2014_GR_00191 - Visumverplichting - Voorwaarden uitoefening visum door financieel beheerder alsook bepaling van categorieën van verrichtingen die uitgesloten zijn van visum - Goedkeuring

Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 94, 1° en 160 § 2.

Besluit van de VLaamse regering betreffende de beleids-en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2010, artikel 121.

Ministerieel besluit van 1 oktober 2010, artikel 19.

Omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 van de Vlaams minister van Binnenlands Bestuur, Stedenbeleid, WOnen en Inburgering.

Gemeenteraadsbesluit d.d. 27 januari 2014.Voorwaarden uitoefening visum door de financieel beheerder alsook bepaling categorieën van verrichtingen die uitgesloten zijn van visum.

Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 160, §2.

Artikel 160 §2 van het Gemeentedecreet bepaalt dat voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande kasstroom onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder.

De financieel beheerder onderzoekt daartoe, in het kader van zijn opdracht zoals vermeld in artikel 94, 1° van het Gemeentedecreet, in volle onafhankelijkheid de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis. Door het visum te verlenen bevestigt de financieel beheerder de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis.

De omzendbrief ABB/2006/19 van 1 december 2006 vestigt er de aandacht op dat aan de voorgenomen financiële verbintenissen een visum toegekend moet worden voor ze kunnen worden aangegaan.

In het kader van overheidsopdrachten moet het visum dus toegekend worden voor de verbintenis gesloten wordt, inclusief voor leningen en andere externe financieringen

• In het kader van de bezoldigingen moet het visum toegekend worden voor de definitieve aanstelling van een personeelslid
• Bij de toekenning van de werkings-en investeringssubsidies moet het visum toegekend worden voor de beslissing tot toekenning van de individuele subsidie genomen wordt . Voor subsidies die toegekend worden op basis van een subsidiereglement is dat voor de beslissing van de budgethouder tot toekenning van de individuele subsiidie.

I. Met betrekking tot de nadere voorwaarden

De ggemeenteraad bepaalt, na advies van de financieel beheerder, de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder deze controle uitoefent (artikel 160 §2 Gemeentedecreet).

De financieel beheerder verleent vooraf een visum bij alle voorgenomen financiële verbintenissen, behalve voor die categorieën die uitgesloten zijn van de visumverplichting.

Daartoe worden aan de financieel beheerder alle ontwerpbesluiten en- voorstellen voorgelegd die tot een financiële verbintenis kunnen leiden en onderworpen zijn aan een visumverplichting.

Het visum dient aan de financieel beheerder gevraagd te worden ingeval de financiële verbintenis betrekking heeft op:

Bijvoorbeeld (niet-limitatieve opsomming):

Met betrekking tot het uitsluiten van categorieën:

De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgesteld zijn door de Vlaamse regering, en na advies van de financieel beheerder, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van de visumverplichting (artikel 160 §2 Gemeentedecreet).

In het Besluit van de Vlaamse regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2010 werd in artikel 121 de uitsluiting van de visumverplichting als volgt geregeld:

"De raad kan de volgende categorieën van verrichtingen niet uitsluiten van de visumpverplichting:
1° de aanstelling van statutaire personeelsleden;
2° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor onbepaalde duur;
3° de aanstelling van contractuele personeelsleden voor een periode van één jaar of meer;
4° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan het bedrag, bepaald door de minister;
5° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan het bedrag, bepaald door de minister;
6° de investeringssubsidies.
(…)"

 De minister heeft de bedragen, vermeld in punt 4°, vastgesteld bij ministerieel besluit van 1 oktober 2010 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan, en van de rekeningstelsels van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, in art. 19:

“De raad kan de volgende categorieën van verrichtingen niet uitsluiten van de visumverplichting :

1° de verbintenissen waarvan het bedrag hoger is dan 50.000 euro;    
2° de verbintenissen die een contractuele looptijd hebben van meer dan één jaar en waarvan het jaarlijkse bedrag hoger is dan 25.000 euro.”

Aansluitend dient over deze aangelegenheden een beslissing genomen te worden, om deze al dan niet uit te sluiten van de visumverplichting, rekening houdende met hogervermelde beperking vastgesteld door de Vlaamse regering en het advies van de financieel beheerder (zie bijlage).

Gezien het vastleggen van grenzen inzake overheidsopdrachten gewijzigd werd in KB Plaatsing overheidsopdrachten 5/07/2011 waarbij het grensbedrag in artikel 105 §1, 4° werd aangepast voor opdrachten gesloten met een aangenomen factuur van 5.500 euro excl. btw tot 8.500 excl. btw en rekening houdende met voorgaande aangelegenheden is het aangewezen om volgende financiële verbintenissen uit te sluiten van de visumverplichting:

• alle verbintenissen van stadsdiensten met een waarde minder dan 8.500 euro (excl. btw) die verrekend worden op kredieten ingeschreven in het investerings- en exploitatiebudget, met uitzondering van subsidies en daden van beschikking van onroerende goederen.

De gemeenteraad heeft op 27 januari 2014 hiertoe een beslissing genomen.

Deze regeling geldt tot en met 31 maart 2014, en zou definitief worden nadat de werkingsafspraken tussen het college en het managementteam en de principes van het budgethouderschap werden vastgelegd.

Het uitwerken van deze principes neemt echter meer tijd in beslag dan voorzien waardoor het aangewezen is deze overgangsperiode te verlengen tot einde september 2014.