.
Wanneer een persoon niet meer op een adres woonachtig is en die geeft dat zelf niet door, maar wel wordt dit door een derde gesignaleerd aan de stad, duurt het maanden vooraleer de betrokkene uiteindelijk wordt afgeschreven. Dit is echt onaanvaardbaar en brengt anderen in de problemen.
Waarom duurt dit zo lang?
De schepen antwoordde in de commissie van februari, op een vraag over de lange duur van domicilieringen, dat er toen binnen de Dienst Burgerzaken een onderzoek liep waarin bekeken werd of de doorlooptijd versneld kon worden.
Wat zijn de conclusies van dit onderzoek?
Voor het houden van de bevolkingsregisters, o.a. het ambtshalve afvoeren uit de registers, past de Dienst Burgerzaken de wettelijke bepalingen toe namelijk de wet van 19 juli 1991.
Art. 8 van het KB van 16 juli 1992 op zijn beurt stelt dat het college van burgemeester en schepenen de afvoering van ambtswege uit de registers gelast als het onmogelijk blijkt de nieuwe hoofdverblijfplaats op te sporen.
Dit onderzoek naar een mogelijk nieuwe hoofdverblijfplaats neemt de nodige tijd in beslag.
De politie maakt een verslag ambtshalve schrapping op en stuurt dit naar de Dienst Burgerzaken waar het onderzoek wordt verdergezet. Er wordt met alle beschikbare middelen gezocht naar een mogelijk nieuw adres van betrokkene.
De dienst onderzoekt alle mogelijke verblijfplaatsen o.a. op basis van info verkregen van de buurtinspecteur, van familie, nieuwe bewoners van de woning, derden en eventueel de betrokkene zelf.
Er wordt een lijst opgemaakt van aan het College voor te leggen schrappingen. Deze lijst wordt overgemaakt aan het OCMW en na eventuele aanvulling met bijkomende info van het OCMW overgemaakt aan de FOD Justitie om na te gaan of er geen personen in de gevangenis of in een gesloten instelling verblijven.
Na ontvangst van het antwoord van de FOD Justitie wordt de lijst aangepast, wordt er gecontroleerd of er ondertussen geen adreswijziging werd aangegeven, worden de data in het bevolkingsdossier aangepast en wordt een Q-besluit opgemaakt. Net vooraleer de lijst in het College besproken wordt, worden nogmaals alle bevolkingsdossiers gecontroleerd. Wanneer er nog een aangifte adreswijziging gebeurd is, wordt aan mijn kabinet gevraagd betrokkene van de lijst te schrappen.
De (ambtshalve) afvoering kan onderbroken worden door (soms opeenvolgende) aangiften van of vermoedens van nieuwe hoofdverblijfplaats. Bij niet-inschrijving wordt het onderzoek uiteraard verdergezet. Dit kan de termijn voor afvoering aanzienlijk verlengen.
De volledige procedure duurt meestal enkele maanden en is afhankelijk van de snelheid waarmee de nodige informatie kan verkregen worden. De procedure kan sneller afgehandeld worden wanneer onmiddellijk alle nodige informatie aanwezig is zoals bv. bij daklozen voor inschrijving op het adres van het OCMW.
Vanaf het ogenblik dat er een onderzoek loopt voor ambtshalve afvoering, wordt dit wel in het bevolkingsregister ingebracht, zodat instanties die toegang hebben tot de gegevens (o.a. overheidsdiensten, deurwaarders, notarissen, …) dit ook zien en er rekening kunnen mee houden.
Uit het onderzoek bleek dat de doorlooptijd sterk medebepaald werd door o.a.:
Een verdere digitalisering van het proces ‘adreswijzigingen’ zou hieraan dus een oplossing kunnen bieden.
De Dienst Burgerzaken zocht samen met de Politie en met de leverancier van de bevolkingstoepassing (CEVI) naar mogelijke oplossingen en er werd begonnen met de voorbereidingen om de digitalisering te kunnen doorvoeren:
Deze werkwijze zal dit najaar opgestart worden en als ik goed geïnformeerd ben zou dit vanaf oktober moeten kunnen worden toegepast.
Dit is dan één richting, namelijk van de dienst Burgerzaken naar de Politie. Na het uitboeken door de Politie van het woonstvaststellingsformulier, kan dit blijkbaar nog niet digitaal teruggestuurd worden naar de dienst Burgerzaken.
Gelukkig zal CEVI binnenkort een werkgroep opstarten om hiermee ook zo snel mogelijk van start te kunnen gaan.
Ik moet eerlijk toegeven dat ikzelf verrast was dat een stadsorganisatie zoals Gent nog op deze manier werkte. Het is dan ook mijn ambitie om deze legislatuur de digitalisering in de dienst Burgerzaken in alle facetten van haar werking door te duwen. Dit voor het comfort van de medewerkers en uiteraard dat van onze klanten.
di 17/09/2013 - 11:25