De Wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales;
Het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking;
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2;
Het Decreet van 25 april 2014 houdende instemming met het samenwerkingsakkoord van 13 februari 2014 tussen het Vlaamse Gewest, het Waalse Gewest en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreffende de gewestgrensoverschrijdende intercommunales;
De statuten van TMVW;
Een ontwerp van oprichtingsstatuten van TMVS.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 17 januari 2013 een positief advies gegegeven met betrekking tot de afname, door TMVW, van verschillende onderdelen van het toenmalige Arteveldestadion, nu gekend als de Ghelamco Arena.(2013_CBS_00740). Vanaf het jaar 2014 werd een jaarlijkse bijdrage van 1 miljoen euro (geïndexeerd) voorzien als tussenkomst van de Stad Gent in de S-divisie van TMVW.
Op 28 november 2013 heeft het college van burgemeester en schepenen er principieel mee ingestemd dat de inrichting, het onderhoud en het beheer van een centraal erfgoeddepot voor de Stad Gent wordt toevertrouwd aan TMVW binnen de Divisie Aanvullende Diensten en dat TMVW daarvoor een onderhandelingsprocedure met bekendmaking uitschrijft (2013_CBS_14853). De polyvalente zaal van de Ghelamco Arena bleek immers beschikbaar en geschikt voor dergelijke invulling.
In datzelfde besluit werd TMVW uitgenodigd om op basis van de resultaten van de marktconsultatie een inhoudelijk en financieel voorstel uit te werken dat de Stad Gent zou toelaten een gemeenteraadsbeslissing te nemen inzake de (bevoegdheids)overdracht aan de A-divisie binnen TMVW. Een verbintenis van de Stad zou pas ontstaan ingevolge dergelijk gemeenteraadsbesluit. Dit gebeurt bij onderhavig besluit.
Op 23 oktober 2014 heeft het college van burgemeester en schepenen haar goedkeuring verleend aan het door TMVW opgemaakte selectieverslag waarbij enkel de kandidatuur van Helicon Conservation Support bv (hierna ook Helicon), werd weerhouden en werd beslist deze kandidaat uit te nodigen om een offerte in te dienen op basis van het gunningsbestek, waarvan het college in zitting van 4 september 2014 kennis heeft genomen (2014_CBS_12033 en 2014_CBS_09990). Voormelde goedkeuring geldt als bindend advies in de zin van artikel 44 van de TMVW-statuten.
Op basis van de offerte die Helicon vervolgens heeft ingediend bij TMVW, werden de onderhandelingen opgestart tussen Helicon en TMVW, voor de erfgoed technische kant van de zaak hierin bijgestaan door vertegenwoordigers van het Departement Cultuur, Sport en Vrije Tijd en de twee AGB’s. TMVW heeft op basis van de onderhandelingsresultaten een gunningsvoorstel uitgewerkt waarin de opdracht aan Helicon werd toegewezen doch waarin uitsluitend de bestelling voor de inventarisatiefase ter waarde van 100.000 euro excl. btw werd geplaatst. Bovendien heeft TMVW zich uitdrukkelijk het recht voorbehouden om de overeenkomst met Helicon na de inventarisatiefase stop te zetten, zonder schadebeding.
Bedoeling was om door de ruimtelijke inventarisatie van de driedimensionale afmetingen van de erfgoedstukken tot een betere invulling van het erfgoeddepot te komen en Helicon door dit voorafgaand werk in staat te stellen tot een preciezere (lees gunstigere) prijszetting te komen voor de totaalopdracht. Helicon heeft zich formeel akkoord verklaard met de (her)negotiatie inzake de kostprijs van de diverse deelopdrachten tijdens het vervolgtraject en dit in functie van de resultaten van de inventarisatie (“bindende intentieverklaring”).
In zitting van 3 december 2015 heeft het college van burgemeester en schepenen een gunstig advies uitgebracht over het gunningsverslag waarin aan de bestuursorganen van TMVW gevraagd wordt de opdracht voor het ontwerp en inrichting van een centraal erfgoeddepot voor de Stad Gent in de Ghelamco Arena toe te wijzen aan de firma Helicon conservation support bv. Tevens heeft het college van burgemeester en schepenen een gunstig advies uitgebracht over de bindende intentieverklaring met betrekking tot de opdracht voor het ontwerp en inrichting van een centraal erfgoeddepot voor de Stad Gent in de Ghelamco Arena (2015_CBS_14253).
In de eerste helft van 2016 heeft Helicon de inventarisatiefase afgerond en op basis van de resultaten hiervan konden de inhoud van de drie deelopdrachten alsook de prijs die daar tegenover staat definitief worden vastgelegd. Dit zou TMVW toelaten de volledige opdracht definitief te gunnen en de drie deelopdrachten af te roepen.
Op 10 november 2016 heeft het college een gunstig advies uitgebracht over de brief waarbij aan de bestuursorganen van TMVW wordt gevraagd om de deelopdrachten 1 t.e.m. 3 binnen de opdracht voor het ontwerp en de inrichting van een centraal erfgoeddepot voor de Stad Gent in de Ghelamco arena af te roepen bij de firma Helicon conservation support bv. (2016_CBS_13628).
Deze deelopdrachten hebben betrekking op het volgende:
- Deelopdracht 1: totaalinrichting van het erfgoeddepot;
- Deelopdracht 2: inventarisatie, verhuis naar en plaatsing in het erfgoeddepot;
- Deelopdracht 3: onderhoud van de technische installaties.
Tussen TMVW en Stad Gent wordt, per deelopdracht die gegund werd aan Helicon, een oplijsting gemaakt van de taken die volledig ten laste zijn van TMVW of onder haar verantwoordelijkheid vallen, en de taken die volledig ten laste van de Stad Gent/de musea zijn. Er wordt een stuurgoep opgericht die is samengesteld uit vertegenwoordigers van TMVW, de Stad, de musea en Helicon (gedurende de uitvoering van de opdracht) en de betrokken stadsdiensten.
In de bijlage gevoegde afsprakennota worden een aantal afspraken en samenwerkingsmodaliteiten tussen de Stad Gent en TMVW schriftelijk vastgelegd om deze samen met de formele opdracht van de Stad aan de Divisie Aanvullende Diensten te laten goedkeuren in de bevoegde beslissingsorganen van beide partijen.
In de aanloop van de budgetbesprekingen in april 2017, ten behoeve van budgetwijziging 2017, werden volgende afspraken gemaakt met TMVW:
- De aanrekening van het erfgoeddepot moet volledig via de A-divisie verlopen, waarbij zowel de financiering van de (casco) ruimte als de inrichting en exploitatie in één jaarlijkse aanrekening worden gevat.
- Het deel ‘ (casco) ruimte en de inrichting’ zijn investeringsuitgaven die in de S-divisie werden gemaakt. Deze worden binnen TMVW doorgerekend door de S-divisie aan de A-divisie. Vanuit de A-divisie worden ze aangerekend aan de stad. Dit heeft tot gevolg dat de jaarlijkse aanrekening vanuit de S-divisie voor Ghelamco daalt ten gevolge van de terbeschikkingstelling met doorrekening (+btw) van een deel van de casco ruimtes aan de A-divisie in functie van het erfgoeddepot.
De aanrekening van de resterende ruimtes (niet-erfgoeddepot) blijven door de S-divisie rechtstreeks aan de stad gebeuren.
TMVW heeft op 2 juni 2017 een definitieve financiële simulatie voor de inrichting van het erfgoeddepot overgemaakt aan de Stad Gent.
Uit deze simulatie (met versiedatum 23/05/2017) blijkt het volgende:
- investeringsbudget: € 6.674.220 exclusief btw (voor deelopdrachten 1 en 2 en projectopvolging door TMVW);
- exploitatiebudget: € 36.000 per jaar (exclusief btw).
Voor de impact op de stadsbegroting kan verwezen worden naar de financiële bijlage bij dit besluit.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 13 juli 2017 beslist om een bedrag van 941.927 euro uit te betalen aan TMVW (Farys) voor de exploitatie van de door TMVW verworven afnames in de Ghelamco Arena tijdens het jaar 2016 (2017_CBS_07989).
Op basis van de in bijlage gevoegde definitieve financiële simulatie en de in bijlage gevoegde afsprakennota met TMVW waarbij de taken en verantwoordelijkheden tussen partijen worden verduidelijkt, wordt, via onderhavige gemeenteraadsbeslissing, de opdracht tot ontwerp en inrichting van een centraal erfgoeddepot toevertrouwd aan de TMVW (binnen de divisie Aanvullende Diensten). Na partiële splitsing van TMVW, waarbij de divisie Aanvullende Diensten zal worden overgedragen aan de nieuw op te richten dienstverlenende vereniging TMVS, zal het beheer van het erfgoeddepot overgaan naar TMVS, als rechtsopvolger van de Divisie Aanvullende Diensten van TMVW.
Keurt goed, de opdracht aan TMVW (Divisie Aanvullende Diensten) of haar rechtsopvolger TMVS voor het ontwerp en de inrichting van een centraal erfgoeddepot voor de Stad Gent, zoals verduidelijkt in de afsprakennota zoals gevoegd in bijlage die integraal deel uitmaakt van deze beslissing.