Met de lancering van buurtsecretariaten wil het stadsbestuur, naar voorbeeld van Antwerpen, bewonersgroepen en verenigingen gratis de nodige faciliteiten aanbieden voor de organisatie van hun interne werking (vb. de voorbereiding van activiteiten en verzendingen, intakegesprek met een vrijwilliger, verwerken van administratie, lay-out van publicaties, …).
Het gaat om een deelwerkplek waar geen stadspersoneel aanwezig is. Gebruikers zullen aan de hand van een badge autonoom gebruik kunnen maken van hun buurtsecretariaat. Deze lokalen in een buurtcentrum zullen zijn uitgerust met bureaus, computers, wifi, vaste telefonie, koffieapparaat, postbakjes, kopieermachine, een kleine vergadertafel en zeteltjes met oog op kleine overleggen, enz. Gebruikers zullen hun bestanden kunnen opslaan in de cloud. Na gebruik worden nieuwe bestanden op de computers, cfr. de werking van de stedelijke Digitale Talentpunten, automatisch gewist.
Een gebruiker zal het buurtsecretariaat of alle beschikbare computers niet exclusief kunnen reserveren. In combinatie met de vrije toegang worden zo permanente contacten en onderlinge dialoog tussen verschillende gebruikers in de hand gewerkt. Leden van bewonersgroepen en vzw’s of feitelijke verenigingen ontmoeten er ongedwongen, zonder dat dit georganiseerd moet worden en door gewoon in dezelfde ruimte te werken, vrijwilligers van andere verenigingen en kunnen er tips en ervaringen uitwisselen. Zo wordt de groei van plaatselijke netwerken en het vinden van partners voor elkaars buurtevenementen in de hand gewerkt. Samen en op hetzelfde moment gebruik maken van dezelfde faciliteiten moedigt zelfbeheer, eigen afspraken en zorg voor het buurtsecretariaat aan. Buurtsecretariaten zullen bijdragen aan de buurtverankering van het buurtcentrum waarin ze zijn ingebed maar ook aan de dynamiek en de levendigheid in het gebouw na de werkuren.
Deze aanpak biedt de meerwaarde dat verenigingen die binnen het stadsbestuur al door thematische of doelgroependiensten worden ondersteund (vb. milieu, sportclubs of culturele verenigingen, zelfhulpgroepen of seniorenorganisaties,…) nu eveneens als buurtpartners zullen worden erkend.
Door zich op te geven als ‘gebruiker’ van het buurtsecretariaat in hun stadsdeel onderschrijft een bewonersgroep of vereniging niet alleen de gebruiksafspraken van dit aanbod maar wordt men deel van een grotere groep wijkpartners en engageert men zich voor de buurt. De gebruiker krijgt op zijn beurt van het stadsbestuur vertrouwen en verantwoordelijkheid voor respectvol gebruik. Het wordt ingeschat dat vooral kleinere vrijwilligersverenigingen, en in mindere mate bewonersgroepen, die veelal samen voorbereiden in de thuisomgeving, baat zullen hebben bij deze dienstverlening.
Opzet is te starten met 3 buurtsecretariaten in lokalen van buurtcentra waar deze snel, met beperkte investeringen en zonder grote impact op de rest van de werking in het gebouw kunnen worden gerealiseerd. De infrastructuur dient toe te laten om deze extra functie eenvoudig te integreren in de rest van de werking en een autonome toegang mogelijk te maken. Kopieerapparaten, vergaderzalen, keuken zullen er met andere gebruikers van het gebouw worden gedeeld. Deze buurtcentra dienen in eigen stedelijk beheer te zijn en geografisch verspreid te zijn in Gent wat immers de bereikbaarheid uit andere stadsdelen ten goede zal komen. Op termijn kan, na positieve evaluatie, het aantal buurtsecretariaten worden uitgebreid of gekozen worden voor een inbedding buiten een buurtcentrum.
De bewonersgroep of vereniging kan voor haar grootschaliger vergaderingen of extern gerichte initiatieven binnen het kader van het retributiereglement voor de verhuring van stadslokalen gebruik maken van de kleine ruimtes en de polyvalente ruimte van hetzelfde of een ander buurtcentrum.
De buurtsecretariaten bieden de mogelijkheid om op termijn en na evaluatie periodieke zittingsmomenten van buurtwerkers of andere diensten plaats te doen vinden waarbij men terecht zal kunnen met alle vragen over de werking van de vereniging of plannen voor een wijkinitiatief (vb. vzw-wetgeving, subsidies, het organiseren van activiteiten, het invullen van formulieren, …).
De Dienst Ontmoeten en Verbinden zal de gebruikers van een buurtsecretariaat periodiek uitnodigen voor een uitwisseling over de samenwerking, het gebruik en de organisatie van het buurtsecretariaat. Een dergelijke samenkomst biedt de bijkomende mogelijkheid tot kennismaking, netwerking en uitwisseling tussen buurtpartners.
In het najaar 2016 hadden met betrekking tot het concept buurtsecretariaten afstemmingen plaats onder stadsdiensten en een plaatsbezoek te Antwerpen met onder andere enkele vertegenwoordigers van bewonersgroepen en verenigingen. Het opzet werd besproken op buurtteams en met de geïnteresseerde stedelijke adviesraden.
In de eerste helft van december lanceerde Dienst Ontmoeten en Verbinden, in samenwerking met andere diensten, een online bevraging om te peilen naar de interesse in een gedeelde werkplek bij verenigingen en bewonersgroepen die actief zijn op Gents grondgebied, en organisaties die de afgelopen jaren een vraag tot ruimtegebruik indienden bij Dienst Vastgoedbeheer. Deze bevraging was gedurende 18 dagen online en werd afgesloten op dinsdag 20/12/2016. In totaal ontvingen ruim 1200 actoren een uitnodiging om deel te nemen aan de bevraging, waaronder ruim 100 personen actief bij bewonersgroepen. Ondanks de beperkingen van oproepen via e-mail en de beperkte responstijd werd de bevraging door 183 verschillende verenigingen en bewonersgroepen beantwoord.
57,2% van de respondenten toonde positieve interesse voor het gebruik van een buurtsecretariaat. Deze 107 geïnteresseerde verenigingen of bewonersgroepen zijn vooral actief op het terrein van “Buurtactiviteiten” (64), “Samenleven” (59) en “Cultuur” (43). Andere sectoren van waaruit interesse bleek zijn “Jeugd” (28), “Etnisch-culturele minderheden” (24), “Zorg” (19), “Milieu en natuur” (18), “Senioren” (17) en “Sport” (17). Daarnaast gaven 30 contacten aan (ook) actief te zijn op andere terreinen, zoals Noord-Zuid-werking, ondernemingsnetwerken, mobiliteit, theater, levensbeschouwing, lokale diensteneconomie, algemeen welzijn en/of mensen in kansarmoede.
Het huishoudelijk reglement werd opgemaakt in samenwerking met de Juridische Dienst en Kennisbeheer en de Dienst Organisatieontwikkeling.
Met oog op de beoogde lancering van de buurtsecretariaten op 1 maart 2017 en de mogelijkheid tot het indienen van een gebruiksaanvraag vanaf 1 februari 2017 is een goedkeuring door de gemeenteraad van het Huishoudelijk reglement voor de buurtsecretariaten aangewezen.