In zitting van de gemeenteraad de dato 23 april 2012 is het bestek van de overheidsopdracht van diensten voor het onderhoud van de werk- en veiligheidskledij en het linnen - ECO/2012/032, vastgesteld. In zitting van het college van burgemeester en schepenen de dato 4 oktober 2012 is deze overheidsopdracht van diensten voor het onderhoud van de werk- en veiligheidskledij en het linnen - ECO/2012/032 gegund aan de firma Edelweiss Wakken bvba, Oostdreef 62 te 8720 Dentergem.
In zitting van de gemeenteraad de dato 26 september 2016 werd de wijziging van de opdracht, zijnde de wijziging van de einddatum naar 4 november 2017 met behoud van de huidige voorwaarden, goedgekeurd.
In zitting van de gemeenteraad de dato 25 september 2017 werd de tweede wijziging van de opdracht, zijnde de wijziging van de einddatum naar 4 mei 2018 met behoud van de huidige voorwaarden, goedgekeurd.
Op basis van de resultaten die naar boven kwamen uit de marktverkenning, werd besloten dat een opsplitsing van het dossier in meerdere percelen noodzakelijk is. Gezien de diversiteit van te onderhouden artikelen en het grote aantal locaties waarop de dienstverlening van toepassing is, is het aantal mogelijke inschrijvers voor de nieuwe opdracht te beperkt en dringt een opsplitsing in percelen zich op. Daarnaast is uit het marktonderzoek gebleken dat de logistieke sector klaar is om voor deze opdracht voor een duurzame oplossing te zorgen. Bijgevolg werd beslist om het logistieke aspect gekoppeld aan deze opdracht volledig af te splitsen in een aparte opdracht en zo maximaal te verduurzamen. Dit vraagt heel wat organisatorische aanpassingen. Om de dienstverlening te kunnen garanderen, wordt bijgevolg voorgesteld om de huidige raamovereenkomst als volgt te wijzigen: verlenging van de opdracht tot de gunning van de nieuwe raamovereenkomst of tot maximaal naar 4 november 2018. Indien blijkt dat de gunning van de nieuwe raamovereenkomst vroeger kan aangenomen worden, zal deze nieuwe raamovereenkomst vroeger in voege gaan en zal de huidige raamovereenkomst inactief gezet worden.
De firma Edelweiss Wakken bvba gaat akkoord om de einddatum van de overeenkomst te wijzigen naar maximaal 4 november 2018 en dit met behoud van de huidige voorwaarden. Dit werd aan de administratie bevestigd per brief op 28 november 2017. De firma Edelweiss Wakken bvba is in orde met de RSZ- en fiscale verplichtingen.
Er wordt voorgesteld de wijziging van de opdracht, meer bepaald de wijziging van de einddatum naar maximaal 4 november 2018 met behoud van de huidige voorwaarden, goed te keuren.