Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 105.
Op 5 januari 2018 heeft het college van burgemeester en schepenen goedkeuring verleend aan het opstarten van de vakbondsonderhandelingen voor de wijzigingen aan de rechtspositieregeling m.b.t. de invoering van de feedbackcultuur.
Het decreet van 3 juni 2016 tot wijziging van het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, het Provinciedecreet van 9 december 2005 en het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn heeft artikel 114 van het OCMW-decreet grondig gewijzigd.
Het eerste lid van artikel 114 OCMW-decreet voorziet dat de medewerkers recht hebben op opvolging en feedback, al dan niet door middel van een evaluatie, over hun wijze van functioneren. De medewerkers worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau.
Evaluatie wordt met andere woorden facultatief; in de plaats komt het recht op opvolging en feedback op het functioneren. Evaluatie kan voortaan voorbehouden worden voor specifieke situaties, bijvoorbeeld enkele weken of maanden na indiensttreding en/of bij manifest disfunctioneren. Ook al werden de Rechtspositiebesluiten zelf nog niet opgeheven, toch kan het bestuur al een alternatief systeem uitwerken.
De evaluatie van ons huidige evaluatiesysteem heeft aanleiding gegeven tot een nieuw voorstel inzake de manier waarop er feedback kan gegeven worden. De klemtoon dient nog meer te liggen op het continu geven van feedback, het permanent ondersteunen en bijsturen door de leidinggevende naar de medewerker toe maar ook binnen een team. In het huidige evaluatiesysteem werd ook gevraagd om feedback te geven maar het zou op een meer permanente en informele basis kunnen gebeuren én door iedereen binnen een team.
We willen ervoor zorgen dat medewerkers voldoende ondersteund worden in hun dagdagelijks functioneren. Daaronder verstaan we: voldoende informatie krijgen over het hoe en wat, gestimuleerd worden om kennis te delen en samen te werken, gewaardeerd en bijgestuurd worden waar en wanneer nodig.
Het dagdagelijks coachen is een opdracht van elke leidinggevende op een manier die aansluit bij de eigenheid van het team én van de leidinggevende maar passend binnen de visie op leiderschap. Geven van feedback is daarom geen nieuw gegeven maar vandaag onvoldoende dagdagelijkse praktijk.
Bovendien draagt een geïmplementeerde feedbackcultuur minimaal bij tot de organisatiewaarden “betrokkenheid” en “doelgericht werken”.
Het stimuleren, ondersteunen en waarborgen van een feedbackcultuur is dus noodzakelijk. Door middel van continue en constructieve feedback streven we ernaar om alle medewerkers gemotiveerd te houden en tegelijkertijd leerkansen aan te bieden om zo ieders talenten verder te kunnen ontwikkelen.
Om deze continue feedbackcultuur in onze organisaties te implementeren, zijn een aantal wijzigingen aan de rechtspositieregeling noodzakelijk.
Vervangen van het functioneringsgesprek door een samenwerkingsgesprek
Bedoeling is dat er jaarlijks minimaal één samenwerkingsgesprek gevoerd wordt tussen de medewerker en een leidinggevende die zicht heeft op het functioneren van de medewerker in zijn/haar dienst. De inhoud van dit samenwerkingsgesprek wordt daarbij veel meer vrij gelaten dan bij het functioneringsgesprek het geval was. In het samenwerkingsgesprek kunnen de doelstellingen van de dienst vertaald worden naar het individueel functioneren en naar het functioneren van het team, taakafspraken kunnen worden gemaakt, competenties kunnen besproken worden, de organisatiewaarden kunnen vertaald worden, enz. Ook de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker kan aan bod komen. De leidinggevende én de medewerker bepalen samen wat op dat moment het meest zinvol en noodzakelijk is om te bespreken en het best aansluit op hun noden en behoeften. Er zal ook gestimuleerd worden dat de medewerkers ter voorbereiding op het samenwerkingsgesprek ook zelf eens nadenken over hun functioneren, hun welzijn en hun behoeften. Bij leidinggevende medewerkers maakt ook de feedback van zijn/haar directe medewerkers om de twee jaar deel uit van het samenwerkingsgesprek. Daarnaast moet er ook uiterlijk binnen de maand na indiensttreding een eerste samenwerkingsgesprek plaatsvinden.
Afschaffen van de periodieke evaluatie
De tweejaarlijkse periodieke evaluatie die binnen de evaluatietermijn (januari – februari – maart) moest gebeuren, wordt afgeschaft. Voortaan is het de bedoeling om aan een medewerker die onvoldoende functioneert, een ongunstige evaluatie te geven. Na de ongunstige evaluatie wordt een ontwikkelingstraject van zes maanden opgestart op maat van de medewerker. Op het einde van het ontwikkelingstraject wordt een nieuwe evaluatie gedaan. Wanneer daaruit blijkt dat de medewerker ontoereikend blijft functioneren, kan aan de aanstellende overheid het ontslag wegens disfunctioneren in de functie worden voorgesteld.
Wijzigingen aan de beroepsprocedure
In het kader van administratieve vereenvoudiging wordt de samenstelling van de adviescommissie evaluaties gewijzigd. Voortaan zullen enkel nog het departementshoofd HR en een arbeidspsycholoog zetelen in de adviescommissie. Er wordt niet langer een bijkomende ambtenaar aangeduid via lottrekking. Waar mogelijk worden de termijnen van de beroepsprocedure ingekort. Dit is het geval voor het indienen van het beroepsschrift. Deze termijn wordt van 15 naar 7 kalenderdagen ingekort.
Door het afschaffen van de periodieke evaluatie vervalt de vereiste van een gunstig evaluatieresultaat als deelnemingsvoorwaarde voor bevordering en/of interne personeelsmobiliteit maar ook voor doorschaling in de functionele loopbaan.
De evaluatie tijdens de proeftijd/inloopperiode en de evaluatie op het einde van een mandaatperiode blijven wel behouden.