2014_MC_00230 - Bestek straatmeubilair – stopzetting gunning. - Isabelle De Clercq

Het is niet verwonderlijk dat op een dergelijk bestek klachten binnenlopen.

De motieven voor de beslissing tot stopzetting genomen door het college op 8 mei zijn de volgende:

• Na een klacht van één van de potentiële inschrijvers bij de Gouverneur van Oost-Vlaanderen is na intern overleg hiertoe beslist.
• Na analyse werd vastgesteld dat beide partijen een aantal opmerkingen formuleren van administratieve dan wel technische aard die nopen tot een verduidelijking en/of aanpassing van het bestek met het oog op een vlot verloop van de gunningsprocedure en het vermijden van discussies in de uitvoeringsfase.
• De nodige aanpassingen zijn niet van die aard dat zij kunnen worden opgevangen door de publicatie van een rechtzettingsbericht.  Zij raken de essentie van voorliggende opdracht (onder meer de prijsbepaling, sub- gunningscriteria, betalingsvoorwaarden, straffen en boetes) zodat een formele aanpassing van het bestek onontbeerlijk is.
• De procedure bij de Gouverneur heeft een aanzienlijke duur met meerdere mogelijke uitkomsten. Ofwel wordt de repliek aanvaard (maar dan loop je nog het risico op verdere procedures), ofwel wordt het gemeenteraadsbesluit geschorst.
• Gezien de duur van deze procedure is gekozen om de lopende procedure stop te zetten en opnieuw aan te besteden.

Hierbij wordt ervan gebruik gemaakt om de opmerkingen en vragen van potentiële inschrijvers te verwerken en de inhoud van het bestek nog meer te duiden.

Het aanbesteden wordt hierdoor met een 3-tal maanden vertraagd.

Rekening houdende met het feit dat het een Europese aanbesteding is, verlof en de vereiste tijd, is de opening van de offertes voorzien voor week 37. Waarbij gunning vermoedelijk eind september valt.

Het bestek wordt herzien en wordt voorgelegd aan het college eind mei om te worden goedgekeurd in de gemeenteraad van juni, met publicatie en aanbesteding na de gemeenteraad. De opening van de offertes wordt voorzien in week 37, gunning vermoedelijk eind september.

Het huidige contract eindigt begin oktober (met een maand voor uitbraak : zijnde begin november). Gezien de slechte periode (winter / kerstperiode) en het bekomen van de nieuwe schuilhuisjes, gaat de voorkeur uit naar een overschakelen van contract rond maart 2015. Voor de overgangsperiode wordt nog bekeken om de lopende overeenkomst voor een paar maanden te verlengen als mogelijk doch hier is nog geen concrete actie in ondernomen.