2015_GR_00547 - Beheersovereenkomst 2015-2019 met Digipolis - Goedkeuring

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 247.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 43, § 2, 6°.

Bij gemeenteraadsbesluit van 25 november 2002 werd Digipolis opgericht als ‘opdrachthoudende vereniging’ voor telematica voor de Stad Gent, het OCMW Gent, de Stad Antwerpen en het OCMW Antwerpen en werd besloten tot bevoegdheidsoverdracht inzake telematica naar Digipolis.

In de beheersovereenkomst wordt de samenwerking met Digipolis vormgegeven. Tot op heden geldt de beheersovereenkomst 2008-2012, die van rechtswege verlengd werd, conform de bepalingen in die beheersovereenkomst (artikel 2).

Bij het vormgeven van de nieuwe beheersovereenkomst werden een aantal belangrijke keuzes gemaakt. De nieuwe beheersovereenkomst tussen Digipolis en de Stad is daarbij vormgegeven op basis van het ‘sjabloon’ voor de beheersovereenkomsten tussen de Stad en de AGB’s. De beheersovereenkomst geldt tot een jaar na het einde van de legislatuur. De beheersovereenkomst bouwt verder op de vorige beheersovereenkomst maar bevat ook een aantal belangrijke nieuwe elementen. 

De krachtlijnen in de nieuwe beheersovereenkomst zijn:

• Het vormgeven van de samenwerking vanuit de Groep Gent. Stad en OCMW sluiten nagenoeg identieke overeenkomsten met Digipolis. Er worden ook afspraken opgenomen die een kader scheppen voor de samenwerking met de verzelfstandigde entiteiten.
• Het bepalen van de opdrachten op basis van het strategisch meerjarenplan, met ruimte voor detaillering via de overlegorganen die opgenomen zijn in de beheersovereenkomst.
• Voldoende vrijheidsgraden, maar ook verantwoordelijkheden voor Digipolis.
• Een aangepaste en zinvolle rapportering op de werking van Digipolis, geënt op de opvolging van het strategisch meerjarenplan.

De overlegorganen waarlangs de samenwerking vormgegeven worden zijn:

• Het managementteam.
• Het Stadsontwikkelingscomité en het Thematisch Comité.
• Een nieuw op te richten overleg ICT-Governance, gericht op ICT-strategie, high level budgetopmaak, - opvolging en evaluatie.
• Het overleg ICT-coördinatie als verderzetting van het ICT-coördinatorenoverleg.
• De Permanente Werkgroep Informatiebeveiliging.

De rapportering en de financiële bepalingen werden uitgebreid herzien:

• Rapportering gebeurt financieel en inhoudelijk, beide nauw aan elkaar gelinkt, en afgestemd op het strategisch meerjarenplan.
• Er wordt steeds gerapporteerd op het toegekende budget, het vastgelegde bedrag, het gefactureerde budget, eventuele kredietnota’s en het saldo.
• Informatie wordt aangeleverd naar onder meer Gent 2020, het projectbeheerssysteem en in functie van de financiële opvolging.
• De exploitatie blijft gefinancierd via een dotatie, de investeringen blijven via ICT-middelen bij de Stad die Digipolis kan aanwenden. Bij betaling van de investeringen aan Digipolis gaat de eigendom over naar de Stad.
• Er is een aangepast afsprakenkader rond rapportering voorzien, zowel voor exploitatie als investeringen dat meer zicht biedt op de werking van Digipolis voor de Stad.