.
Dat het voor nabestaanden een schok is wanneer zij het graf van een overledene bezoeken en vaststellen dat de zerk is weggehaald hoeft geen betoog. Het is dan ook evident dat er bijzonder zorgvuldig moet gehandeld worden voordat er bij het vervallen van concessies gedenkstenen worden weggehaald.
Ik verneem dat er op Gentse begraafplaatsen recent een aantal voorvallen zijn geweest waarbij zerken verwijderd zijn zonder dat de eigenaars hiervan op de hoogte bleken. De door de diensten gevolgde procedure was in deze gevallen dus niet waterdicht.
Men signaleert mij een aantal knelpunten:
-Bij het vervallen van een concessie is er een verwittigingsperiode van één jaar, in de loop van dit jaar wordt een attest uitgehangen op de begraafplaats. Deze bordjes blijken niet steeds vlak bij de zerk te staan maar gegroepeerd op enkele meters afstand (zie bijgevoegde foto)
-De diensten sturen de concessiehouders een brief met een overschrijving zodat zij, als ze dat wensen, de concessie kunnen verlengen. Als deze brief om welke reden dan ook niet bij de bestemmeling terechtkomt kan het gebeuren dat de concessiehouder niet op de hoogte is van het feit dat de concessie vervalt.
Klopt het dat het zenden van een tweede herinneringsbrief geschrapt is omwille van besparingen?
Is het niet mogelijk om bij non respons op de eerste brief toch contact op te nemen met de concessionaris (rechtstreeks of via een aangetekende brief)? De meerkost voor de stad kan eventueel doorgerekend worden in de prijs voor de hernieuwing van de concessie.
Graag had ik uw reactie op dit probleem. Wilt u maatregelen overwegen om de procedure die gevolgd wordt bij het verwijderen van gedenktekens op de begraafplaatsen meer sluitend te maken?
Ik ben het volledig met u eens: een grafzerk die weggebroken wordt terwijl de familie de concessie wilde verlengen, is een zeer pijnlijke fout. Een fout die we te allen tijde willen vermijden.
Vandaar dat we verschillende communicatiemiddelen voorzien om concessionarissen te verwittigen als de concessie vervalt. Ik overloop ze even:
Conform het decreet van 16 januari 2004 wordt een jaar op voorhand zowel bij het graf als aan de ingang van de begraafplaats, een bericht geplaatst dat de concessie op die bepaalde datum zal vervallen en wat de modaliteiten zijn om de concessie te verlengen. Als er geen aanvraag voor een concessie of tot hernieuwing ervan is gedaan voor de vervaldatum, vervalt de concessie.
Uit de foto blijkt inderdaad dat de bordjes in de omgeving van het graf geplaatst zijn en niet aan het graf zelf. Onze medewerkers krijgen nochtans duidelijke richtlijnen mee om de bordjes steeds bij het graf te zetten. Deze richtlijnen werden nogmaals aan onze medewerkers meegegeven en wij zullen er in de toekomst nog nauwgezetter over waken dat de bordjes effectief aan het graf zelf worden geplaatst.
Omdat de bordjes verplaatst kunnen worden of kunnen wegwaaien, onderzoeken we een ander systeem nl: het plakken van stickers op de grafzerk. Aan de hand van verschillende kleuren zou je dan kunnen aangeven welke concessies zullen verlopen en welke grafzerken op korte termijn afgebroken zullen worden. Uiteraard moet het om stickers gaan die geen lijmresten achterlaten. Maar dit systeem zit dus nog in de onderzoeksfase.
Vraag:
De diensten sturen de concessiehouders een brief met een overschrijving zodat zij, als ze dat
wensen, de concessie kunnen verlengen. Als deze brief om welke reden dan ook niet bij de
bestemmeling terechtkomt kan het gebeuren dat de concessiehouder niet op de hoogte is van het feit dat de concessie vervalt.
Antwoord:
Om te vermijden dat de betrokken concessiehouder of familieleden de aanplakking aan de ingang van de begraafplaats of de akte aan het graf niet zouden opmerken werd (onder wijlen schepen Chantal Claeys) inderdaad besloten om minstens 1 jaar vooraf de concessionarissen of contactpersonen ook per brief op de hoogte te brengen van het nakende einde van de lopende concessie.
Het versturen van deze verwittigingsbrieven is dus geen wettelijke of decretale verplichting.
Aan deze verwittigingsbrief is een overschrijvingsformulier gehecht met vermelding van het juiste bedrag dat moet worden betaald om de concessie te verlengen. We sturen het overschrijvingsformulier trouwens zo lang op voorhand op zodat mensen voldoende de tijd krijgen om dit binnen hun maandelijkse budget in te plannen.
Gezien we telkens spreken van een periode van minimum 10 jaar (bij grafkelders 50 jaar) gebeurt het dat de gegevens in het bestand niet meer up-to-date zijn en dat de concessionaris of de contactpersoon zelf reeds overleden is.
Voor de verwittigingsbrieven verstuurd worden, wordt daarom gecontroleerd of de gegevens van de concessionarissen of contactpersonen nog kloppen: zijn ze niet overleden, wonen zij nog op het opgegeven adres, …
Wanneer blijkt dat de concessionaris of de contactpersoon overleden is, wordt, via de gegevens in het rijksregister, gezocht naar het dichtst mogelijke familielid. Dit familielid wordt dan aangeschreven.
Jaarlijks worden tussen de 2000 en 2500 verwittigingsbrieven verstuurd.
Vraag:
Klopt het dat het zenden van een tweede herinneringsbrief geschrapt is omwille van besparingen?
Is het niet mogelijk om bij non respons op de eerste brief toch contact op te nemen met de
concessionaris (rechtstreeks of via een aangetekende brief)? De meerkost voor de stad kan
eventueel doorgerekend worden in de prijs voor de hernieuwing van de concessie.
Graag had ik uw reactie op dit probleem. Wilt u maatregelen overwegen om de procedure die
gevolgd wordt bij het verwijderen van gedenktekens op de begraafplaatsen meer sluitend te
maken?
Antwoord:
Tot 2012 werden de personen die niet gereageerd hadden, noch op de oproep die bij het graf staat noch op de oproep die aan de ingang van de begraafplaats hangt noch op de verwittigingsbrief, nog eens aangeschreven via een herinneringsbrief. Dit was ongeveer de helft van de aangeschrevenen (± 1200). Om de hoge portkosten te verminderen, werd in 2012 beslist om oa deze tweede herinneringsbrief te schrappen vanaf 1 januari 2013.
Ik moet u echter in deze gelijk geven: met enkele extra verleningen die door deze tweede brief worden gegenereerd, worden de portkosten volledig terugbetaald. Ik heb dan ook aan mijn diensten de opdracht gegeven om die tweede herinneringsbrief opnieuw te versturen.
Verder wil ik u nog meegeven dat wanneer we op de hoogte gebracht worden van een onterechte uitbraak, we grondig onderzoeken welke de juiste oorzaak is. En in bepaalde gevallen geven concessionarissen dan ook wel toe dat zij wat nalatig zijn geweest en het overschrijvingsformulier laten rond slingeren hebben.
Gelukkig wordt een graf niet meteen geruimd. Het is zo dat de grafzerk vrij snel nadat de termijn is afgelopen, vernietigd wordt maar het stoffelijk overschot blijft in het graf liggen tot het grondgraf opnieuw gebruikt wordt voor een andere overledene.
Bij uitbraak van columbaria wordt de urne wel meteen verwijderd, maar deze blijft nog 1 jaar bewaard in een speciale bewaarplaats. Dit is geen wettelijke verplichting maar op die manier kunnen eventuele onterechte uitbraken nog hersteld worden. Of kunnen mensen die eerder beslisten om de concessie niet meer te verlengen en om hun idee terugkomen, een nieuwe zerk plaatsen.
Indien de oorzaak van een onterechte uitbraak ligt bij de stadsdiensten, zullen de kosten van de nieuwe zerk of de nieuwe gedenkplaat (al dan niet gedeeltelijk) gedragen worden door de stad.
di 20/05/2014 - 10:28