Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2.
Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, § 1.
Actueel worden de MFK-activiteiten voor de Stad Gent uitgevoerd door het Departement FM, meer bepaald door de afdeling Documentbeheer van de Dienst Service & Logistiek voor de dagelijkse werking en de Dienst Aankoopbeheer voor het contractbeheer.
Deze activiteiten zijn voor de verschillende diensten van de organisatie van groot belang en dienen dan ook in de beste omstandigheden te worden georganiseerd en uitgevoerd. De Stad Gent (en zijn verschillende entiteiten) en de Lokale Politie Gent hebben verschillende type MFK-toestellen van het merk Canon in gebruik. Ook het OCMW Gent en Digipolis maken gebruik van dezelfde toestellen bij dezelfde leverancier.
Door de technologische ontwikkelingen in deze sector dringt een herpositionering van deze activiteiten zich op. De huidige toestellen doen veel meer dan kopiëren alleen, de grens met IT is sterk vervaagd, denk maar aan gepersonaliseerd printen, scan-to-mail, scan-to-folder, voorgedefinieerde sjablonen op de toestellen, fax-integratie, e.d.
Voor het herpositioneren van de productcluster op het vlak van MFK-toestellen wordt voorgesteld om de activiteiten te laten uitvoeren door Digipolis in samenwerking voor een beperkt aantal taken met de Dienst Service & Logistiek van de Stad Gent. Het OCMW Gent heeft deze activiteit ook reeds overgedragen aan Digipolis. In het kader van een nauwere samenwerking tussen beide organisaties betekent dit dan ook een belangrijk pluspunt.
Digipolis zal zich hierbij focussen op enerzijds de opvolging van en adviesverlening over de technologische evoluties en de operationele uitvoering van taken verbonden aan het invullen van deze rol.
Financiën:
Het huidige contract met OCE (fusie door overname van Canon nv vanaf 28 maart 2013) zal worden overgedragen aan Digipolis. Bij budgetwijziging zullen ook de financiële middelen overgedragen worden. Het budget voor de huur en de click prijs (inclusief verhuis) is:
375.000,00 euro/jaar (exclusief Onderwijs)
131.476,40 euro/jaar voor Onderwijs (dit bedrag is het gefactureerde bedrag voor 2013).
Op het einde van elk jaar dient nagegaan te worden of de kredieten toereikend waren wat betreft de variabele kost (click prijs). Bij overschrijding kan er een regularisatie volgen.
Personeel:
Op dit ogenblik is er een halftijdse adjunct van de directie voorzien op de formatie. Het is de bedoeling om deze in mindering te brengen bij de Dienst Service & Logistiek en deze over te boeken naar Digipolis. De resterende taken zullen opgenomen worden door de huidige personeelsleden binnen de afdeling Documentbeheer.
Keurt goed de overeenkomst, die bij dit besluit wordt gevoegd en er integraal deel van uitmaakt, houdende de overdracht aan Digipolis van de raamovereenkomst voor de huur van digitale multifunctionele kopieermachines ten behoeve van diverse stadsdiensten, het Departement Onderwijs en Opvoeding, de Politie, het IVA Mobiliteitsbedrijf en de stadsbedrijven (2012-2016).