikel 5,§6). 

Andere voorwaarden in het reglement hebben o.m. betrekking op de timing voor het plaatsen van de E1-borden en de procedure voor de kennisgeving van de nummerplaten voor het takelbestand van de politie (artikel 5,§5), maatregelen ter voorkoming van misbruik, ongevallen of hinder (artikel 5,§7) of van schade aan de openbare weg of het openbaar domein (artikel 5,§8). 

V.d. Controle, maatregelen en sancties

Onverminderd de bevoegdheden van de politie, kunnen alle gemachtigde ambtenaren van de Stad Gent - waaronder de controleurs en toezichters van IPR - inbreuken op het reglement vaststellen en hiervan bestuurlijk verslag opmaken (artikel 6).

Inbreuken kunnen aanleiding geven tot de volgende maatregelen of sancties: (i) ambtshalve ongeldig maken van signalisatie door overplakking of gelijkaardige maatregel, (ii) ambtshalve verplaatsen of verwijderen van signalisatie of enige andere onvergunde inname (desgevallend voor rekening van de houder van de jaartoelating), (iii) geldboete in het kader van de gemeentelijke administratieve sancties of (iv) intrekking van de jaartoelating (artikel 7). De laatste sanctie kan toegepast worden na vaststelling van fraude of ander misbruik bij toepassing van de jaartoelating of bij herhaalde inbreuken op de gebruiksvoorwaarden van de jaartoelating. Na intrekking kan de onderneming of haar rechtsopvolger geen nieuwe aanvraag indienen voor een jaartoelating in het eerstvolgende kalenderjaar (maar uiteraard wel nog steeds via de reguliere procedure de nodige vergunningen voor haar activiteiten bekomen). 

Net als de meldingen van elk gebruik van een jaartoelating, zullen de controle- en handhavingsacties systematisch geregistreerd worden in MoniTHOR.

V.e. Inwerkingtreding en overgangsbepalingen

De datum van inwerkingtreding is voorzien op 1 januari 2019. Om de continuïteit en de rechtszekerheid te garanderen, worden jaartoelatingen die in 2018 zijn uitgereikt of verlengd van rechtswege verlengd tot de datum van kennisgeving van de beslissing over een nieuwe aanvraag onder het reglement, op voorwaarde dat de aanvraag ingediend is vóór het einde van de eerste periode (1 maart 2019). Deze overgangsregeling zal zo snel mogelijk na de goedkeuring van dit reglement gecommuniceerd worden aan de betrokken ondernemingen.