Antwoord dhr. Burgemeester

Er werden met betrekking tot het kappen van de kastanjebomen in de Begijnhoflaan 2 aanvragen ingediend in kader van passieve openbaarheid van bestuur (POB).

M.b.t. Vraag inzake de  aanvraag tot overmaken dossier kastanjebomen meldt de dienst bestuursondersteuning mij het volgende:

Vraag 1 werd ingediend op 28/11/2012, en conform het decreet geregistreerd op 29/11.

Het betrof het bekomen van volgende bestuursdocumenten:
1) rapporten Tomografie op 12 bomen uitgevoerd op 9/03/2012
2) Rapporten Visuele controle (VTA) van alle 87 bomen op 2/2/2012
3)volledige dossier gunningsaanvraag bij ANB, datum van aanvraag 10/04/2012
4) Dossier gunning van alle boomonderzoeken aan Aalterse Boomverzorging: bestek, lijst aangeschreven kandidaten, inschrijvers, gunningsverslag.

Deze zelfde documenten werden gelijktijdig opgevraagd door de raadsman van het actiecomité, bij de raadsman van de Stad Gent.  De raadsman van de Stad Gent maakte naar aanleiding van deze vraag de gevraagde bestuursdocumenten integraal over aan de verzoekende partij.

Op 19/12 bevestigde de aanvrager dat de verkregen documenten tegemoet kwamen aan de vraag en kon de vraag in kader van passieve openbaarheid van bestuur als afgehandeld worden beschouwd gezien de documenten reeds werden overgemaakt.

Er werd geen beroep ingesteld bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur met betrekking tot deze vraag.

M.b.t.de – vraag naar communicatie met de Lijn en bijkomende informatie over het dossier kan ik u volgende mededelen:

Deze aanvraag werd ingediend op 12 december 2012, en conform het decreet geregistreerd op 12/12. (POB201201013)

Het betrof het bekomen van volgende informatie:

1) Alle communicatie met De Lijn over de exploitatie en het onderhoud van het tramtraject tussen de bomen in kwestie;

2) Effect van de bomen naast de trambanen op exploitatie & onderhoud van het tramtraject in kwestie - zoals bijvoorbeeld: impact van het onderhoud (snoeien) van de bomen op de dienstregeling van de tram, de noodzaak of wenselijkheid om de stroom op de bovenleiding te onderbreken om veiligheidsredenen, de uren waarbinnen het onderhoud van de bomen dient te gebeuren,...

3) Plannen & toekomstvisie voor het tramtraject in kwestie (heraanleg, uitbreiding,…) - en de eventuele impact op de bomen en/of de beperkingen die de bomen opleggen aan die plannen.

Overeenkomstig de procedure tot afhandeling van POB-aanvragen werd input gevraagd aan de betrokken dossierbeheerders.

Hieruit bleek het volgende:

1) Voor de informatie opgevraagd onder punt 1 en 2 werd vastgesteld dat geen bestuursdocumenten bestonden bij de Stad Gent.  Er werden immers geen schriftelijke communicatie of afspraken hieromtrent opgemaakt. Er kon wel een algemene toelichting worden gegeven over de standaard procedure bij het snoeien van bomen langs tramtrajecten. Deze toelichting werd integraal opgenomen in de beslissing van de stadssecretaris.

1. Voor wat betreft de gevraagde informatie onder punt 3 werd vastgesteld dat deze gegevens opgenomen werden in het  Groenstructuurplan en het Bomenplan. Beiden vrij toegankelijk via het internet.

Op 10 januari 2013 nam de stadssecretaris een beslissing tot gedeeltelijke inwilliging van de vraag in die zin dat:

1. De vraag met betrekking tot de eerste 2 documenten onontvankelijk werd verklaard gezien het ontbreken van een dergelijke documenten
2. Voor het derde document  werd verwezen naar de website van de Stad Gent waar de documenten 'Groenstructuurplan' en 'Bomenplan'  vrij kunnen worden geraadpleegd.

Op de vragen gesteld in punt 1 en 2 werd ondanks het gebrek aan bestaande bestuursdocumenten een uitvoerige omschrijving van de samenwerking tussen De Lijn & Stad Gent opgenomen in het antwoord van de secretaris.

Tegen deze beslissing werd beroep ingesteld bij de beroepsinstantie inzake openbaarheid van bestuur.

Op 27/1 het bestuur door de beroepsinstantie in kennis gesteld dat door de aanvragers een gelijkaardig verzoek t.a.v. de Lijn werd ingediend. Daaruit zou blijken dat er 2 mailberichten bestaan tussen de stad Gent en de Lijn met betrekking tot het “rooien bomen Begijnhoflaan”.

Op basis van de specifieke gegevens over dit mailverkeer werden deze inderdaad teruggevonden bij de betrokken dossierbeheerders.

• Op 31 januari 2013 werd het beroep ontvankelijk, doch deels zonder voorwerp, deels als gegrond beschouwd. In die zin dat de Stad Gent de 2 mailberichten betrekking tot het “rooien bomen Begijnhoflaan diende over te maken aan de aanvrager.
  • Deze werden de dag zelf nog bezorgd aan de aanvrager.

Ik kan hier zonder meer bevestigen dat de Stad Gent alle informatie met betrekking tot het dossier heeft overgemaakt aan de aanvrager:

Documenten opgevraagd in de eerste aanvraag hebben aanvrager bereikt via zijn raadsman – vóór het verstrijken van de afhandelingstermijn in het kader van passieve openbaarheid van bestuur (binnen 15 dagen!)

Voor wat betreft de tweede aanvraag ging men er in de dienst (verkeerdelijk) van uit dat twee mails niet als bestuursdocument dienden te worden beschouwd. In die zin is er een foute interpretatie van het begrip ‘bestuursdocument’ gebeurd.

Door het niet overmaken van deze twee mails werd er echter geenszins informatie achtergehouden ten aanzien van de aanvrager. Integendeel. Hoewel de stad wettelijk niet verplicht kan worden om een nieuw document op te maken met daarin door de aanvrager opgevraagde informatie, is dit in betreffend geval wèl gebeurd.

De aanvrager beschikte bijgevolg tijdig over de stukken van het dossier en kreeg nog aanvullende informatie, die uitvoeriger was dan de inhoud van de twee niet bezorgde documenten.

Voor wat uw laatste vraag betreft, meldt de dienst Bestuursondersteuning dat er jaarlijks ongeveer 1000 aanvragen in kader van passieve openbaarheid van bestuur geregistreerd en behandeld worden.

Hiervan wordt slechts een 2-tal % geheel of gedeeltelijk geweigerd (zie ook de jaarverslagen van de Beroepsinstantie).

Indien u dat wens kunnen gedetailleerde cijfer hieromtrent schriftelijk aan de leden van de commissie overgemaakt worden.

Teneinde te kunnen nagaan hoeveel beroepen er tegen de beslissingen inzake openbaarheid van bestuur bij de Stad gent werden ingesteld, dient de registratiesoftware te worden aangepast.

Er werd contact opgenomen met de Beroepsinstantie met de vraag of zij ons hierbij kunnen verder helpen. Deze vraag wordt daar ook onderzocht.

Zo er geen digitale informatie beschikbaar is, zal moeten worden overgegaan tot het manueel doorzoeken van de 5.000 beslissingen. Dit zal wat tijd in beslag nemen.

Het antwoord op deze laatste vraag zal eveneens schriftelijk worden nagestuurd.