Tal van socio-culturele verenigingen hebben reeds hun belangstelling laten blijken voor het organiseren van activiteiten onder en in de omgeving van de nieuwe Stadshal.
Bij aanvragen en info vernamen zij evenwel dat een specifiek reglement voor het gebruik van de Stadshal eerst nog moest uitgewerkt worden en door het College gevalideerd.
Is er thans al nieuws over de voorwaarden voor het gebruik van de Stadshal-site?
Kan de Schepen ons informeren over de algemene voorwaarden, wijze van aanvraag, tarieven en het voorzien van een "Stadshal-activiteitenkalender”?
Ik weet dat u een oprechte betrokkenheid heeft t.a.v. de Stadshal en ben u daar bijzonder dankbaar. De Stadshal werd iets meer dan een jaar geleden feestelijk geopend en wordt intussen door ontzettend veel Gentenaars gezien als 1 van de pronkstukken van onze stad. Wereldwijd wordt onze Stadshal ook gelauwerd in allerlei architectuurschriften en andere media.
De Stadshal is niet alleen mooi, maar heeft ook een bijzondere akoestiek. Dat hebben we de afgelopen maand dankzij het project 123-piano weer dagelijks mogen ondervinden. De Stadshal leent zich uitzonderlijk goed voor muzikale projecten. Het afgelopen jaar zijn er al heel wat verschillende evenementen door gegaan onder de Stadshal.
Ik zal eerst schetsen hoe vandaag de procedure loopt als je iets wil organiseren onder de Stadshal en zal daarna ingaan op uw vraag ivm de voorwaarden en de activiteitenkalender.
Procedure, algemene voorwaarden & tarieven
Eerst en vooral is het belangrijk om te weten dat de Stadshal niet gezien wordt als een gebouw dat men betreedt. Dit wil zeggen dat alle evenementen die er doorgaan worden gezien als een inname openbare ruimte. De Stadshal zelf staat op het Emile Braunplein, maar aansluitend is er ook nog de Poeljemarkt en het Gouden Leeuwplein. Voor het gemak noemen we dit de ‘Stadshal site’
Voor alle innames van openbaar domein geldt dat het college hiervoor de goedkeuring moet verlenen. Om zo’n goedkeuring te krijgen moet de aanvrager bij de dienst Evenementen en Feesten een ‘aanvraag inname openbaar domein indienen’. Die aanvraag is een formulier waar de organisator heel wat verschillende gegevens moet invullen. Dit zijn heel praktische dingen als de contactgegevens van de organisator, de datum en de uren van opbouw, afbraak en het evenement zelf, maar ook alles wat met mobiliteit te maken heeft. Worden er straten afgesloten, kan er hinder zijn voor openbaar vervoer. En uiteraard heel wat zaken die met openbare orde en veiligheid te maken hebben: hoeveel mensen worden er verwacht, wordt er alcohol geschonken, wat wordt er precies waar op het openbaar domein geplaatst, zal er geluidshinder zijn, etc. De organisatoren worden ook gewezen op de regels ivm uitdelen van flyers, het afvalbeheer en het feit dat de mogelijkheid bestaat om via de dienst evenementen en feesten materiaal uit te lenen.
Op dit moment is dit nog een procedure op papier, maar binnenkort zal ik het Evenementenloket lanceren waarmee heel deze procedure voortaan online zal kunnen verlopen. Bij grotere evenementen zal het echter wel altijd zo blijven dat er door de dienst Evenementen en Feesten een actieve begeleiding wordt gegeven aan organisatoren en de dienst als coördinerende instantie fungeert tussen andere diensten, politie en brandweer.
Wanneer al deze informatie beschikbaar is, wordt steeds advies gevraagd aan politie, brandweer en eventuele betrokkendiensten zoals het IVA Mobiliteit en de Groendienst.
Het volledige dossier: de aanvraag + alle adviezen worden vervolgens voorgelegd aan het college. Die dan al of niet de vergunning verlenen.
Omdat deze procedure enige tijd in beslag neemt, worden organisatoren gevraagd om uiterlijk 6 weken voor het evenement een aanvraag in te dienen.
De kostprijs voor de inname van het openbaar domein onder de Stadshal valt onder regels van het ‘Belastingsreglement voor het gebruik van de Openbare Weg’. Voor de Stadshal komt dit neer op 186 euro per dag. In dit belastingsreglement zijn een aantal vrijstellingsregels opgenomen waardoor bv. door de stad erkende verenigingen of stadsdiensten deze belasting niet moeten betalen.
Mijnheer Reynebeau,
U vroeg naar de specifieke voorwaarden die worden opgelegd voor de vergunning van evenementen onder de Stadshal. Op dit moment gelden de algemene regels zoals hierboven geschetst. Wel is het zo dat er door RUMODO een beheersnota voor de Stadshal-site werd opgemaakt. In deze beheersnota wordt duidelijk aangegeven hoe de site mag gebruikt worden: bv. waar mag je al of niet iets opgangen aan de Stadshal, welke regels gelden voor het gebruik van de openhaard, enz.
Daarnaast worden uiteraard de adviezen van politie en brandweer over het al of niet toelaten van een evenement gevolgd.
Op dit moment is het niet zo dat er al een duidelijk inhoudelijk afwegingskader bestaat over welk soort evenementen we al of niet willen onder de Stadshal. Aan zo’n afwegingskader wordt wel gewerkt. De doel is eigenlijk vrij eenvoudig: we willen maximaal kansen geven aan evenementen waarbij het evenement een meerwaarde krijgt door de setting en de Stadshal zelf ook een meerwaarde krijgt door het evenement. We hebben in het verleden al een paar zeer mooie evenementen gezien waarbij deze win-win situatie duidelijk zichtbaar was. Ik denk bijvoorbeeld aan het verhalenfestival, of de avond met Radio Modern of 123-Piano dat nu doorgaat.
Dit afwegingskader willen we vertalen naar een richtlijn van het college. Daardoor kan dit kader ook gecommuniceerd worden naar aanvragers. In deze richtlijn zouden we ook een aantal zeer specifieke voorwaarden willen omschrijven zoals gebruik van reclame om en rond de Stadshal. Elementen die hier ook zeker in zullen komen is het feit dat bij het plannen van evenementen er rekening moet gehouden worden met de banken die er staan en dat het plein zijn openbaar karakter niet mag verliezen. Met andere woorden: de Stadshal volledig afsluiten om er een betalend evenement te organiseren kan niet.
Uw laatste vraag ging over een activiteitenkalender specifiek voor de Stadshal. Ik ben hierin voorzichtig terughoudend. Ik geloof dat er al heel wat verschillende kanalen zijn waarlangs evenementen worden aangekondigd. Het belangrijkste instrument hierbij is ongetwijfeld de uit-databank. Hierin kunnen allerlei soorten evenementen worden bekendgemaakt en deze databank wordt door ontzettend veel online en offline kalenders gebruikt om aankondigingen te doen. Ik ben persoonlijk geen voorstander van aankondigingsborden aan pleinen waarbij toekomstige activiteiten worden opgelijst. Ik geloof meer in de goede distributie van informatie zoals vandaag via de uit-kalender gebeurt.
di 10/09/2013 - 13:11