2014_MC_00148 - Betalingsachterstand van de Stad Gent. - Sandra Van Renterghem

Visie stad Gent

Stad Gent hanteert sinds de economische crisis een politiek van versnelde betalingen.  Facturen die correct bevonden zijn, worden betaald zonder te wachten op de vervaldag (met uitzondering van facturen van nutsvoorzieningen).  Het intern proces voor factuurbehandeling werd ook ten gronde geanalyseerd.  Procesverbeteringen werden langzaam ingebouwd.  In onderstaande grafiek is het resultaat van de verschillende aspecten zichtbaar.

 Zie bijlage 1

We zien een gunstige evolutie van het percentage facturen dat tijdig betaald werd.  In 2013 kon de evolutie niet stijgend gehouden worden gezien de grote inzet van de financiële medewerkers in het veranderingsproject (zie verder). 

Ook de verwijlinteresten die stad Gent moest betalen evolueerden in dezelfde lijn :

 zie bijlage 2

De grafiek over de verschillende aspecten van de doorlooptijd toont echter duidelijk dat er ondanks responsabilisering van de diensten een lange doorloop tijd blijft bij het inhoudelijk goedkeuren van de facturen.  Om dit te remediëren was een fundamentele wijziging in het ICT systeem en de organisatie nodig.  Dergelijke wijzigingen implementeren vergde uiteraard heel wat inspanningen en doorlooptijd.  De medewerkers van stad Gent kunnen nu reeds bij de ontvangst van hun levering in het financiële systeem getuigen van de correcte levering van hun bestelling. Door deze “ontvangstbevestiging” kan de boekhouding controleren of de factuur in overeenstemming is met het geleverde.  Indien dit het geval is kan de factuur meteen voor betaling voorgelegd worden.  Indien de factuur niet aansluit met de “ontvangstbevestiging” blijft interventie van de dienst uiteraard nodig.

Oorzaak van de vertraging

Per 1 januari was stad Gent verplicht om de BBC wetgeving te implementeren.  Deze wetgeving verandert de basis uitgangspunten van het financiële systeem van elke Vlaamse gemeente.  De manier van budgettering wijzigt, maar ook de parameters die moeten genoteerd worden in de boekhouding én zelfs het moment van aanrekening.  Deze wijziging vereist een nieuwe computer systeem en een grondige opleiding van alle financiële medewerkers van stad Gent.  

Het is de introductie van deze nieuwe wetgeving die een grote vertraging in de verwerking van de financiële processen meebrengt.  Niet alleen was het financieel systeem enkele weken onbereikbaar voor courante transacties ingevolge de conversie van de gegevens vanuit het oude systeem naar het nieuwe.  Het nieuwe systeem werd kwaliteitsvol opgeleverd, maar er waren uiteraard wel enkele kinderziektes die alsnog moesten geremedieerd worden. Daarnaast dienen ook alle betrokken medewerkers doorheen stad Gent zich de nieuwe werkwijze eigen te maken en het in de praktijk om te zetten naar hun dagdagelijkse werking.  Dit alles neemt tijd. 

Aanpak om de vertraging te beperken

Deze introductie van de nieuwe wetgeving werd ten gronde voorbereid. 

-          De diensten werd gevraagd hun leveranciers te stimuleren om de facturen, in tegenstelling tot de gewoonte, niet op te sparen tot einde boekjaar. 

-          Reeds in 2013 werd de mogelijkheid geboden aan de diensten om in het financiële systeem te getuigen van de correcte levering van een bestelling.  De bijhorende flow kon evenwel pas in 2014 in werking treden om dubbele investeringen (in oud en nieuw systeem) te vermijden

-          De medewerkers van het team facturen hebben tijdens de kerstvakantie doorgewerkt om nog zoveel mogelijk facturen op in het oude systeem te kunnen betalen. 

-          Er werd een ruime set opleidingen voor alle medewerkers van stad Gent georganiseerd om de werking voor te bereiden.  In 2014 werden ook herhalingssessies gehouden om de collega’s toe te laten zich de, toch fundamenteel andere werkwijze, eigen te maken.

-          Een beperkt aantal grote facturen werd na grondige analyse betaald buiten de normale workflow

Concrete cijfers

Alle facturen van 2013 die zonder probleem goedgekeurd werden zijn ten laatste op 23 januari betaald.  Enkel de facturen waarvoor geen positief advies van de diensten gegeven was voor 11 januari werden nog niet allemaal betaald.  Correct bepalen hoeveel facturen van 2013 er nog niet betaald werden kan niet vlot, we ramen het op een 400 tal facturen.   

Globaal gezien is de toestand van 2014 als volgt :

 zie bijlage 3

De medewerkers van stad Gent die bij het factuurverwerkingsproces betrokken zijn blijven zich ten volle inzetten om de facturen snel, maar correct, te betalen.  De monitoring van het proces geeft duidelijk aan dat de behandelingssnelheid toeneemt.