Ontwerpbesluit Stad Gent

2017_GR_01110 - Samenwerkingsovereenkomst betreffende digitalisering en/of bewaring van digitale collecties - wijziging bijlage + delegatie aan college van burgemeester en schepenen - Goedkeuring

Commissie Onderwijs, Personeel en FM

wo 06/12/2017 - 18:30 Gemeenteraadszaal

Samenstelling

Bevoegde schepen

Elke Decruynaere

Motivering

Gekoppelde besluiten

Op basis van welke regels (rechtsgronden) wordt deze beslissing genomen?

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2.

Regelgeving waaruit blijkt dat het orgaan bevoegd is

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1.

Wat gaat aan deze beslissing vooraf?

De Wereld van Kina beschikt over een collectie niet-gedigitaliseerd en reeds gedigitaliseerd of digitaal geboren materiaal. Het museum wenst het nog niet-gedigitaliseerde materiaal te digitaliseren en alle materiaal digitaal te bewaren en ontsluiten. Het Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA) vzw, Sassevaart 46/209, 9000 Gent, heeft als doelstelling en kerntaak in te staan voor de bewaring, digitalisering en ontsluiting van het Vlaams digitaal erfgoed.

VIAA vzw is gespecialiseerd in het digitaliseren en bewaren van digitale collecties. Ze biedt een duurzame bewaring, annotatie en ontsluiting aan. VIAA vzw neemt alle mogelijke maatregelen om de leesbaarheid van het materiaal op lange termijn te garanderen. In ruil voor de digitalisering en de bewaring van de digitale collectie van De Wereld van Kina door het VIAA vzw, staat het museum gebruikersrechten toe aan het VIAA vzw. VIAA vzw mag het materiaal exploiteren in het kader van haar niet-commerciële ontsluitingsopdrachten m.b.t. onderwijs, onderzoek en bibliotheek. Dit zorgt voor het valoriseren van de betreffende collecties. De eigendomsrechten of andere rechten (waaronder reproductierechten) van De Wereld van Kina op het materiaal en de metadata worden door deze overeenkomst niet gewijzigd.

Deze samenwerkingsovereenkomst werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 december 2016.

Waarom wordt deze beslissing genomen?

Momenteel zijn er wijzigingen aangebracht in bijlage 2 van de overeenkomst.

De naam van het platform waarop het archiefmateriaal ter beschikking wordt gesteld is gewijzigd, nl. Het Archief.
De toegang tot elke doelgroep van Het Archief is gewijzigd of meer uitgebreid en wordt uitvoerig beschreven.

Aan de gemeenteraad wordt tevens gevraagd om alle goedkeuringen van wijzigingen van niet-essentiële elementen aan de overeenkomst te delegeren aan het college van burgemeester en schepenen met ingang van 01/01/2018. De delegatie gebeurt onder volgende voorwaarden:

De gedelegeerde bevoegdheid omvat de bevoegdheid alle niet-essentiële wijzigingen in de toekomst goed te keuren, zijnde:
* Wijzigingen in de algemene definities;
* Wijzigingen in de bijlage ‘definitie basisannotatie audiovisueel materiaal’;
* Wijzigingen in de bijlage ‘beschrijving gebruik en doelgroepen’.
De gedelegeerde bevoegdheid omvat niet de goedkeuring van de overeenkomst zelf van de overeenkomst; ook niet de goedkeuring van essentiële wijzigingen aan deze overeenkomst.
De aan het college van burgemeester en schepenen gedelegeerde bevoegdheid kan geen voorwerp uitmaken van een subdelegatie aan personeelsleden.
De delegatie neemt een einde als de VIAA-overeenkomst eindigt.

Activiteit

AC34425 Inrichten van een natuurwetenschappelijk museum voor kinderen en jongeren

Besluit

De commissie onderwijs, personeel en fm legt het volgende voor aan de gemeenteraad:

Artikel 1

Keurt goed de gewijzigde bijlage 2 van de samenwerkingsovereenkomst met vzw Vlaams Instituut voor Archivering (VIAA), Sassevaartstraat 46/209, 9000 Gent, betreffende digitalisering en/of bewaring van digitale collecties, zoals gevoegd in bijlage en die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.

Artikel 2

Keurt goed de delegatie aan het college van burgemeester en schepenen met ingang van 01/01/2018 voor de goedkeuring van niet-essentiële wijzigingen aan de overeenkomst betreffende digitalisering en/of bewaring van digitale collecties.
De delegatie gebeurt onder volgende voorwaarden:

De gedelegeerde bevoegdheid omvat de bevoegdheid alle niet-essentiële wijzigingen in de toekomst goed te keuren, zijnde
* Wijzigingen in de algemene definities;
* Wijzigingen in de bijlage ‘definitie basisannotatie audiovisueel materiaal’;
* Wijzigingen in de bijlage ‘beschrijving gebruik en doelgroepen’.
De gedelegeerde bevoegdheid omvat niet de goedkeuring van de overeenkomst zelf van de overeenkomst; ook niet de goedkeuring van essentiële wijzigingen aan deze overeenkomst.
De aan het college van burgemeester en schepenen gedelegeerde bevoegdheid kan geen voorwerp uitmaken van een subdelegatie aan personeelsleden.
De delegatie neemt een einde als de VIAA-overeenkomst eindigt.

Bijlagen

Gewijzigde bijlage 2