2015_MC_00003 - Opname besloten zitting. - De Clercq Isabelle

In 2007 ging DIGIPOLIS over tot de selectie van de firma NOTUBIZ uit Rotterdam die de opdracht kreeg een systeem te installeren dat toelaat om de plenaire zittingen en de commissievergaderingen in de gemeenteraadszaal op te nemen en deze te ontsluiten via de website van de Stad Gent.

De procedure voor het beschikbaar stellen van audio-opnames is de volgende:

1. De zittingen van de gemeenteraadscommissies en de gemeenteraad worden rechtstreeks opgenomen door NOTUBIZ met een media encoder. De Dienst Bestuursondersteuning zorgt tevens voor een back-up opname.

1. Na afloop van de vergadering wordt de opname door de media encoder automatisch naar het intranet van NOTUBIZ geüpload. De back-up opnames worden door medewerkers van de Dienst Bestuursondersteuning na afloop van het openbaar gedeelte van de zitting manueel stopgezet.

3.  De Dienst Bestuursondersteuning stuurt de dag na de zitting een mail naar de support afdeling van NOTUBIZ met daarin de volgende informatie:

a.     De agenda van de commissie of de gemeenteraad

b.    Het aanvangsuur van de besloten zitting zodat de opnames van het besloten deel van de vergadering door NOTUBIZ kunnen verwijderd worden

4.  De opnames worden in twee fases vrijgegeven:

A° Daags na de zitting, en na ontvangst van de hogervermelde mail van de Dienst Bestuursondersteuning, wordt de niet-geannoteerde versie online gezet. De opname van het besloten deel van de zitting wordt daar onmiddellijk van afgeknipt.

B° Binnen de drie werkdagen wordt de geannoteerde versie (d.w.z. de audio opnames worden uitgesplitst op basis van de agenda van hetzij de commissie hetzij de gemeenteraad ) online gezet, met uitzondering van het besloten deel van de vergadering.

Ten gevolge van het recente voorval waarbij NOTUBIZ, niet tegenstaande de uitdrukkelijke instructies die per mail vanuit de Dienst Bestuursondersteuning aan hen werden bezorgd, het besloten deel van de zitting van de Commissie Algemene Zaken, Intercommunales en Bevolking van 8 december jl. online had gezet, werden een aantal bijkomende afspraken gemaakt om naar de toekomst toe gelijkaardige voorvallen uit te sluiten.

Zo wordt op vandaag, naast het versturen van een mail met duidelijke instructies naar NOTUBIZ daags na de zitting, ook telefonisch contact opgenomen op het moment van de aanvang van het besloten deel van de zitting van hetzij een commissie hetzij de gemeenteraad. Aan NOTUBIZ zal gevraagd worden de encoder stop te zetten waardoor het besloten deel van de vergadering niet langer zal opgenomen worden.

In de nabije toekomst zullen de ambtenaren van de Dienst Bestuursondersteuning die aanwezig zijn op de commissies en de gemeenteraad, zelf de opnames kunnen stopzetten. Tevens wordt de mogelijkheid voorzien om tijdens de zittingen online contact te houden met Notubiz. De verdere praktische uitwerking hiervan is momenteel in onderzoek.