Wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016, artikel 1, 6° en 36° en artikel 36.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2015, artikel 42, § 1.
Op 30 september 2009 werd de cvba met sociaal oogmerk "Waalse Krook" opgericht door de Stad Gent, de Provincie Oost-Vlaanderen, de Universiteit Gent en vzw IBBT (thans vzw IMEC) met het maatschappelijk doel, zoals omschreven in de statuten.
De cvba, eigenaar en uitbater van het gebouw De Krook, heeft met de Stad, UGent en IMEC een overeenkomst afgesloten inzake het recht een beroepswerkzaamheid uit te oefenen, waarbij de cvba aan deze aandeelhouders op niet-exclusieve wijze en aan marktconforme voorwaarden ingerichte en uitgeruste ruimten ter beschikking stelt in het gebouw. De overeenkomst met de Stad werd goedgekeurd in de gemeenteraadszitting van 20 februari 2017 (2017_GR_00185).
Op basis van diezelfde overeenkomst staat de cvba ook in voor een minimaal dienstverleningspakket, dat grosso modo omvat een minimum aantal dagen gebruik van de gemeenschappelijke polyvalente zaal, het algemeen technisch beheer en onderhoud van het onroerend goed, schoonmaak, onthaal en secretariaat, beveiliging, algemene promotie, planning van de activiteiten en verzekeringen met betrekking tot het gebouw.
De Stad, UGent en IMEC betalen aan de cvba hiervoor een jaarlijkse vaste doch indexeerbare vergoeding. De overeenkomst werd aangegaan voor een duur van +/- 20 jaar, die voor de Stad inging op 1 januari 2017, voor UGent en IMEC op 1 april 2017.
De eerder praktische gebouwgebonden afspraken tussen voormelde partners maken het voorwerp uit van een Huishoudelijk Reglement, goedgekeurd op de Raad van Bestuur van de cvba van 23 januari 2018 (zie informatieve bijlage).
De cvba heeft met de Stad Gent met ingang van 1 februari 2017 een dienstenovereenkomst afgesloten (goedgekeurd in collegezitting van 7 september 2017) waarbij werd overeengekomen dat de Stad Gent een aantal specifieke diensten levert in het kader van de algemene coördinatie en het beheer van de site rond het gebouw De Krook (“Site Management”), dit in afwachting van de finale aanduiding door de cvba van een voltijdse site-manager. De overeenkomst werd afgesloten voor 6 maanden en werd tweemaal stilzwijgend verlengd met 3 maanden.
Daarnaast wensen Stad Gent, cvba Waalse Krook en Universiteit Gent op structurele basis intensief samen te werken met het oog op het beheer en onderhoud van het gebouw De Krook en de openbare ruimte rondom.
Partijen hebben het in dit verband nodig geacht de juridische verhouding tussen hen met betrekking tot deze samenwerking vast te leggen in een overeenkomst.
Met de overeenkomst bevestigen partijen enerzijds de principiële onderlinge taakverdeling met betrekking tot het beheer en onderhoud van het gebouw en de buitenruimte van het gebouw, zoals die voortvloeit uit de eigendomsstructuur en het statuut van de infrastructuur enerzijds en uit het beheermodel op basis van de overeenkomsten beroepswerkzaamheid, die de cvba heeft afgesloten met respectievelijk de Stad Gent, UGent en IMEC, die hun activiteiten ontplooien in het gebouw. De grenzen van die taakverdeling worden waar nodig verder verduidelijkt. Zie bijlage 2 bij de overeenkomst.
Bovendien wensen de partijen, gegeven hun permanente aanwezigheid in het gebouw, optimaal gebruik te kunnen maken van elkaars expertise, capaciteiten en inzet en zijn zij bereid om specifieke opdrachten uit te voeren in naam en voor rekening van elkaar.
Daarom worden in deze overeenkomst ook de termen en voorwaarden vastgelegd waaronder zij specifieke opdrachten inzake beheer en onderhoud van het gebouw en de buitenruimte kunnen uitvoeren voor elkaar, hetzij in toepassing van de horizontale samenwerking in toepassing van artikel 31 van de Wet inzake Overheidsopdrachten van 17 juni 2016, hetzij door optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van de “aankoopcentrale” en “de occasionele gezamenlijke opdracht” in de zin van respectievelijk artikel 1, 6° en artikel 1, 36° van diezelfde wet.
Bijlage 3 bij de overeenkomst bevat een lijst van prestaties/diensten die op datum van ondertekening van de overeenkomst gekend zijn en die hiervoor in aanmerking komen. In de overeenkomst is voorzien dat partijen deze werkwijze kunnen uitbreiden naar andere soorten dienstverlening, eventueel door en voor andere partijen zonder dat daarvoor een nieuwe overeenkomst afgesloten moet worden doch mits voorafgaande goedkeuring van het managementcomité van de cvba. Elke partij, dus ook de Stad, staat verder zelf in voor de noodzakelijke besluitvorming of machtigingen binnen haar eigen organisatie.
Met deze overeenkomst zullen de prestaties met betrekking tot het onthaal die reeds zijn uitgevoerd door de Stad ten behoeve van de cvba sinds de opening van de nieuwe bibliotheek De Krook op 10 maart 2017 tot en met 31 januari 2018 geregeld worden (forfait van 40.500 euro excl. btw). Van zodra de overeenkomst door alle partijen is ondertekend, mag de Stad haar factuur overmaken aan de cvba.
De overeenkomst wordt aangegaan voor een duur van 5 jaar, ingaand op 1 februari 2018. De overeenkomst is tweemaal stilzwijgend verlengbaar met 1 jaar.
De uitvoering van de overeenkomst zal worden opgevolgd in de schoot van het managementcomité van de cvba.
Keurt goed de bij dit besluit gevoegde en er integraal deel van uitmakende "Samenwerkingsovereenkomst Partners Cvba Waalse Krook" met cvba Waalse Krook en Universiteit Gent voor het beheer en onderhoud van het gebouw De Krook en de buitenruimte van het gebouw.