2018_MV_00051 - Mondelinge vraag van raadslid Astrid De Bruycker: Administratie Stibo’s

Ik heb altijd gezegd dat ik niet getrouwd ben met het systeem. Maar dat we kritisch zouden evalueren. Dat hebben we steeds gedaan en bijgestuurd. Ook dat is moedig beleid voeren.

In ieder geval is er een stap vooruit gezet. Doordat er nu 1 aanpak is voor alle locaties, dat er ook digitaal en niet meer op papier gewerkt wordt.

Met betrekking tot het systeem van bestelde is betaalde opvang in de buitenschoolse opvang:

Even voor de duidelijkheid: Hoe is het huidige systeem?

Ouders geven online hun nood aan opvang in de vorm van een opvangplan door. Indien nodig staat de verantwoordelijke klaar om ouders hierbij bij te staan.

Op basis van hun opvangplan krijgen ze een aantal Gerechtvaardigde Afwezigheidsdagen, waarvoor ze hun gereserveerde opvang niet hoeven te betalen indien hun kindje geen gebruik maakt van de opvang. Als hun pakket ‘GAF-dagen’ opgebruikt is, betalen de ouders hun bestelde opvang.

Het systeem van ‘bestelde is betaalde opvang’ werd regelmatig geëvalueerd en bijgestuurd (bv. de mogelijkheid om het opvangplan regelmatiger te wijzigingen, bijsturingen in de digitale tool met betrekking tot de maaltijden, … ).

Bij de laatste evaluatie bekeek Dienst Kinderopvang 3 punten:

-         de administratieve kost in personeelsinzet: 2 X 0.5VTE

-         de manier waarop de opvangplannen gebruikt werden om personeel in te plannen: daaruit blijken beperkte fluctuaties van aantal op te vangen kinderen waardoor er ook beperkte verschillen in aantal begeleiders zijn

-         het aantal Gerechtvaardigde Afwezigheidsdagen dat ouders opnamen: gemiddeld 9 GAF-dagen per kind, waarvan 5.4% opgenomen werd tijdens het schooljaar en kleine vakanties en 26% tijdens de zomervakantie.

Op basis van deze evaluatie stellen we volgende wijzigingen voor:

1. Voor de buitenschoolse opvang tijdens het schooljaar:

Het systeem ‘bestelde opvang is betaalde opvang’ verdwijnt, samen met de gerechtvaardigde afwezigheidsdagen.

Ouders dienen aan het begin van het schooljaar het opvangplan voor dat schooljaar in. Structurele wijzigingen geven ze door online of indien nodig aan de opvanglocatie.

Ouders betalen wanneer hun kind effectief aanwezig is in de opvang. Ze worden gestimuleerd om een correct opvangplan door te geven en de opvang te verwittigen voor 9 u indien het kindje niet aanwezig zal zijn.

2. Voor de opvang tijdens de schoolvakanties:

Ouders reserveren hun vakantieopvang.

Ze kunnen de gereserveerde opvang kosteloos annuleren:

-         voor de kleine vakanties in 2018: tot 14 dagen voor de start van de vakantie

-         voor de grote vakantie 2018: tot 10 juni 2018

Van zodra een ouder zijn/haar opvang annuleert, wordt de wachtlijst aangesproken om zoveel ouders te kunnen bedienen.

Bij afwezigheid op gereserveerde dagen waarschuwen de ouders de opvanglocatie voor 9 u en betalen ze de opvangprijs.

Bij ziekte volstaat een ziektebriefje en verwittigen voor 9u om je opvang niet te moeten betalen. Indien afwezigheid niet op tijd wordt doorgegeven, betalen de ouders de opvangprijs én de maaltijd.

De wijzigingen worden aan de commissie en gemeenteraad van maart ter goedkeuring geagendeerd.

Wanneer zullen de wijzigingen ingaan? Vanaf 1/4/2018.

Voor de inschrijving van de paasvakantie worden de wijzigingen al gecommuniceerd aan de ouders (na goedkeuring college).

Wat betreft u 2^de vraag rond communicatie en vereenvoudiging van het systeem:

Zoals ook in mijn antwoord op uw schriftelijke vraag verduidelijkt, is er communicatie naar de ouders opgezet:

• De brieven en mails die worden uitgezonden naar ouders werden gescreend en waar nodig aangepast zodat ouders weten dat ze zich evenwaardig kunnen richten naar de locatie en er staat ook altijd een telefoonnummer vermeld van iemand van de centrale dienst op de brieven.

• We deelden eerder mee dat als een opvangplan niet dient gewijzigd te worden, dat mensen eigenlijk niets hoeven te ondernemen. De mogelijkheid tot aanpassing is eerder in het voordeel van de ouders.

• Met de afschaffing van de GAF zal er nog meer communicatie gevoerd worden met ouders vanuit de locaties en de verantwoordelijken om sensibiliserend en ondersteunend het opvangplan zo goed mogelijk af te stemmen op de opvangnood.
  

• De aanpassingsmogelijkheden voor de ouders blijven bestaan, maar we zullen de communicatie meer op maat maken, dus bijvoorbeeld niet onnodig communiceren hierover.

• We voorzien nog om de tijdsblokken voor reservatie/opmaak opvangplan schooljaar te vereenvoudigen, het wordt ochtend, middag en de avondopvang in drie delen om goede afstemming met inroostering van medewerkers nuttig in te zetten. We streven naar start volgend schooljaar voor dit.

Wat betreft uw Derde vraag i.v.m. initiatieven die genomen worden n.a.v. de resultaten van de bevraging.

Bij de voorstelling van de resultaten hier op de commissie kondigden we al aan dat de locaties met de resultaten aan de slag zouden gaan. Dit is nu gebeurd.

Er werden uit de bevraging per locatie pluspunten en werkpunten meegenomen. Die werden omgezet in een actieplan dat wordt opgevolgd door de verantwoordelijken die hierbij ondersteund en opgevolgd worden door de regiocoördinatoren. Dus werkpunten, punten van mogelijke verbetering werden in operationele acties omgezet.

Verder werd er ook gekeken naar wat er zich kon vertalen in de vormingsmogelijkheden in onze 2-jarige vormingscyclus. Ondertussen is ook een extra pedagogische ondersteuner voor de Buitenschoolse Opvang in dienst en worden ook via de collega groep buitenschoolse acties verder opgenomen.