Bij gemeenteraadsbesluit van 18 december 2013 werd de stedelijke vzw “Stedelijke Concertzaal De Bijloke” te Gent omgevormd naar een extern verzelfstandigd agentschap (EVA) onder de vorm van een vzw. Deze omvorming werd goedgekeurd door de Vlaamse minister van Bestuurszaken, Binnenlands Bestuur, Inburgering, Toerisme en Vlaamse Rand op 3 maart 2014.
Overeenkomstig artikel 247 van het Gemeentedecreet werd tussen de Stad Gent en EVA - vzw Muziekcentrum De Bijloke Gent een samenwerkingsovereenkomst afgesloten. Deze overeenkomst werd goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 december 2014 en ondertekend door de partijen op 19 december 2014.
Het EVA krijgt van de Stad Gent voor de uitvoering van haar opdrachten de (verdere) kosteloze beschikking over het gebouwencomplex De Bijloke gelegen te 9000 Gent, Jozef Kluyskensstraat 2.
Voor de terbeschikkingstelling van dit complex bleef de beheersovereenkomst die tussen de Stad Gent en de toenmalige stedelijke vzw werd afgesloten op 20 oktober 2003 deels van kracht, meer bepaald wat de artikelen 2, 3, 4, 1° lid en artikel 13 betrof.
Artikel 4, eerste lid van deze beheersovereenkomst voorzag in een terbeschikkingstelling van het gebouwencomplex tot 31 december 2033.
De Stad Gent en vzw Muziekcentrum De Bijloke wensen samen een aantal infrastructuurwerken uit te voeren aan het complex. Het gaat om het wind- en waterdicht maken van het gebouw, het verbeteren van de circulatie en de vernieuwing van de concertzaal. Dit laatste impliceert o.a. het verbeteren van de helling, nieuwe stoelen, akoestische aanpassingen, elektriciteitswerken, signalisatie, verlichting en scènelicht…enz.
Bedoeling zou zijn de werken te starten in mei 2017 zodat deze afgerond zouden zijn eind september 2017.
Muziekcentrum De Bijloke vzw zal voor het aandeel van de werken een aanvraag voor een investeringssubsidie indienen bij het Fonds Culturele Infrastructuur (FOCI).
Om echter in aanmerking te komen voor deze subsidie voor infrastructuurwerken dient de aanvrager –indien hij geen eigenaar is- een recht te hebben als huurder, erfpachter of gebruiker voor minstens twintig jaar vanaf de datum van de subsidiebeslissing. Deze voorwaarde is vervat in het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het verlenen van investeringssubsidies voor culturele infrastructuur met bovenlokaal belang, artikel 3, 8°.
De in de beheersovereenkomst gestelde einddatum tot 31 december 2033 voldoet niet aan deze voorwaarde. De gestelde einddatum dient gewijzigd te worden zodat zeker aan het gebruiksrecht van minstens 20 jaar kan voldaan worden.
Voorgesteld wordt om de einddatum op 31 december 2040 te brengen.
De wijziging van de beheersovereenkomst tussen de Stad Gent en de vzw “Stedelijke concertzaal De Bijloke” wordt tevens voor advies voorgelegd aan de Cultuurraad op grond van het Decreet van 6 juli 2012 betreffende het Lokaal Cultuurbeleid, artikel 55.
Neemt kennis van het bijgevoegde advies van de Cultuurraad over de voorgestelde wijziging van artikel 4, eerste lid van de beheersovereenkomst tussen de Stad Gent en de vzw "Stedelijke concertzaal De Bijloke" van 20 oktober 2003.
Keurt goed de wijziging van artikel 4, eerste lid van de beheersovereenkomst tussen de Stad Gent en de vzw “Stedelijke concertzaal De Bijloke” van 20 oktober 2003, in die zin dat de terbeschikkingstelling niet eindigt op 31 december 2033 maar wel op 31 december 2040.