2017_GR_01251 - Oproep voor de exploitatie van de cafetaria en de uitvoering van een aantal beheerstaken in het Huis van de Sport - Vaststelling - Model van concessieovereenkomst - Goedkeuring

• Het Burgerlijk Wetboek, Boek III, titel III, betreffende contracten of verbintenissen uit overeenkomst in het algemeen.

• Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43, § 2, 12°.

Bij gemeenteraadsbesluit d.d. 25 september 2017 werd er goedkeuring verleend aan de vroegtijdige beëindiging van de opstalovereenkomst d.d. 20 augustus 2001, gesloten met de Provincie Oost-Vlaanderen, betreffende het onroerend goed, gekend als het Huis van de Sport, gelegen te 9000 Gent, Zuiderlaan 13, kadastraal bekend onder Gent, 9de afdeling, sectie B, perceelnummer 0665F, ingevolge de inkanteling van een aantal culturele en persoonsgebonden aangelegenheden naar de lokale besturen.

Vanaf 1 januari 2018 wordt bijgevolg de Stad Gent eigenaar van het gebouw, gekend als het Huis van de Sport.

Het Huis van de Sport voorziet in de huisvesting van enerzijds de Sportdienst van de Stad Gent en anderzijds verscheidene sportfederaties.

Het Huis van de Sport beschikt over meerdere vergaderzalen, die kunnen gehuurd worden via de Sportdienst van de Stad Gent, door Sport-, Cultuur- en Jeugd gerelateerde verenigingen.

De aanwezigheid van een cafetaria is een meerwaarde voor deze site. De infrastructuur is hiertoe gedeeltelijk aanwezig en werd tot een paar jaar terug, in opdracht van de Provincie Oost-Vlaanderen, effectief geëxploiteerd.

De Stad Gent is op zoek naar een nieuwe uitbater voor een gedeelte van het gebouw, gekend als het Huis van de Sport, dienstig als cafetaria, gelegen naast het Sport- en Recreatiepark Blaarmeersen van Gent, Zuiderlaan 13.

De Stad biedt voor de uitbating van de cafetaria een gedeelte van het gebouw aan omvattende:

- een verbruikszaal met uitgeruste toog, tafels en stoelen

- een dubbele ruimte voor keuken, voorzien van 3 koelkasten, een vaatwasmachine, 2 dampkappen en een gasfornuis

- 1 bergruimte.

Daarnaast zullen aan de uitbater een aantal beheerstaken met betrekking tot het gebouw worden toebedeeld,  met name:

- bij sluiting van de cafetaria:

• het uitvoeren van een controleronde in alle lokalen en het doen van de nodige interventies, bv. ramen vergrendelen, lichten doven, enz.
• het slotvast maken van alle bureelruimtes
• het inschakelen van het brand- en inbraakalarm
• het afsluiten van het gebouw
• het opmaken van een rapport dat o.a. melding maakt van openstaande ramen met bureelnummer, niet slot vast bureeldeuren, brandende verlichting, defecten, alarmmeldingen, enz., indien een gebruiker, bewoner van het gebouw nog een vergadering organiseert na sluitingsuur van het cafetaria, bij vertrek, de identiteitsgegevens noteren van de verantwoordelijke
• het dagelijks doorsturen van het rapport aan de Stad Gent per mail, het emailadres wordt bij ondertekening van de concessieovereenkomst medegedeeld

- buiten de kantooruren en tijdens de openingsuren van het cafetaria:

• het openen van het gebouw
• het uitschakelen van het brand- en inbraakalarm
• de routing van het gebouw aanpassen in functie van de bezetting van het gebouw
• het toezicht houden op de naleving van het rookverbod en melding doen bij inbreuken hierop
• het aanbieden van praktische hulp aan gebruikers van de vergaderzalen bv. het correct aansluiten van de projector, het bedienen van de schuifbare wand in de vergaderzaal
• het begeleiden van mensen naar buiten indien zij zich onrechtmatig toegang verschaffen tot het gebouw of zich ophouden in het gebouw en indien nodig tussenkomst van de politie vragen
• het verwittigen van de ordediensten bij vals brand- en/of inbraakalarm, om de interventie af te zeggen, alsook het resetten van de brandcentrale
• het optreden bij calamiteiten en de voorgelegde procedure, aangereikt door de Stad, volgen
• het verwittigen van de wachtdienst bij defecten zoals bv. stroomuitval, schade door ongunstige weersomstandigheden, vandalisme, enz. of bij dringende technische problemen die men zelf niet kan oplossen.

Voor het uitvoeren van de beheerstaken met betrekking tot het gebouw zal een jaarlijkse vergoeding, voor een bedrag van 18.000,00 euro, worden betaald door de Stad Gent aan de kandidaat-exploitant.

De kandidaat-exploitant dient zelf in te staan voor de inrichting van de opwarmkeuken, de exploitatie van de cafetaria, het verkrijgen van de nodige vergunningen voor de exploitatie en het uitvoeren van de beheerstaken.

Voor de toewijzing van de concessie van diensten zal een openbare oproep gelanceerd worden.

De Stad Gent biedt hiertoe een concessie van diensten aan voor een periode van 5 jaar, verlengbaar voor eenzelfde periode op verzoek van de concessionaris en na een positieve evaluatie door de Stad Gent van de voorbije uitbating, waarvan de voorwaarden zoals opgenomen in het model van concessieovereenkomst ter goedkeuring aan de gemeenteraad worden voorgelegd.