2014_GR_00877 - Overheidsopdracht van leveringen - Huren van kleurprintapparatuur (ECO/2014/2006-012-ED) en huren van zwart/wit-apparatuur (FMAB/JC/GU/2009-01) ten behoeve van de Dienst Service en Logistiek - Wijziging van de opdrachten. - Goedkeuring

• Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, artikel 7 en 8 AUR.
• De Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, artikel 17, § 2, 2, b

• Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43, § 2, 11°.

1. In november 2007 werd de huur van 2 grootvolume-printers kleur inclusief workflow voor het plaatsen van bestellingen ten behoeve van de Stadsdrukkkerij in de Sint-Salvatorstraat bij de nv Canon goedgekeurd (collegebesluit van 29 november 2007 - bestek ECOCA/2006-012). Dit contract liep ten einde op 31 mei 2013.

2. In 2009 werd bij Canon ook een contract afgesloten voor 2 grootvolume-printers zwart/wit (collegebesluit van 28 juli 2009 - bestek FMAB/JC/GU/2009-01). Dit contract loopt ten einde op 30 november 2014. Met collegebesluit van 24 december 2009 werd nog een softwareprogramma voor rapportage van gegevens bijgehuurd.

3. Om te vermijden dat er gedurende de periode van 1 juni 2013 tot 30 november 2014 met twee verschillende workflows en wijze van bestellen zou moeten gewerkt worden, werd geopteerd om het eerste contract te verlengen tot 30 november 2014, zodat beide contracten dan op dezelfde datum aflopen. Dit gebeurde dmv een eerste wijziging van de opdracht (goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 23 april 2012). Op deze manier kon in 2014 dan een nieuwe globale offerteaanvraag opgestart worden. Terzelfdertijd werden de vaste maandelijkse huur- en onderhoudsprijzen inclusief upgrades van de twee contracten samengevoegd tot één maandelijks totaal.

4. Inmiddels zijn er echter besprekingen gestart met het OCMW over een eventuele samenwerking tussen de drukkerijen van de twee entiteiten. Aangezien nu nog niet te voorzien is wat een eventuele reorganisatie en samenwerking tot gevolg kan hebben met betrekking tot het benodigde machinepark, wordt voorgesteld om het huidige contracten met Canon te verlengen tot maximum één jaar en de nieuwe offerteaanvraag bijgevolg uit te stellen.

De toestellen kunnen conform de betreffende bestekbepalingen nu één jaar verder gehuurd worden aan sterk verminderde prijzen (huur en onderhoud: actueel 12.263,47 euro exclusief per maand tgo 6.378,00 euro exclusief btw in de toekomst).

Het is dan ook noodzakelijk goedkeuring te verlenen aan de tweede wijziging van de overheidsopdracht van leveringen - Huren van kleurprintapparatuur ten behoeve van de Dienst Service en Logistiek - Bestek ECOCA/2006-012, meer bepaald:

• uitvoeringstermijn: verlenging huidig contract bij de nv Canon (2x C7000VP) van 1 december 2014 tot maximum 30 november 2015
• voor deze verlenging zullen volgende tarieven van toepassing zijn:
  - maandelijkse huurprijs kleurentoestellen: 3.201,00 euro exclusief btw
  - maandelijks onderhoudsbedrag: 1.200,00 euro exclusief btw
  - afdrukprijs (A3=A4) zw/w: 0,015399 euro exclusief btw
  - afdrukprijs (A3=A4) kleur: 0,047734 euro exclusief btw

Tevens is het nodig om goedkeuring te verlenen aan de eerste wijziging van overheidsopdracht van leveringen - Huren van zwart/wit printapparatuur ten behoeve van de Dienst Service en Logistiek - Bestek FMAB/JC/2009-1, meer bepaald:

• uitvoeringstermijn: verlenging huidig contract bij de nv Canon (2x ImagePress 1125) van 1 december 2014 tot maximum 30 november 2015
• voor deze verlenging zullen volgende tarieven van toepassing zijn:
  - maandelijkse huurprijs inclusief onderhoud zw/w-toestellen: 1.977,00 euro exclusief btw
  - afdrukprijs (A3=A4): 0,003143 euro exclusief btw