2014_MC_00152 - Stand van zaken erfgoeddepot. - Bram Vandekerckhove

1. 1.                  Wat is de stand van zaken in het dossier?

Op 28 november 2013 heeft het college de princiepsbeslissing genomen om de inrichting, onderhoud en het beheer van het erfgoeddepot toe te vertrouwen aan de Divisie Aanvullende Diensten van TMVW.  In deze princiepsbelissing staat ook dat TMVW hiervoor een marktconsultatie zal doen en onderhandelingsprocedure zal opstarten met twee fasen namelijk selectie en gunning.

De eerste fase van de gunningsprocedure loopt momenteel.  Dit is de zogenaamde Selectiefase. Dit is een algemene oproep tot deelneming van potentiële kandidaten.  Potentiële kandidaten kregen tot woensdag 5 februari 2014 de tijd om zich kandidaat te stellen. De eerste fase omvat de selectie van de kandidaten: de betrouwbaarheid, toelaatbaarheid en geschiktheid van de kandidaten wordt onderzocht op grond van verschillende criteria. Dit zijn enerzijds strikt juridische en zakelijke parameters maar hebben bijvoorbeeld ook te maken met specifieke expertise en technische bekwaamheid. Van deze selectie wordt een selectieverslag opgemaakt. Dit selectieverslag is er nog niet, maar wordt eerstdaags afgerond.

Tegelijkertijd wordt de tweede fase, de gunningsfase voorbereid.  Alle geselecteerde kandidaten zullen het gedetailleerde bestek voor de opdracht ontvangen.

Het bestek gaat over drie zaken:

1.  totaalinrichting van het Erfgoeddepot
2. inventarisatie, verhuis naar en plaatsing in het depot van de erfgoedstukken
3. onderhoud van de technische installaties

1. 2.                  Hoe loopt de procedure nu verder? Wat is de verdere timing?

Zoals gezegd is de selectiefase bijna afgelopen.  Daarna start de gunningsfase. Deze begint met het overmaken van het bestek aan de geselecteerde kandidaten. Daarna volgt een plaatsbezoek aan de site waar het erfgoed zal worden ondergebracht en een infosessie voor alle inschrijvers.    Vervolgens worden ze uitgenodigd om een offerte op te stellen.

In die offerte moeten de kandidaten hun totaalvisie op de inrichting en organisatie van het erfgoeddepot uit te doeken doen en ook omschrijven hoe ze de verhuis willen aanpakken en het onderhoud van de technische installaties.   Het spreekt voor zich dat die ‘ontwerp- en onderhandelingsfase’ heel wat tijd in beslag neemt.  

Nadat TMVW de offertes heeft ontvangen verloopt de procedure verder als volgt:

-          eerste analyse van de offertes

-          presentatie van de offertes aan de beoordelingscommissie

-          beoordeling en rangschikking van de offertes

-          keuze van de onderhandelingspartner(s)/voorkeursbieder(s)

-          onderhandelingen met één of meerdere voorkeursbieders

-          uitnodiging tot indiening van een BAFO (Best and Final Offer)

-          onderhandelingen met oog op een definitieve overeenkomst

-          gunning van de opdracht

-          informatie aan de niet gekozen inschrijvers

Het spreekt voor zich dat die ontwerp en onderhandelingsfase enige tijd kan duren en ook afhankelijk is van het aantal kandidaten die weerhouden worden. Daarom is het moeilijk en gevaarlijk is om hier al op voorhand een exacte timing op te plaatsen. Alleszins streeft TMVW ernaar om midden volgend jaar de opdracht te betekenen met de definitieve kandidaat waarop de realisatie van het erfgoeddepot kan starten. Het spreekt voor zich dat in alle stappen van de procedure de stad door TMVW permanent op de hoogte wordt gehouden.