De gemeenteraad keurde op 24 januari 2011 het 'Bijzonder betek nummer COMDS/06: prepress en press personeelsmagazine Stad Gent Moment 2011-2014 (5 edities per jaar) goed. Het voorwerp van deze opdracht is de publicatie van het personeelsmagazine Moment voor de periode van 1 juni 2011 tot en met 31 mei 2014. De opdracht omvat de interviews, de tekstopmaak, de lay-out, de begeleiding van het drukwerk, het drukwerk, de adressering en de levering van in totaal 15 edities (5 edities per jaar). De overheidsopdracht werd uitgeschreven via een algemene offerteaanvraag.
Op 21 april 2011 werd de opdracht van diensten voor prepress en press personeelsmagazine Stad Gent Moment 2011-2014 (5 edities per jaar) gegund aan Markee/Het Salon, Kleindokkaai 17, 9000 Gent voor een bedrag van € 177.390, exclusief btw (€ 188.033,4, inclusief 6% btw). Markee/Het Salon is één bedrijf (met één zetel en één btw-nummer) en verenigt haar activiteiten als full service communicatiebureau (Markee) en als uitgever van magazines (Het Salon).
De opdracht loopt af op 31 mei 2014 met de realisatie van het juninummer van gent&co (zoals het personeelsmagazine ondertussen heet).
Onze organisatie is volop in beweging. De Stad zet in op efficiëntie en optimalisatie. Ook het personeelsmagazine, als belangrijk kanaal voor interne communicatie, wordt bij deze oefening betrokken. De Dienst Communicatie - afdeling Interne Communicatie kreeg de vraag om te onderzoeken of het bestaande Sodigandamagazine geïntegreerd kan worden in gent&co, het personeelsmagazine van de Stad Gent. Sodiganda krijgt immers vanaf 1 januari 2015 een nieuwe organisatievorm. Ook de nauwere samenwerking van de Stad Gent met het OCMW zorgt voor opportuniteiten op dit vlak. Alle pistes liggen nog open.
In dat licht is het aangewezen om de huidige opdracht voor de realisatie van het personeelsmagazine te verlengen tot 30 november 2014 voor de realisatie van het oktober- en decembernummer van gent&co. Alle potentiële scenario's op dit moment voorzien in de nieuwe overheidsopdracht is niet opportuun omwille van de zeer uiteenlopende doelgroepen en verspreidingswijzen van de 2 magazines. Het laat het bestuur toe om deze scenario's in alle rust door te nemen en er een beslissing in te nemen. Het nieuwe bestek kan dan een duidelijke keuze en welomschreven opdracht vermelden. Dit geeft meer transparantie naar de inschrijvers en sluit eventuele vergelijkingsproblemen uit.
De opdrachtnemer is akkoord met de aanpassing van de uitvoeringstermijn.