Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, Titel VIII 'Huur'.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1.
Het erfgoedpatrimonium van de Stad Gent beslaat ruim 250.000 erfgoedobjecten met een aanzienlijke totale waarde. De Stad Gent bezit zo één van de meest waardevolle stedelijke erfgoedcollecties in België. De talloze objecten worden beheerd door diverse stedelijke diensten waarvan acht stedelijke erfgoedinstellingen.
Reeds verschillende jaren - ook op aangeven van de Vlaamse overheid als erkennende en subsidiërende instantie - zijn de musea op zoek naar een betere en meer gecentraliseerde depotruimte voor het behoud en beheer van de talrijke erfgoedobjecten die niet tentoongesteld worden in de museumzalen. Slechts een klein onderdeel kan tentoon gesteld worden in de verschillende musea. Het merendeel wordt bewaard in depotruimtes. Deze depotruimtes liggen verspreid over het Gentse grondgebied, en ook deels daarbuiten. Sommige van deze depotruimtes hebben of hadden we in eigendom, andere huren we. De kwaliteit van de depotruimtes varieert van aanvaardbaar tot totaal ongeschikt.
In het verleden zijn reeds meerdere initiatieven gelanceerd om de situatie van de erfgoeddepots te verbeteren. Er zijn plannen geweest om zelf een erfgoeddepot te bouwen. Er werd hiervoor een bestek gelanceerd dat finaal niet gegund is. Uiteindelijk is de opportuniteit benut om een deel van de Ghelamcoarena in te richten als erfgoeddepot.
In de toekomst wensen we te evolueren naar een situatie waarbij ongeveer 2.400 m³ erfgoedobjecten in het erfgoeddepot van de Ghelamcoarena gehuisvest zullen worden, ongeveer 900 m³ in de depotruimtes op de museumsites en ongeveer 7.400 m³ in een 2de erfgoeddepot. Welke erfgoedobjecten waar gehuisvest zullen worden, wordt als volgt bepaald:
Om te komen tot een aanvaardbare oplossing voor de opslag van de erfgoedobjecten die niet opgenomen kunnen worden in de depotruimtes binnen de musea of in de Ghelamcoarena stelt de Dienst Vastgoedbeheer voor om een magazijnruimte, gelegen te 9000 Gent, Eddastraat 32, als 2de erfgoeddepot in gebruik te nemen, dit als overgang naar een verder te ontwikkelen eindoplossing.
Na verschillende besprekingen is de eigenaar bereid om de magazijnruimte aan de Stad Gent ter beschikking te stellen voor een periode van 6 jaar en 5 maanden, ingaande op 1 augustus 2017 en eindigend op 31 december 2023.
De eigenaar zal naast het ter beschikking stellen van de magazijnruimte ook een deel van de inrichting van deze magazijnruimte op kosten van de Stad laten uitvoeren. Het overige deel van de inrichting zal de Stad zelf voor haar rekening nemen door middel van een apart bestek en overeenkomst.
Tot slot kan gedurende de looptijd van de overeenkomst beroep worden gedaan op medewerkers en materiaal van de eigenaar voor de logistieke behandeling van de opgeslagen erfgoedobjecten.
De overeenkomst wordt door middel van dit besluit ter goedkeuring voorgelegd.