2018_GR_00505 - DBFM-cluster - scholen Steenakker Gent, Fabiolalaan Gent en De Lettertuin Ninove - Bijzondere samenwerkingsovereenkomst (fase 1: aanbesteding en contractvorming) en clusterovereenkomst - Goedkeuring

De beheersovereenkomst 2014-2019 met sogent, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 27 januari 2014 en door de raad van bestuur van sogent van 29 januari 2014, artikelen 11.2, 17 en 20.

Het Decreet betreffende de alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projiectspecifieke DBFM-overeenkomsten van 25 november 2016.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43, § 2, 6° en art. 57, § 3, 3°

De Vlaamse Regering keurde op 25 november 2016 het Decreet betreffende de alternatieve financiering van schoolinfrastructuur via projectspecifieke DBFM-overeenkomsten goed. De Stad Gent stelde voor zich kandidaat te stellen voor dit programma via één cluster die bestaat uit drie projecten. Dit als antwoord op de oproep van 5 maart 2017.

Op 24 mei 2017 gaf het college van burgemeester en schepenen principiële goedkeuring voor de kandidaatstelling via een cluster Gent/Ninove die zou bestaan uit twee projecten in Gent en één project in Ninove: Stadsgebouw Fabiolalaan Gent, Nieuwbouw Steenakker Gent en Nieuwbouw Ninove. Het college van burgemeester en schepenen gaf hierbij de opdracht om een samenwerkingsvorm uit te werken om de ingediende cluster te realiseren tussen het Departement Facility Management, het Departement Onderwijs, Opvoeding en Jeugd, de Stad Ninove en sogent. De aanvraag werd op 31 mei 2017 ingediend bij Agion.

Op 29 september 2017 besliste de Vlaamse Regering over de selectie van de projecten. De projectcluster Gent/Ninove werd geselecteerd. Vervolgens werden de projectinitiatiefiches van de twee Gentse projecten goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 9 november 2017. De projectorganisatie werd operationeel en de nodige overeenkomsten werden voorbereid.

De projectonderzoeksfiches van de twee Gentse projecten zullen worden voorgelegd in de zomer 2018.

Wat voorligt zijn twee overeenkomsten:

1. Bijzondere samenwerkingsovereenkomst - fase 1: aanbesteding en contractvorming. Dit is een overeenkomst tussen Stad Gent en sogent. De clusterovereenkomst geldt als bijlage bij deze bijzondere samenwerkingsovereenkomst. Deze overeenkomst is geldig tot en met de sluiting van de individuele DBFM-contracten. De overeenkomst beschrijft alle specificaties over de samenwerking alsook de financiële gevolgen.Het budget voor deze BSO is voorzien voor de volledige projectcluster. Het budget bestaat hoofdzakelijk uit softkosten, zijnde personeelskosten en studiekosten noodzakelijk voor de begeleiding van de plaatsingsprocedure van de cluster tot en met contractvorming met de opdrachtnemer. Overkoepelende prestaties (op niveau van de cluster = DBFMCL) en specifieke prestaties per locatie (Steenakker, Fabiolalaan en Ninove) zullen door sogent afzonderlijk geregistreerd worden teneinde zo correct mogelijk af te rekenen. Kosten eigen aan de projectcluster DBFMCL zullen evenredig verdeeld worden tussen Stad Gent en Stad Ninove met een verdeelsleutel 2/3 voor Stad Gent en 1/3 voor Stad Ninove.Het actuele financieel engagement van de Stad Gent voor de uitvoering van deze overeenkomst bedraagt € 912.736 excl. btw (totale projectkosten + risicomarge). Hiervan zal de Stad Gent een deel kunnen doorfactureren aan de Stad Ninove voor de prestaties van het project Ninove.

2. Clusterovereenkomst: Dit is een overeenkomst tussen de mandatant (Stad Ninove) en de clusterverantwoordelijke (Stad Gent) met het oog op de totstandkoming van een occasionele gezamenlijke opdracht, alsook tussen de clusterverantwoordelijke (Stad Gent) en Agion in het kader van het optreden van Agion als aankoopcentrale voor de selectiefase. De cluster en de overeenkomst worden ontbonden bij ondertekening van ieders individueel DBFM-contract. Deze overeenkomst bevat alle specificaties over de samenwerking, de nodige mandaten alsook de financiële afspraken.